Organiser un atelier yoga sans rien oublier

Un atelier yoga demande plus qu’une salle et des tapis. Il faut caler le programme avec l’enseignant, suivre les inscriptions, anticiper les besoins alimentaires et préparer l’accueil avant l’arrivée du groupe. Cette checklist de 46 tâches et 32 fournitures t’aide à avancer dans le bon ordre. Tu y trouveras aussi les détails souvent oubliés : badges, eau, accessoires, sonorisation, rallonges et mise en place de la salle.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
Confirmer l’enseignant et le lieu
Envoyer les invitations
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Envoyer la confirmation aux participants
Finaliser la réservation
Vérifier le matériel de yoga et de sonorisation
2 personnes
Déterminer les quantités de catering
Finaliser la liste de courses
Acheter le matériel de yoga et de restauration
2 personnes
Faire les courses de produits frais
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Préparer les badges nominatifs
Refroidir les boissons
Ouvrir le lieu
2 personnes
Aérer la salle
Dérouler les tapis de yoga
2 personnes
Préparer les accessoires de yoga
2 personnes
Installer les chaises et les tables
2 personnes
Aménager la table d'accueil
Mettre en place le point thé et eau
Tester la musique et le micro

Événement

Accueillir les participants
2 personnes
Enregistrer la présence
Accueil et présentation du programme
Animer l'atelier de yoga
Servir les boissons de pause
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Servir le thé et les snacks
2 personnes
Répondre aux questions des participants
Encadrer le programme du soir
Distribuer les cartes d’au revoir et de feedback
Faire le check-out des participants

Suivi

Emballer les restes en toute sécurité
2 personnes
Rassembler le matériel de yoga
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
2 personnes
Éteindre l’équipement
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Tapis de yogaqté 24
Blocs de yogaqté 48
Sangles de yogaqté 24
Bolsters de yogaqté 12
Coussins de méditationqté 24
Couverturesqté 24
Coussins pour les yeuxqté 24

Mobilier

Chaisesqté 24
Tablesqté 4
Table d’accueil

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 30
Verres à théqté 30
Assiettesqté 30
Couvertsqté 30
Théièresqté 3

Cuisine

Carafes d’eauqté 4
Plateaux de serviceqté 4
Cuillères de serviceqté 4

Équipement

Enceinte portable
Micro sans fil
Support de téléphone
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Minuterie

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 6

Décoration

Panneau d’accueil
Badges nominatifsqté 24
Porte-cartesqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 3
Balayette et pelle
Serpillièreqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixe le programme et confirme l’enseignant au moins 3 à 4 semaines avant l’atelier. Garde une marge pour adapter la durée des séances, des pauses et du repas ou de la collation.
Ouvre les inscriptions dès que la date, le lieu et les horaires sont confirmés. Demande dans le formulaire les restrictions alimentaires et mets à jour la liste des participants après chaque inscription.
Vérifie le matériel au moins 7 jours avant : prévois un tapis par participant, puis compte séparément les blocs, sangles, bolsters, couvertures et coussins selon les exercices prévus.
Prépare l’accueil la veille ou le matin même : imprime la liste, remplis les badges et installe la table d’accueil. Refroidis les boissons plusieurs heures avant et place l’eau et le thé à un endroit accessible sans couper la séance.
Arrive au minimum 90 minutes avant le début. Aère la salle, déroule les tapis, installe les accessoires, teste l’enceinte et le micro, puis vérifie les rallonges, multiprises et la minuterie avant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un atelier yoga ?: Prévois idéalement 3 à 4 semaines pour confirmer la date, l’enseignant et le lieu, puis ouvrir les inscriptions. Termine les achats et la réservation au plus tard 7 jours avant l’atelier.
Quand envoyer les invitations pour un atelier yoga ?: Envoie-les dès que le programme, les horaires et le lieu sont confirmés, généralement 3 semaines avant. Ferme les inscriptions selon la capacité de la salle, puis adresse une confirmation aux participants quelques jours avant.
Combien de tapis faut-il prévoir pour un atelier yoga ?: Prévois un tapis par participant inscrit et vérifie le nombre final 48 heures avant. Ajoute quelques accessoires de rechange si certains participants n’apportent pas leur matériel.
Quand installer la salle pour un atelier yoga ?: Commence l’installation au moins 90 minutes avant l’accueil : aère, déroule les tapis, prépare les accessoires et mets en place les tables et les chaises. Teste la musique et le micro avant l’arrivée du premier participant.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.