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Yoga-Workshop organisieren: die praktische Checkliste

Bei einem Yoga-Workshop müssen Anmeldung, Raum, Unterrichtsmaterial und Verpflegung zusammenpassen. Plane zuerst Datum, Programm, Lehrkraft und Ort, bevor du Einladungen verschickst. Danach hältst du Anmeldungen, Ernährungswünsche und Teilnehmerliste aktuell und bestätigst die Reservierung endgültig. Am Veranstaltungstag zählen vor allem ein gelüfteter Raum, ausgelegte Matten, bereitgelegte Hilfsmittel sowie getestete Musik- und Mikrofontechnik.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

  • Lehrer und Ort bestätigen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Bestätigung an Teilnehmer senden

  • Reservierung endgültig bestätigen

  • Yoga- und Audiomaterial prüfen

    2 Personen

  • Cateringmengen festlegen

  • Einkaufsliste abschließen

  • Yoga- und Gastronomieausrüstung einkaufen

    2 Personen

  • Frische Einkäufe erledigen

    2 Personen

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Namensschilder vorbereiten

  • Getränke kühlen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Raum lüften

  • Yogamatten ausrollen

    2 Personen

  • Yoga-Zubehör bereitlegen

    2 Personen

  • Stühle und Tische aufstellen

    2 Personen

  • Empfangstisch einrichten

  • Tee- und Wasserstation einrichten

  • Musik und Mikrofon testen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    2 Personen

  • Anwesenheit erfassen

  • Begrüßung und Programm erläutern

  • Yoga-Workshop leiten

  • Pausengetränke servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Tee und Snacks servieren

    2 Personen

  • Fragen der Teilnehmenden beantworten

  • Abendprogramm betreuen

  • Abschied und Feedbackkarte verteilen

  • Teilnehmer auschecken

Nachbereitung

  • Reste sicher verpacken

    2 Personen

  • Yoga-Material sammeln

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall sammeln und entsorgen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Sportmaterial

  • YogamattenAnz. 24
  • YogablöckeAnz. 48
  • Yoga-GurteAnz. 24
  • YogabolsterAnz. 12
  • MeditationskissenAnz. 24
  • DeckenAnz. 24
  • AugenkissenAnz. 24

Mobiliar

  • StühleAnz. 24
  • TischeAnz. 4
  • Empfangstisch

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 30
  • TeegläserAnz. 30
  • TellerAnz. 30
  • BestecksetsAnz. 30
  • TeekannenAnz. 3

Küche

  • WasserkannenAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 4
  • ServierlöffelAnz. 4

Ausstattung

  • Tragbarer Lautsprecher
  • Kabelloses Mikrofon
  • Telefonhalter
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • Timer

Beleuchtung

  • StimmungsleuchtenAnz. 6

Dekoration

  • Willkommensschild
  • NamensschilderAnz. 24
  • KartenhalterAnz. 24

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 3
  • Handfeger und Kehrblech
  • WischmoppAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Öffne das Anmeldeformular frühzeitig und frage direkt nach Ernährungswünschen. So kannst du Cateringmengen und Einkaufsliste anhand der tatsächlichen Teilnehmerzahl festlegen, statt kurz vor dem Workshop zu schätzen.
  • Bestätige Lehrkraft und Ort zuerst und sende den Teilnehmern danach eine klare Bestätigung. Eine aktualisierte Teilnehmerliste verhindert, dass Namensschilder oder Matten für angemeldete Personen fehlen.
  • Prüfe Yoga- und Audiomaterial nicht erst am Veranstaltungstag. Teste Lautsprecher, Mikrofon, Telefonhalter und Verlängerungskabel vorher und lege Matten, Blöcke, Gurte und Bolster passend zum Programm bereit.
  • Richte Empfangs-, Tee- und Wasserstation vor dem Einlass ein. Drucke die Teilnehmerliste aus, bereite Namensschilder vor und stelle wiederverwendbare Becher, Teegläser und Wasserkannen griffbereit auf.
  • Plane für den Aufbau einen festen Zeitblock vor Beginn ein. Lüfte den Raum, rolle die Matten aus, stelle Stühle und Tische auf und teste Musik sowie Mikrofon, bevor die ersten Teilnehmer eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Yoga-Workshop organisieren?
Beginne mindestens 4 bis 6 Wochen vorher mit Datum, Programm, Lehrkraft und Ort. Öffne danach die Anmeldung, damit du Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche rechtzeitig erfassen kannst.
Wie viele Yogamatten brauche ich für einen Workshop?
Plane eine Matte pro angemeldeter Person und möglichst 2 bis 3 Ersatzmatten ein. Prüfe zusätzlich, ob für das Programm genügend Blöcke, Gurte, Bolster, Decken und Meditationskissen vorhanden sind.
Was muss am Tag des Yoga-Workshops vorbereitet werden?
Öffne und lüfte den Raum, rolle die Matten aus und lege das Yoga-Zubehör vor dem Einlass bereit. Richte außerdem Empfang, Tee- und Wasserstation ein und teste Musik und Mikrofon mindestens 30 Minuten vor Beginn.
Wie viel Getränke braucht man für einen Yoga-Workshop?
Rechne für die Workshopdauer mit etwa 0,5 bis 0,75 Litern Wasser pro Person und ergänze Tee für die Pausen. Kaufe frische Getränke erst nach dem Anmeldeschluss oder aktualisiere die Menge anhand der bestätigten Teilnehmerliste.

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