Zo organiseer je een workshopdag zonder last-minute chaos

Begin een workshopdag niet met boodschappen of tafels klaarzetten, maar met het programma en de begeleiders. Leg daarna locatie, inschrijving en workshopindeling vast, zodat je weet hoeveel deelnemers, ruimtes en materialen nodig zijn. Verzamel dieetwensen uiterlijk een week vooraf en stuur deelnemersinformatie zodra de indeling rond is. Op de dag zelf draait alles om een vroege opening, een geteste techniek en materialen die per workshop klaarliggen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Programma en workshops vastleggen
2 personen
2
Workshopbegeleiders bevestigen
2 personen
3
Locatie en ruimtes reserveren
4
Aanmeldformulier maken
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Workshopindeling maken
2 personen
9
Deelnemersinformatie versturen
10
Materialen per workshop verdelen
2 personen
11
Naamkaartjes voorbereiden
12
Werkbladen printen
13
Boodschappenlijst controleren
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Materialen ophalen
2 personen
16
Locatiesleutels ophalen
17
Locatie openen
2 personen
18
Ruimtes ventileren
2 personen
19
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
20
Workshopmaterialen klaarleggen
3 personen
21
Presentatietafel inrichten
2 personen
22
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
23
Buffet en pauzetafel inrichten
2 personen
24
Techniek testen
2 personen
25
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen

Event

26
Deelnemers ontvangen
3 personen
27
Aanwezigheid registreren
2 personen
28
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
29
Programma toelichten
30
Deelnemers naar ruimtes begeleiden
3 personen
31
Workshopronde begeleiden
4 personen
32
Koffiepauze klaarzetten
2 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Werktafels tussentijds opruimen
3 personen
35
Tweede workshopronde begeleiden
4 personen
36
Avondbuffet klaarzetten
3 personen
37
Buffet serveren
4 personen
38
Servies en bestek aanvullen
2 personen
39
Avondworkshop begeleiden
4 personen
40
Eindpresentaties begeleiden
2 personen
41
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

42
Materialen verzamelen
3 personen
43
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
44
Servies afwassen
3 personen
45
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
46
Werkruimtes schoonmaken
3 personen
47
Keuken schoonmaken
2 personen
48
Techniek en decoratie inpakken
2 personen
49
Locatie afsluiten
2 personen
50
Geleende materialen retourneren
2 personen
51
Overgebleven materialen opbergen
2 personen
52
Gevonden voorwerpen terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Kapstokkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare bekersaantal 80
Koffiekopjesaantal 60
Besteksetsaantal 70
Schenk kannenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Serveerlepelsaantal 6
Schalenaantal 10
Koelboxenaantal 3

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptopsaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Draagbare speakersaantal 2

Workshopmateriaal

Flip-oversaantal 4
Whiteboardstiftenaantal 24
Pennenaantal 70
Potlodenaantal 40
Scharenaantal 20
Lijmsticksaantal 30
Linialenaantal 20
Kleurpotlodenaantal 20
Viltstiftenaantal 20
A3-tekenpapieraantal 100
A4-notitieblokkenaantal 60
Plakbriefjesaantal 20
Kleefbandaantal 8
Touwaantal 4
Knutselkartonaantal 100
Tijdschriftenaantal 30
Werktafellopersaantal 10

Decoratie

Naamkaartjesaantal 70
Pijlbordenaantal 12
Tafelkledenaantal 10
Plakhaakjesaantal 20

Verlichting

Tafellampenaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de workshopindeling pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Houd per ruimte rekening met het aantal tafels, stoelen en de werkvorm; een presentatie vraagt een andere opstelling dan knippen, plakken of werken aan een flip-over.
Stuur deelnemersinformatie minimaal 5 dagen vooraf. Vermeld aankomsttijd, ruimte-indeling, wat deelnemers zelf meenemen en wanneer koffie, thee en pauzes zijn geregeld.
Controleer materialen per workshop aan de hand van het aantal deelnemers plus 10% reserve. Leg werkbladen, pennen, potloden, scharen en lijmsticks per ruimte klaar in plaats van alles op één centrale tafel te verzamelen.
Test beamer, projectiescherm, laptops, speakers en verlengkabels vóór de ontvangst begint. Reserveer daarvoor minstens 30 minuten; ontbrekende stekkerdozen of een niet-werkende laptop vallen anders pas tijdens de eerste workshop op.
Open de locatie minstens 90 minuten voor de eerste starttijd. Ventileer de ruimtes, zet tafels en stoelen, richt de ontvangst- en presentatietafel in en controleer daarna koffie, thee, buffet en pauzetafel in die volgorde.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een workshopdag organiseren?: Leg programma, begeleiders en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Open de inschrijving uiterlijk 4 weken voor de workshopdag, zodat je de indeling en materialen op tijd kunt afronden.
Wanneer maak je de workshopindeling?: Maak de workshopindeling zodra de aanmeldingen zijn verwerkt en dieetwensen zijn verzameld, meestal 7 tot 10 dagen vooraf. Stuur de definitieve deelnemersinformatie uiterlijk 5 dagen voor de workshopdag.
Hoeveel materiaal moet je voorzien per deelnemer?: Voor verbruiksmaterialen zoals werkbladen, pennen, potloden en lijmsticks reken je één set per deelnemer plus 10% reserve. Bij 20 deelnemers leg je dus 22 sets klaar; controleer daarnaast of elke ruimte eigen scharen en whiteboardstiften heeft.
Hoe vroeg moet je aanwezig zijn op een workshopdag?: Plan de locatieopening minstens 90 minuten vóór de eerste workshop. Gebruik de eerste 30 minuten voor ventileren en de opstelling, daarna 30 minuten voor materialen en catering en de laatste 30 minuten voor techniek en ontvangst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.