Organiser une journée d’atelier sans rien oublier
Commencez par fixer le programme, les ateliers et leurs animateurs avant d’ouvrir les inscriptions. Réservez ensuite les espaces, préparez le formulaire et prévoyez un délai pour recueillir les régimes alimentaires et les besoins particuliers. La répartition des participants doit être terminée avant l’envoi des informations pratiques. Le jour J, gardez une vraie marge pour ouvrir les salles, installer les tables, tester le projecteur et préparer les pauses.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Établir le programme et les ateliers
2 personnes
- 2
Confirmer les animateurs d’atelier
2 personnes
- 3
Réserver le lieu et les espaces
- 4
Créer le formulaire d’inscription
- 5
Envoyer les invitations
2 personnes
- 6
Traiter les inscriptions
- 7
Recueillir les besoins alimentaires
- 8
Établir la répartition des ateliers
2 personnes
- 9
Envoyer les informations aux participants
- 10
Répartir le matériel par atelier
2 personnes
- 11
Préparer les badges nominatifs
- 12
Imprimer les feuilles de travail
- 13
Vérifier la liste des courses
- 14
Faire les courses
2 personnes
- 15
Récupérer le matériel
2 personnes
- 16
Récupérer les clés du lieu
- 17
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 18
Aérer les espaces
2 personnes
- 19
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 20
Préparer le matériel d’atelier
3 personnes
- 21
Aménager la table de présentation
2 personnes
- 22
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 23
Installer le buffet et la table de pause
2 personnes
- 24
Tester la technique
2 personnes
- 25
Installer la table d’accueil
2 personnes
Événement
- 26
Accueillir les participants
3 personnes
- 27
Enregistrer la présence
2 personnes
- 28
Distribuer les badges
2 personnes
- 29
Présenter le programme
- 30
Accompagner les participants vers les salles
3 personnes
- 31
Animer la ronde d'ateliers
4 personnes
- 32
Préparer la pause café
2 personnes
- 33
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 34
Ranger les tables de travail entre-temps
3 personnes
- 35
Animer le deuxième atelier
4 personnes
- 36
Mettre en place le buffet du soir
3 personnes
- 37
Servir le buffet
4 personnes
- 38
Réapprovisionner la vaisselle et les couverts
2 personnes
- 39
Animer l’atelier du soir
4 personnes
- 40
Animer les présentations finales
2 personnes
- 41
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
- 42
Rassembler le matériel
3 personnes
- 43
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
- 44
Faire la vaisselle
3 personnes
- 45
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 46
Nettoyer les espaces de travail
3 personnes
- 47
Nettoyer la cuisine
2 personnes
- 48
Ranger la technique et la décoration
2 personnes
- 49
Fermer le lieu
2 personnes
- 50
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 51
Ranger le matériel restant
2 personnes
- 52
Rapporter les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 10
- Chaisesqté 60
- Tables de buffetqté 3
- Porte-manteauxqté 2
Vaisselle
- Assiettes réutilisablesqté 60
- Bols réutilisablesqté 60
- Gobelets réutilisablesqté 80
- Tasses à caféqté 60
- Couvertsqté 70
- Pichets de serviceqté 6
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
- Cuillères de serviceqté 6
- Saladiersqté 10
- Glacièresqté 3
Équipement
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Ordinateurs portablesqté 3
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Enceintes portablesqté 2
Matériel d'atelier
- Chevaletsqté 4
- Marqueurs pour tableau blancqté 24
- Stylosqté 70
- Crayonsqté 40
- Ciseauxqté 20
- Bâtons de colleqté 30
- Règlesqté 20
- Crayons de couleurqté 20
- Feutresqté 20
- Papier à dessin A3qté 100
- Blocs-notes A4qté 60
- Post-itqté 20
- Ruban adhésifqté 8
- Cordeqté 4
- Carton à bricolageqté 100
- Magazinesqté 30
- Sets de table pour les tables de travailqté 10
Décoration
- Badges nominatifsqté 70
- Panneaux indicateursqté 12
- Nappesqté 10
- Crochets adhésifsqté 20
Éclairage
- Lampes de tableqté 6
Nettoyage
- Seauxqté 3
- Chiffons de nettoyageqté 12
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez le programme et confirmez chaque animateur avant d’envoyer les invitations. Prévoyez au moins une semaine pour obtenir les réponses et remplacer une personne indisponible.
- Fermez les inscriptions plusieurs jours avant l’atelier afin de répartir les participants par groupe et de transmettre les horaires, les salles et les informations pratiques.
- Préparez une caisse ou une boîte par atelier avec les feuilles de travail, stylos, crayons, ciseaux, bâtons de colle et feutres pour tableau. Vérifiez chaque quantité la veille plutôt qu’au moment de l’installation.
- Arrivez au moins 90 minutes avant l’accueil : récupérez les clés, aérez les salles, installez tables et chaises, puis mettez en place les supports, le projecteur, les rallonges et les multiprises.
- Installez séparément l’accueil, la table de présentation et la pause café. Faites couler le café et chauffer l’eau avant l’arrivée des participants, puis gardez les boissons dans des thermos pour éviter les files d’attente.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une journée d’atelier ?
- Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai permet de confirmer les animateurs, réserver les salles, ouvrir les inscriptions, recueillir les contraintes alimentaires et préparer la répartition des groupes.
- Quand faut-il envoyer les informations aux participants ?
- Envoyez-les 5 à 7 jours avant la journée d’atelier. Indiquez l’horaire d’accueil, la salle de chaque workshop, les pauses, l’accès au lieu et ce que les participants doivent apporter.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer une journée d’atelier ?
- Comptez au moins 90 minutes avant l’arrivée du premier participant. Gardez encore 20 à 30 minutes dans ce créneau pour tester le projecteur, les ordinateurs, les enceintes et les branchements.
- Quand préparer le matériel des ateliers ?
- Répartissez le matériel par atelier la veille et placez-le dans chaque salle le matin même. Préparez aussi les badges et les feuilles de travail avant l’ouverture de l’accueil, pour ne pas interrompre l’enregistrement.
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