Zo organiseer je een workshopdag zonder last-minute gedoe

Begin een workshopdag niet met tafels verslepen, maar met het programma en het aantal deelnemers. Bevestig eerst begeleiders, reserveringen en tijden; verwerk daarna aanmeldingen en dieetwensen. Pas wanneer je weet hoeveel mensen komen, regel je catering, naamkaartjes en workshopmateriaal. In de laatste week controleer je presentaties, techniek en toegang tot de locatie. Op de dag zelf werk je van ruimte-inrichting naar ontvangst, zodat deelnemers rustig binnenkomen en direct weten waar ze moeten zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Programma bevestigen
5
Reserveringen maken
6
Workshopbegeleiders informeren
7
Deelnemerslijst afdrukken
8
Naamkaartjes maken
2 personen
9
Workshopmateriaal controleren
2 personen
10
Presentaties verzamelen
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Hapjes voorbereiden
3 personen
13
Dranken koelen
2 personen
14
Materialenkisten inpakken
2 personen
15
Locatie en toegang controleren
2 personen
16
Ruimte klaarzetten
4 personen
17
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
18
Techniek aansluiten
2 personen
19
Workshopmaterialen klaarleggen
3 personen
20
Koffiepunt inrichten
2 personen
21
Catering uitstallen
3 personen
22
Ontvangstbalie inrichten
2 personen

Event

23
Deelnemers ontvangen
3 personen
24
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
25
Opening en programma toelichten
26
Workshops begeleiden
4 personen
27
Pauzedrankjes serveren
2 personen
28
Dranken bijvullen
2 personen
29
Hapjes serveren
3 personen
30
Avondprogramma begeleiden
3 personen
31
Afsluiting verzorgen

Nazorg

32
Materialen verzamelen
3 personen
33
Servies afwassen
2 personen
34
Ruimte opruimen
4 personen
35
Afval verzamelen
2 personen
36
Locatie schoonmaken
3 personen
37
Techniek loskoppelen
2 personen
38
Materialen retourneren
2 personen
39
Overgebleven voorraad opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Ontvangsttafel
Krukkenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 50
Glazenaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Koffielepelsaantal 50

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelaantal 2
Stekkerdozenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Flip-overaantal 2
Koelboxenaantal 3

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkannenaantal 6
Serveerlepelsaantal 8
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 4
Schaaltjesaantal 12
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Naamkaartjeshoudersaantal 50
Tafelkledenaantal 8
Wegwijzerbordenaantal 6
Stiften voor naamkaartjesaantal 10

Workshopmateriaal

Notitieblokkenaantal 50
Balpennenaantal 60
Flip-overpapieraantal 2
Whiteboardstiftenaantal 12
Plakbriefjesaantal 10
A4-papieraantal 500
Schaaraantal 12
Lijmstiftenaantal 12
Kleurstiftenaantal 12
Plakbandaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalzakhoudersaantal 6
Schoonmaakemmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Stel het programma uiterlijk één week vooraf definitief vast en deel de tijden met alle workshopbegeleiders. Verzamel presentaties en controleer vooraf of ze op de gebruikte laptop openen.
Sluit de deelnemerslijst 2 tot 3 dagen voor de workshopdag en druk daarna de lijst en naamkaartjes af. Zo voorkom je dat last-minute wijzigingen leiden tot ontbrekende kaartjes of verkeerde dieetinformatie.
Plan per deelnemer minimaal één stoel en controleer daarnaast of de opstelling past bij de workshopvorm. Zet tafels, stoelen, flip-over en naamkaartjeshouders klaar voordat je techniek aansluit.
Test beamer, projectiescherm, laptop, HDMI-kabel, speakers en microfoon minstens 60 minuten voor de start. Leg ook stekkerdozen en verlengkabels klaar; juist die worden vaak pas gemist wanneer de eerste presentatie begint.
Richt het koffiepunt en de ontvangstbalie afzonderlijk in en zet water, kopjes, glazen, servies en catering vooraf klaar. Koel dranken op tijd en houd hapjes apart van materialen en presentaties, zodat er niets omvalt of zoekraakt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een workshopdag organiseren?: Begin idealiter 4 tot 6 weken vooraf met locatie, programma en begeleiders. Verstuur uitnodigingen daarna zo snel mogelijk en sluit de deelnemerslijst 2 tot 3 dagen voor de workshopdag.
Hoeveel tijd heb je nodig om een workshopruimte klaar te zetten?: Reken op 60 tot 90 minuten voor tafels, stoelen, ontvangstbalie, koffiepunt en workshopmaterialen. Plan daarnaast minimaal 60 minuten voor het testen van beamer, laptop, geluid en kabels.
Wanneer verzamel je dieetwensen voor een workshopdag?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en controleer de gegevens opnieuw 3 tot 5 dagen voor de cateringbestelling. Zo kun je hapjes en dranken nog aanpassen voordat je boodschappen doet.
Wat moet je op de ochtend van een workshopdag controleren?: Controleer eerst toegang, ruimteopstelling en techniek en loop daarna de deelnemerslijst, naamkaartjes en materialen langs. Doe dit uiterlijk 60 minuten voor ontvangst, zodat je nog tijd hebt voor ontbrekende spullen of een kabelprobleem.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.