Organiser une journée d’atelier, étape par étape

Une journée d’atelier se prépare d’abord sur le papier, puis dans la salle. Commence par fixer le programme et les réservations avant d’envoyer les invitations : les horaires et la capacité déterminent tout le reste. Suis ensuite les inscriptions, les besoins alimentaires et les intervenants, puis prépare séparément l’accueil, le matériel, la technique et le catering. Les dernières heures servent à installer, tester et vérifier, pas à résoudre des oublis de dernière minute.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2
Traiter les inscriptions
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Confirmer le programme
5
Faire les réservations
6
Informer les animateurs d’atelier
7
Imprimer la liste des participants
8
Créer des badges nominatifs
2 personnes
9
Vérifier le matériel d’atelier
2 personnes
10
Rassembler les présentations
11
Faire les courses
2 personnes
12
Préparer les en-cas
3 personnes
13
Refroidir les boissons
2 personnes
14
Emballer les caisses de matériel
2 personnes
15
Vérifier le lieu et l'accès
2 personnes
16
Préparer la salle
4 personnes
17
Installer les tables et les chaises
4 personnes
18
Brancher la technique
2 personnes
19
Préparer le matériel d’atelier
3 personnes
20
Mettre en place le point café
2 personnes
21
Mettre le catering en place
3 personnes
22
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes

Événement

23
Accueillir les participants
3 personnes
24
Distribuer les badges
2 personnes
25
Présenter l’ouverture et le programme
26
Encadrer les ateliers
4 personnes
27
Servir les boissons de la pause
2 personnes
28
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
29
Servir des amuse-bouches
3 personnes
30
Encadrer le programme du soir
3 personnes
31
Assurer la clôture

Suivi

32
Rassembler le matériel
3 personnes
33
Faire la vaisselle
2 personnes
34
Ranger la salle
4 personnes
35
Rassembler les déchets
2 personnes
36
Nettoyer le lieu
3 personnes
37
Débrancher la technique
2 personnes
38
Retourner les matériels
2 personnes
39
Ranger le stock restant

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 50
Table d’accueil
Tabouretsqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 50
Verresqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Cuillères à caféqté 50

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Multiprisesqté 4
Rallongesqté 4
Enceintes portablesqté 2
Microphone
Paperboardqté 2
Glacièresqté 3

Cuisine

Machine à caféqté 2
Carafes d’eauqté 6
Cuillères de serviceqté 8
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 4
Petits bolsqté 12
Thermosqté 4

Décoration

Porte-nomsqté 50
Nappesqté 8
Panneaux directionnelsqté 6
Feutres pour badges nominatifsqté 10

Matériel d'atelier

Blocs-notesqté 50
Stylos à billeqté 60
Papier pour chevaletqté 2
Marqueurs pour tableau blancqté 12
Post-itqté 10
Papier A4qté 500
Ciseauxqté 12
Bâtons de colleqté 12
Feutres de couleurqté 12
Ruban adhésifqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Supports de sacs poubelleqté 6
Seaux de nettoyageqté 2
Serpillièresqté 2
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Envoie les invitations dès que le programme et le lieu sont confirmés. Fixe une date limite d’inscription au moins 7 jours avant l’atelier afin d’avoir le temps de traiter les besoins alimentaires et d’imprimer la liste des participants.
Prépare les badges nominatifs la veille, à partir de la liste définitive. Garde quelques porte-noms vierges et des feutres à l’accueil pour les inscriptions corrigées ou les participants ajoutés tardivement.
Teste la technique avant l’arrivée du groupe : ordinateur portable, câble HDMI, vidéoprojecteur, écran, enceintes et microphone. Prévois au moins une multiprise et une rallonge par zone équipée, puis garde les câbles hors des passages.
Emballe les caisses de matériel par atelier, et non en vrac. Vérifie chaque caisse avec l’animateur au plus tard la veille ; les feutres, le paperboard et les petits accessoires sont souvent oubliés alors que les grandes pièces sont déjà sur place.
Arrive 90 minutes avant l’accueil pour installer les tables, les chaises, le comptoir d’accueil, le point café et le catering. Refroidis les boissons et remplis les carafes avant l’ouverture, afin de pouvoir accueillir les participants sans quitter la table d’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée d’atelier ?: Prévois au minimum 2 à 3 semaines pour une journée simple, surtout si un lieu, des animateurs ou des réservations sont concernés. Bloque le programme et le lieu en premier, puis fixe la clôture des inscriptions environ 7 jours avant l’événement.
Quand faut-il confirmer les inscriptions et les besoins alimentaires ?: Demande les inscriptions dès l’envoi des invitations et fixe une date limite 7 jours avant la journée d’atelier. Consolide les besoins alimentaires dès la clôture, avant de faire les courses et de confirmer le catering.
À quelle heure faut-il arriver le jour de l’atelier ?: Arrive environ 90 minutes avant l’accueil des participants. Ce délai permet d’installer les tables et les chaises, de brancher et tester la technique, de préparer le matériel et de mettre en place le café et le catering.
Comment vérifier le matériel avant une journée d’atelier ?: Fais une vérification complète la veille, caisse par caisse et atelier par atelier, avec chaque animateur. Le jour même, teste encore la projection et le son au moins 30 minutes avant l’arrivée du groupe, car un câble ou une rallonge manquante bloque rapidement toute la séance.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.