Zo organiseer je een workshopdag zonder last-minute chaos

Begin een workshopdag niet met de boodschappen, maar met het programma en het aantal deelnemers. Leg daarna de ruimtes, begeleiders en materialen per workshop vast. Zodra de aanmeldingen binnenkomen, verzamel je dieetwensen en werk je de deelnemerslijst bij. In de laatste week stuur je het programma, print je werkbladen en test je alle techniek. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke registratie, goed ingerichte workshoptafels en een ontvangst die vóór de start klaarstaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Deelnemerslijst bijwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Workshopbegeleiders bevestigen
6
Programma naar deelnemers sturen
7
Locatie en zaal reserveren
8
Workshopruimtes indelen
2 personen
9
Materialen per workshop verdelen
2 personen
10
Naambadges voorbereiden
11
Werkbladen printen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Techniek testen
2 personen
14
Ruimtes schoonmaken
2 personen
15
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
16
Workshoptafels dekken
2 personen
17
Registratietafel inrichten
2 personen
18
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
19
Dranken koud zetten
20
Hapjes voorbereiden
3 personen
21
Presentaties openen
22
Bewegwijzering ophangen
2 personen

Event

23
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
24
Deelnemers registreren
2 personen
25
Opening verzorgen
26
Workshopgroepen begeleiden
5 personen
27
Koffiepauze serveren
3 personen
28
Dranken bijvullen
2 personen
29
Workshopmaterialen aanvullen
2 personen
30
Tweede workshopronde begeleiden
5 personen
31
Buffet opbouwen
4 personen
32
Diner serveren
4 personen
33
Servies verzamelen
2 personen
34
Avondworkshop begeleiden
5 personen
35
Resultaten presenteren
2 personen
36
Afscheid en uitgifte verzorgen
2 personen

Nazorg

37
Workshopmaterialen verzamelen
3 personen
38
Afval scheiden en afvoeren
2 personen
39
Servies afwassen
3 personen
40
Zaal schoonmaken
3 personen
41
Tafels en stoelen terugzetten
3 personen
42
Techniek en materialen opbergen
2 personen
43
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
44
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 45
Registratietafel
Krukkenaantal 6

Apparatuur

Laptopsaantal 5
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Flip-oversaantal 5

Workshopmateriaal

Flip-overblokkenaantal 10
Stiftenaantal 40
Notitieblokkenaantal 45
Balpennenaantal 50
Potlodenaantal 30
Gummenaantal 20
Post-itsaantal 20
A4-papieraantal 500
Gekleurd papieraantal 300
Scharenaantal 15
Lijmstiftenaantal 15
Plakbandrollenaantal 8
Naamkaartjesaantal 50
Klembordenaantal 15
Werkbladenaantal 50

Servies

Herbruikbare koffiebekersaantal 50
Drinkglazenaantal 50
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Serveerschalenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Richtingbordjesaantal 10

Verlichting

Sfeerlampenaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Sponzenaantal 6
Afwasborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de indeling pas nadat je het definitieve aantal deelnemers kent. Reken per persoon op een stoel en geef elke workshopruimte genoeg tafels voor het geplande groepsformaat; houd daarnaast ruimte vrij voor een registratietafel en looproutes.
Maak per workshop één materiaallijst en verdeel alles vooraf: werkbladen, notitieblokken, pennen, stiften en knutselmateriaal. Leg per ruimte een complete set klaar, zodat begeleiders niet tijdens de opening nog spullen hoeven te zoeken.
Test laptops, projectoren, schermen, speakers en microfoon uiterlijk één dag tevoren in de zaal waar ze worden gebruikt. Controleer ook verlengsnoeren en stekkerdozen; een presentatie die alleen op de laptop van de organisator staat, is geen reserveplan.
Richt de ontvangstbalie minimaal 30 minuten vóór de inloop in met deelnemerslijst, naamkaartjes en bewegwijzering. Zet één persoon op registratie en laat een tweede persoon vragen over lokalen, dieetwensen en het programma opvangen.
Zet koffie, thee, koude dranken en hapjes pas klaar nadat de workshopruimtes zijn ingericht. Voorzie herbruikbare koffiebekers, drinkglazen en borden op één vaste plek, zodat deelnemers niet door de workshopruimtes hoeven te lopen tijdens de start.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een workshopdag organiseren?: Reserveer locatie en workshopbegeleiders bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 4 tot 6 weken voor de workshopdag, zodat je tijd hebt om aanmeldingen, dieetwensen en groepsindeling te verwerken.
Wanneer stuur je het programma van een workshopdag?: Stuur het definitieve programma 5 tot 7 dagen vooraf. Vermeld per workshop het tijdstip, de ruimte, eventuele voorbereiding en wat deelnemers zelf moeten meenemen; zo voorkom je vragen bij de registratie.
Hoeveel tijd heb je nodig om een workshopruimte klaar te zetten?: Reken op 30 tot 45 minuten per ruimte wanneer tafels, stoelen, workshopmateriaal en techniek al zijn toegewezen. Plan daarnaast minstens 30 minuten voor een gezamenlijke controle van bewegwijzering, registratie en presentaties.
Hoeveel mensen heb je nodig voor de ontvangst van een workshopdag?: Plan bij maximaal 30 deelnemers één persoon voor registratie en één aanspreekpunt voor vragen. Bij grotere groepen werkt één registratiemedewerker per 25 tot 30 deelnemers beter, vooral als naamkaartjes of dieetwensen gecontroleerd moeten worden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.