Workshopdag organiseren: checklist en planning

Een workshopdag staat of valt met een strakke voorbereiding. Regel eerst de locatie, begeleiders en inschrijvingen; werk daarna het programma en de deelnemersinformatie uit. In de laatste week controleer je dieetwensen, materialen, werkbladen en techniek. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke ontvangst, goed ingerichte ruimtes en voldoende tijd voor koffie, registratie en de opening.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Deelnemerslijst bijwerken
Dieetwensen verzamelen
Workshopbegeleiders bevestigen
Programma naar deelnemers sturen
Locatie en zaal reserveren
Workshopruimtes indelen
2 personen
Materialen per workshop verdelen
2 personen
Naambadges voorbereiden
Werkbladen printen
Boodschappen doen
2 personen
Techniek testen
2 personen
Ruimtes schoonmaken
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
Workshoptafels dekken
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Dranken koud zetten
Hapjes voorbereiden
3 personen
Presentaties openen
Bewegwijzering ophangen
2 personen

Event

Ontvangstbalie bemannen
2 personen
Deelnemers registreren
2 personen
Opening verzorgen
Workshopgroepen begeleiden
5 personen
Koffiepauze serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Workshopmaterialen aanvullen
2 personen
Tweede workshopronde begeleiden
5 personen
Buffet opbouwen
4 personen
Diner serveren
4 personen
Servies verzamelen
2 personen
Avondworkshop begeleiden
5 personen
Resultaten presenteren
2 personen
Afscheid en uitgifte verzorgen
2 personen

Nazorg

Workshopmaterialen verzamelen
3 personen
Afval scheiden en afvoeren
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen terugzetten
3 personen
Techniek en materialen opbergen
2 personen
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 45
Registratietafel
Krukkenaantal 6

Apparatuur

Laptopsaantal 5
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Flip-oversaantal 5

Workshopmateriaal

Flip-overblokkenaantal 10
Stiftenaantal 40
Notitieblokkenaantal 45
Balpennenaantal 50
Potlodenaantal 30
Gummenaantal 20
Post-itsaantal 20
A4-papieraantal 500
Gekleurd papieraantal 300
Scharenaantal 15
Lijmstiftenaantal 15
Plakbandrollenaantal 8
Naamkaartjesaantal 50
Klembordenaantal 15
Werkbladenaantal 50

Servies

Herbruikbare koffiebekersaantal 50
Drinkglazenaantal 50
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Serveerschalenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Richtingbordjesaantal 10

Verlichting

Sfeerlampenaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Sponzenaantal 6
Afwasborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur het programma uiterlijk 5 tot 7 dagen vooraf naar de deelnemers en controleer daarna of wijzigingen in tijden, ruimtes of begeleiders duidelijk zijn doorgegeven.
Maak per workshop een aparte materiaalkist of tafelindeling. Leg werkbladen, flip-overblokken, stiften, post-its en schrijfmateriaal vooraf per ruimte klaar.
Test projectoren, laptops, schermen, speakers en microfoon minimaal 24 uur vooraf in de echte zaal. Controleer ook verlengsnoeren en stekkerdozen, zodat je niet pas bij de opening bekabeling moet zoeken.
Richt de registratietafel minstens 30 minuten voor de ontvangst in met deelnemerslijst, naamkaartjes en pennen. Zet bewegwijzering op vanaf de ingang tot aan elke workshopruimte.
Plan de opbouw niet alleen rond tafels en stoelen: reserveer ook tijd voor koffie, thee, gekoelde dranken, hapjes en het openen van alle presentaties. Een laatste zaalronde 15 minuten voor de start voorkomt losse materialen en lege tafels.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een workshopdag organiseren?: Reserveer de locatie en workshopbegeleiders bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen daarna zo snel mogelijk, zodat je tijd hebt om aanmeldingen, dieetwensen en materialen af te stemmen.
Wanneer stuur ik het programma van een workshopdag naar deelnemers?: Stuur het programma 5 tot 7 dagen voor de workshopdag. Vermeld tijden, zaalindeling, praktische informatie en eventuele materialen die deelnemers zelf moeten meenemen.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een workshopdag op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor het klaarzetten van tafels, stoelen, workshopmateriaal, registratietafel, catering en techniek. Doe daarna 15 minuten voor de start een korte controle van alle ruimtes.
Wanneer test ik de techniek voor een workshopdag?: Test projectoren, laptops, schermen, speakers en microfoon uiterlijk 24 uur vooraf. Controleer op de ochtend zelf nog één keer of presentaties openen en alle aansluitingen werken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.