Checklist pour préparer une journée d’atelier

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Commencez par les inscriptions : envoyez les invitations assez tôt pour obtenir la liste des participants, les besoins alimentaires et le nombre de personnes par atelier avant de répartir les salles et le matériel.
• Préparez un lot complet pour chaque atelier : feuilles de travail, blocs-notes, stylos, post-it, papier, ciseaux, colle et ruban adhésif doivent être répartis avant l’installation, pas au début de la séance.
• Testez la technique dans chaque salle au moins 30 minutes avant l’accueil : ouvrez les présentations, branchez les projecteurs, écrans, ordinateurs, enceintes et microphones, puis vérifiez les rallonges et multiprises.
• Installez l’accueil avant de préparer le café : la table d’inscription, les badges, la liste à jour et la signalétique doivent être prêts au moins 20 minutes avant l’arrivée prévue des participants.
• Prévoyez les boissons et les pauses selon l’effectif confirmé : mettez les boissons au frais suffisamment tôt et comptez les gobelets, verres et assiettes avant de préparer les tables d’atelier.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée d’atelier ?

Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Gardez ensuite au moins 7 jours pour relancer les personnes qui n’ont pas répondu et finaliser la liste des participants.

Quand faut-il confirmer les animateurs d’un atelier ?

Confirmez les animateurs au plus tard 2 semaines avant la journée. Vous aurez ainsi le temps de verrouiller le programme, les besoins techniques et la répartition des espaces.

Combien de temps prévoir pour installer une journée d’atelier ?

Prévoyez au moins 2 heures pour nettoyer les salles, placer les tables et les chaises, installer les postes de travail, préparer l’accueil et tester la technique. Ajoutez 30 minutes de marge si plusieurs salles sont utilisées.

Quand imprimer les feuilles de travail et les badges ?

Imprimez les feuilles de travail et préparez les badges 2 à 3 jours avant l’événement, après la dernière mise à jour des inscriptions. Gardez quelques badges vierges pour les changements de dernière minute.