Workshopdag organiseren: complete checklist

Een workshopdag vraagt om meer dan een programma en een paar tafels. Je moet begeleiders, ruimtes, aanmeldingen, dieetwensen en materialen op elkaar afstemmen. Plan de deelnemersinformatie en workshopindeling op tijd, zodat iedereen weet waar hij moet zijn en wat hij nodig heeft. Op de dag zelf draait alles om een geopende, geventileerde locatie, klaargezette werkplekken, geteste techniek en een ontvangsttafel die vóór de eerste deelnemer klaarstaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Programma en workshops vastleggen
2 personen
Workshopbegeleiders bevestigen
2 personen
Locatie en ruimtes reserveren
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Workshopindeling maken
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Materialen per workshop verdelen
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
Werkbladen printen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen ophalen
2 personen
Locatiesleutels ophalen
Locatie openen
2 personen
Ruimtes ventileren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Workshopmaterialen klaarleggen
3 personen
Presentatietafel inrichten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Buffet en pauzetafel inrichten
2 personen
Techniek testen
2 personen
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Programma toelichten
Deelnemers naar ruimtes begeleiden
3 personen
Workshopronde begeleiden
4 personen
Koffiepauze klaarzetten
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Werktafels tussentijds opruimen
3 personen
Tweede workshopronde begeleiden
4 personen
Avondbuffet klaarzetten
3 personen
Buffet serveren
4 personen
Servies en bestek aanvullen
2 personen
Avondworkshop begeleiden
4 personen
Eindpresentaties begeleiden
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Materialen verzamelen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Werkruimtes schoonmaken
3 personen
Keuken schoonmaken
2 personen
Techniek en decoratie inpakken
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven materialen opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Kapstokkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare bekersaantal 80
Koffiekopjesaantal 60
Besteksetsaantal 70
Schenk kannenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Serveerlepelsaantal 6
Schalenaantal 10
Koelboxenaantal 3

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptopsaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Draagbare speakersaantal 2

Workshopmateriaal

Flip-oversaantal 4
Whiteboardstiftenaantal 24
Pennenaantal 70
Potlodenaantal 40
Scharenaantal 20
Lijmsticksaantal 30
Linialenaantal 20
Kleurpotlodenaantal 20
Viltstiftenaantal 20
A3-tekenpapieraantal 100
A4-notitieblokkenaantal 60
Plakbriefjesaantal 20
Kleefbandaantal 8
Touwaantal 4
Knutselkartonaantal 100
Tijdschriftenaantal 30
Werktafellopersaantal 10

Decoratie

Naamkaartjesaantal 70
Pijlbordenaantal 12
Tafelkledenaantal 10
Plakhaakjesaantal 20

Verlichting

Tafellampenaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma en de workshopindeling uiterlijk twee weken vooraf vast. Reserveer per workshop een eigen ruimte of duidelijke tafelindeling en noteer hoeveel deelnemers daar maximaal passen.
Vraag dieetwensen direct op het aanmeldformulier uit en sluit de inventarisatie uiterlijk één week voor de workshopdag. Gebruik dat overzicht bij boodschappen, buffet en pauzetafel.
Maak per workshop één materialenpakket en verdeel dit de dag ervoor. Tel pennen, potloden, scharen, lijmsticks en werkbladen per groep, zodat je niet tijdens de start hoeft bij te vullen.
Test beamer, projectiescherm, laptops, speakers en verlengkabels minimaal één dag vooraf. Controleer op locatie nogmaals alle aansluitingen, omdat een passende kabel of stekkerdoos vaak ontbreekt.
Plan op de dag zelf minstens 90 minuten voor openen, ventileren, tafels en stoelen opstellen, materialen klaarleggen, koffie en thee voorbereiden en de ontvangsttafel inrichten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een workshopdag organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met programma, workshopbegeleiders en locatie. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken vooraf en sluit de inschrijvingen 7 dagen voor de workshopdag.
Wanneer maak je de indeling van een workshopdag?: Maak de definitieve workshopindeling zodra de aanmeldingen sluiten, bij voorkeur 5 tot 7 dagen vooraf. Stuur de deelnemersinformatie daarna direct, zodat iedereen tijd heeft om het programma en de ruimte te controleren.
Hoeveel tijd heb je nodig om een workshoplocatie klaar te zetten?: Reken op minimaal 90 minuten voor een workshopdag met meerdere ruimtes. Bij veel tafels, techniek of verschillende materialen is 2 uur veiliger, inclusief ventileren en een laatste controle.
Wanneer test je de techniek voor een workshopdag?: Test beamer, scherm, laptops en speakers uiterlijk de dag ervoor en nogmaals bij het openen van de locatie. Reserveer daarvoor 15 tot 30 minuten en leg verlengkabels en stekkerdozen klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.