Journée d’atelier : la checklist d’organisation
Une journée d’atelier se prépare en plusieurs étapes, des intervenants jusqu’à l’ouverture des salles. Commence par fixer le programme, les horaires et la répartition des ateliers, puis organise les inscriptions et les besoins alimentaires. La veille, vérifie le matériel de chaque espace et prépare les documents participants. Le jour même, prévois au moins 90 minutes pour aérer les pièces, installer les tables, tester la technique et mettre en place l’accueil, le café et la pause.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Établir le programme et les ateliers
2 personnes
Confirmer les animateurs d’atelier
2 personnes
Réserver le lieu et les espaces
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la répartition des ateliers
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Répartir le matériel par atelier
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Imprimer les feuilles de travail
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Récupérer le matériel
2 personnes
Récupérer les clés du lieu
Ouvrir le lieu
2 personnes
Aérer les espaces
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Préparer le matériel d’atelier
3 personnes
Aménager la table de présentation
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer le buffet et la table de pause
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Installer la table d’accueil
2 personnes
Événement
Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Présenter le programme
Accompagner les participants vers les salles
3 personnes
Animer la ronde d'ateliers
4 personnes
Préparer la pause café
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ranger les tables de travail entre-temps
3 personnes
Animer le deuxième atelier
4 personnes
Mettre en place le buffet du soir
3 personnes
Servir le buffet
4 personnes
Réapprovisionner la vaisselle et les couverts
2 personnes
Animer l’atelier du soir
4 personnes
Animer les présentations finales
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
Rassembler le matériel
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer les espaces de travail
3 personnes
Nettoyer la cuisine
2 personnes
Ranger la technique et la décoration
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le matériel restant
2 personnes
Rapporter les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 10
- Chaisesqté 60
- Tables de buffetqté 3
- Porte-manteauxqté 2
Vaisselle
- Assiettes réutilisablesqté 60
- Bols réutilisablesqté 60
- Gobelets réutilisablesqté 80
- Tasses à caféqté 60
- Couvertsqté 70
- Pichets de serviceqté 6
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
- Cuillères de serviceqté 6
- Saladiersqté 10
- Glacièresqté 3
Équipement
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Ordinateurs portablesqté 3
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Enceintes portablesqté 2
Matériel d'atelier
- Chevaletsqté 4
- Marqueurs pour tableau blancqté 24
- Stylosqté 70
- Crayonsqté 40
- Ciseauxqté 20
- Bâtons de colleqté 30
- Règlesqté 20
- Crayons de couleurqté 20
- Feutresqté 20
- Papier à dessin A3qté 100
- Blocs-notes A4qté 60
- Post-itqté 20
- Ruban adhésifqté 8
- Cordeqté 4
- Carton à bricolageqté 100
- Magazinesqté 30
- Sets de table pour les tables de travailqté 10
Décoration
- Badges nominatifsqté 70
- Panneaux indicateursqté 12
- Nappesqté 10
- Crochets adhésifsqté 20
Éclairage
- Lampes de tableqté 6
Nettoyage
- Seauxqté 3
- Chiffons de nettoyageqté 12
Catering
- Courses
Conseils
- Demande les régimes alimentaires et allergies au moment de l’inscription, puis transmets le récapitulatif au plus tard 3 jours avant la journée d’atelier. Prévois une solution clairement identifiée pour chaque besoin signalé.
- Prépare un lot de matériel par atelier la veille : feuilles de travail imprimées, stylos, crayons, ciseaux, bâtons de colle et marqueurs pour tableau ou paperboard. Ajoute une petite réserve d’environ 10 % pour les oublis et le matériel perdu.
- Teste le vidéoprojecteur, l’écran, les ordinateurs, les enceintes, les rallonges et les multiprises avant l’arrivée du premier participant. Garde au moins 30 minutes pour résoudre un problème de connexion ou de son.
- Installe la table d’accueil près de l’entrée avec les badges, les informations de répartition et les documents utiles. Arrive 90 minutes avant le début pour récupérer les clés, ouvrir les espaces et vérifier chaque salle.
- Mets en place le café, le thé, l’eau et la table de pause avant l’accueil. Vérifie les quantités de tasses, gobelets, bols, assiettes, couverts, pichets et thermos afin de ne pas devoir faire la vaisselle pendant un atelier.
Questions fréquentes
- Quand préparer une journée d’atelier ?
- Fixe le programme et confirme les animateurs au moins 3 à 4 semaines à l’avance. Ferme les inscriptions quelques jours avant l’événement afin de finaliser la répartition des groupes, les besoins alimentaires et le matériel.
- Combien de temps prévoir pour installer une journée d’atelier ?
- Prévois au minimum 90 minutes avant l’arrivée des participants. Ce créneau couvre l’ouverture du lieu, l’aération des salles, l’installation des tables et des chaises, la préparation des ateliers, le buffet et le test de la technique.
- Comment répartir le matériel pour les ateliers ?
- Prépare un ensemble distinct pour chaque salle la veille, en fonction du nombre de participants et des activités prévues. Ajoute environ 10 % de fournitures supplémentaires et étiquette les lots pour éviter les échanges au dernier moment.
- Que prévoir pour l’accueil des participants ?
- Prépare les badges, la liste des inscrits, les informations sur les salles et les documents de travail avant l’ouverture. Installe la table d’accueil au moins 30 minutes avant le début et désigne une personne pour orienter les participants pendant les 15 premières minutes.
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