Workshopdag organiseren: een checklist die werkt

Een workshopdag vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een ruimte. Je moet deelnemersinformatie, workshopindeling, materialen, catering en techniek op elkaar afstemmen. Begin met het programma en de workshopleiders, leg daarna de ruimtes en aanmeldingen vast en werk toe naar een duidelijke draaiboekdag. Deze checklist helpt je bepalen wat je wanneer regelt, zodat de ontvangst, workshops en pauzes zonder onnodige vertraging verlopen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Workshopprogramma vaststellen
2 personen
Workshopleiders bevestigen
2 personen
Lokaal en ruimtes reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Aanmeldingen bevestigen
Dieetwensen verzamelen
Workshopindeling maken
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Catering bestellen
Materialen per workshop verdelen
2 personen
Werkbladen afdrukken
Naambadges voorbereiden
Techniek testen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Ruimtes openen
2 personen
Entree en bewegwijzering plaatsen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Workshopmaterialen klaarleggen
4 personen
Presentaties klaarzetten
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Workshopleiders ontvangen
2 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Naambadges uitdelen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Welkom en programma toelichten
Deelnemers naar lokalen begeleiden
3 personen
Eerste workshop begeleiden
5 personen
Werkvormen en materialen uitdelen
3 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Pauzehapjes serveren
2 personen
Werkruimtes resetten
3 personen
Tweede workshop begeleiden
5 personen
Materialen aanvullen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Deelnemers naar diner begeleiden
3 personen
Dinerbuffet opbouwen
4 personen
Diner serveren
5 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Buffet en dranken bijvullen
3 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Derde workshop begeleiden
5 personen
Werkresultaten presenteren
2 personen
Feedbackformulieren uitdelen
2 personen
Afsluiting verzorgen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Overgebleven hapjes verpakken
2 personen
Materialen verzamelen
4 personen
Afval sorteren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Lokalen schoonmaken
4 personen
Sanitair controleren en schoonmaken
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Verloren voorwerpen registreren
Bedankbericht versturen
Foto’s en bestanden archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Registratietafel
Krukkenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Glazenaantal 60
Dinerbordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Vorkenaantal 60
Messenaantal 60
Lepelsaantal 60
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Serveerplateausaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 3
Broodmandenaantal 4

Apparatuur

Beameraantal 2
Projectieschermenaantal 2
Laptopsaantal 3
HDMI-kabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 6
Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Flip-oversaantal 4
Flip-overstandaardsaantal 4

Workshopmateriaal

Notitieboekjesaantal 60
Balpennenaantal 70
Potlodenaantal 40
Stiftenaantal 40
Kleurpotlodenaantal 40
Schrijfpapieraantal 500
Flip-overvellenaantal 100
Post-itsaantal 20
Plakbandaantal 8
Scharenaantal 20
Lijmstiftenaantal 20
Linialenaantal 20
Naamstickersaantal 70
Werkmappenaantal 60
Tafellabelsaantal 12

Decoratie

Wegwijzerbordenaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Krijtbordenaantal 4
Vaasjesaantal 8

Verlichting

Tafellampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afwasbakkenaantal 3
Sponzenaantal 6
Afwasborstelsaantal 3
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg minimaal 4 tot 6 weken vooraf het workshopprogramma, de workshopleiders en de ruimtes vast. Reserveer per onderdeel niet alleen de workshopruimte, maar ook ruimte voor registratie, koffie en catering.
Verstuur deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen voor de workshopdag. Vermeld daarin de starttijd, route, workshopindeling, wat deelnemers zelf meenemen en wanneer zij zich kunnen registreren.
Verwerk dieetwensen zodra de aanmeldingen binnenkomen en geef het definitieve aantal deelnemers uiterlijk 5 werkdagen vooraf door aan de catering. Houd de lijst ook bij de registratietafel bij de hand.
Test beamer, projectiescherm, laptop, HDMI-kabels, stekkerdozen en verlengkabels uiterlijk de dag ervoor in de juiste ruimtes. Zet presentaties bovendien lokaal klaar, zodat je niet afhankelijk bent van wifi.
Plan op de ochtend zelf minstens 60 minuten voor tafels, stoelen, naambadges, workshopmaterialen, werkbladen, bewegwijzering en het koffiepunt. Koel dranken vooraf en controleer of kopjes, glazen, servies en serveermateriaal op hun plek staan.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een workshopdag organiseren?: Begin bij voorkeur 6 weken vooraf met het programma, de workshopleiders en de locatie. Verstuur uitnodigingen zodra die basis staat en sluit de deelnemerslijst ongeveer 5 werkdagen voor de workshopdag.
Wanneer moet ik de catering voor een workshopdag bestellen?: Bestel de catering uiterlijk 10 tot 14 dagen vooraf, zodra je een realistische deelnemersinschatting hebt. Geef het definitieve aantal en de dieetwensen 5 werkdagen vooraf door.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een workshopdag op te bouwen?: Reserveer op de dag zelf minimaal 60 minuten voor tafels, stoelen, registratie, materialen, techniek en bewegwijzering. Plan daarnaast de technische test de dag ervoor, zodat je nog tijd hebt om kabels of apparatuur te vervangen.
Wanneer stuur ik de informatie naar deelnemers?: Stuur de praktische deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen voor de workshopdag. Bevestig daarin de aanmelding, starttijd, locatie, workshopindeling en eventuele informatie over catering of dieetwensen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.