Organiser une journée d’atelier sans rien oublier

Une journée d’atelier demande de coordonner les animateurs, les participants, les salles et le matériel, souvent sur plusieurs horaires. Commence par fixer le programme et réserver les espaces, puis avance vers les inscriptions, la répartition des groupes et le catering. La veille, concentre-toi sur les documents, les badges, la technique et la préparation des boissons. Le jour même, l’accueil, la signalisation et l’installation de chaque salle doivent être prêts avant l’arrivée des premiers participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le programme de l'atelier
2 personnes
Confirmer les animateurs d'atelier
2 personnes
Réserver le local et les salles
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Confirmer les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la répartition des ateliers
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Commander le catering
Répartir le matériel par atelier
2 personnes
Imprimer les feuilles de travail
Préparer les badges nominatifs
Tester la technique
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Ouvrir les salles
2 personnes
Installer l'entrée et la signalisation
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Préparer le matériel d’atelier
4 personnes
Préparer les présentations
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les animateurs d’atelier
2 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Accueil et présentation du programme
Accompagner les participants vers les salles
3 personnes
Animer le premier atelier
5 personnes
Distribuer les activités et le matériel
3 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Servir les en-cas de pause
2 personnes
Réinitialiser les espaces de travail
3 personnes
Animer le deuxième atelier
5 personnes
Réapprovisionner le matériel
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accompagner les participants au dîner
3 personnes
Installer le buffet du dîner
4 personnes
Servir le dîner
5 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Réapprovisionner le buffet et les boissons
3 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Animer le troisième atelier
5 personnes
Présenter les résultats du travail
2 personnes
Distribuer les formulaires de feedback
2 personnes
Assurer la clôture
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

Emballer les restes de bouchées
2 personnes
Rassembler le matériel
4 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Nettoyer les locaux
4 personnes
Vérifier et nettoyer les sanitaires
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement
Archiver les photos et les fichiers

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 3
Table d'inscription
Tabouretsqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verresqté 60
Assiettes de dînerqté 60
Assiettes à dessertqté 60
Fourchettesqté 60
Couteauxqté 60
Cuillèresqté 60
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 3
Plateaux de serviceqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 3
Corbeilles à painqté 4

Équipement

Vidéoprojecteurqté 2
Écrans de projectionqté 2
Ordinateurs portablesqté 3
Câbles HDMIqté 3
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 6
Enceintes portablesqté 2
Microphone
Chevaletsqté 4
Supports pour paperboardqté 4

Matériel d'atelier

Carnetsqté 60
Stylos à billeqté 70
Crayonsqté 40
Marqueursqté 40
Crayons de couleurqté 40
Papier à écrireqté 500
Feuilles de paperboardqté 100
Post-itqté 20
Ruban adhésifqté 8
Ciseauxqté 20
Bâtons de colleqté 20
Règlesqté 20
Étiquettes nominativesqté 70
Dossiers de travailqté 60
Étiquettes de tableqté 12

Décoration

Panneaux directionnelsqté 8
Nappesqté 12
Panneaux en ardoiseqté 4
Petits vasesqté 8

Éclairage

Lampes de tableqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Bacs à vaisselleqté 3
Épongesqté 6
Brosses à vaisselleqté 3
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixe le programme avant d’ouvrir les inscriptions : indique pour chaque atelier l’horaire, la salle, la durée et le nombre maximal de participants. Cela évite de devoir modifier les groupes après confirmation des inscriptions.
Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis transmets le récapitulatif au traiteur avant la commande. Garde une liste séparée des régimes et allergies pour l’accueil et le service.
Prépare une caisse ou un bac par atelier avec le matériel correspondant, les feuilles de travail et les supports imprimés. Fais cette répartition au moins la veille pour repérer immédiatement les éléments manquants.
Teste le vidéoprojecteur, les écrans, les ordinateurs, les câbles HDMI et les enceintes dans la salle où ils seront utilisés. Prévois aussi les multiprises et rallonges nécessaires : les prises disponibles sont rarement au bon endroit.
Installe l’accueil et la signalisation avant l’ouverture des salles, puis refroidis les boissons et mets en place le point café. Les badges, les listes d’inscription et les informations destinées aux participants doivent être accessibles dès leur arrivée.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée d’atelier ?: Commence au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de définir le programme, confirmer les animateurs, réserver les salles et ouvrir les inscriptions sans précipitation.
Quand confirmer les inscriptions à une journée d’atelier ?: Confirme les inscriptions environ 7 à 10 jours avant l’atelier, après avoir vérifié les groupes et les besoins alimentaires. Envoie ensuite les horaires, les salles, l’adresse et les consignes pratiques.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer les salles ?: Prévois au minimum 2 heures avant l’arrivée des participants pour installer les tables, les chaises, le matériel, les présentations et la signalisation. Ajoute du temps si plusieurs salles ou un équipement technique sont concernés.
Quand préparer le matériel et les documents ?: Répartis le matériel par atelier et imprime les feuilles de travail la veille. Prépare également les badges, les listes d’accueil et les présentations afin de ne pas chercher de fournitures pendant l’installation du matin.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.