Workshopdag organiseren: checklist en planning

Een workshopdag vraagt om meer dan een programma en een gereserveerde ruimte. Je moet begeleiders, deelnemers, werkvormen, materialen, catering en techniek op elkaar afstemmen. Begin met datum, programma en locatie en werk daarna toe naar bevestigingen en voorbereiding. Op de dag zelf voorkom je vertraging door tafels, stoelen, werkmaterialen, koffie en presentatieapparatuur vooraf klaar te zetten en alles minstens één keer te testen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
Locatie reserveren
Workshopbegeleiders bevestigen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Programma en route versturen
Werkbladen voorbereiden
2 personen
Presentatie controleren
Werkvormen en materialen controleren
2 personen
Catering bestellen
Naamkaartjes maken
Deelnemers bevestigen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Ruimte ventileren
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Presentatieapparatuur aansluiten
2 personen
Presentatie testen
Werkmaterialen klaarleggen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Cateringbuffet inrichten
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
2 personen
Aanwezigheid registreren
Workshopprogramma toelichten
Eerste workshop begeleiden
2 personen
Koffiepauze verzorgen
2 personen
Dranken bijvullen
Tweede workshop begeleiden
2 personen
Dinerbuffet openen
2 personen
Diner serveren
3 personen
Derde workshop begeleiden
2 personen
Afsluitende vragenronde verzorgen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Materialen sorteren
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen terugplaatsen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
Materialen terugbrengen
2 personen
Overgebleven voorraad opruimen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Werktafelsaantal 6
Stoelenaantal 36
Tafelkledenaantal 6
Kledingrek

Servies

Koffiekopjesaantal 36
Glazenaantal 50
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Serveerkommenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
HDMI-kabelaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Draagbare speaker
Microfoon

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerplankenaantal 4
Flessenopenersaantal 2

Decoratie

Naamkaarthoudersaantal 36
Naamkaartjesaantal 36
Welkomstbord
Pijlbordjesaantal 6

Workshopmateriaal

Notitieblokkenaantal 36
Balpennenaantal 40
Potlodenaantal 40
Markeerstiftenaantal 12
Flip-overaantal 2
Flip-overpapieraantal 2
Stiftenaantal 24
Post-itsaantal 12
Plakbandaantal 4
Scharenaantal 12
Werkbladenaantal 120

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afwasteilaantal 2
Vuilniszakhouderaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma eerst in blokken en reserveer per workshop tijd voor ontvangst, uitleg, pauzes en opruimen. Stuur deelnemers het programma en de route uiterlijk 3 dagen vooraf, zodat vragen niet op de ochtend zelf binnenkomen.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en geef het definitieve aantal deelnemers uiterlijk 5 werkdagen voor de workshopdag door aan de catering. Houd daarna de deelnemerslijst bij voor naamkaartjes en wijzigingen.
Test laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, speaker en microfoon samen, niet afzonderlijk. Leg een reserveverlengkabel en stekkerdoos klaar; een ontbrekende aansluiting kost op locatie snel 15 minuten.
Zet werktafels en stoelen minstens 60 minuten voor de start op hun plek en leg werkbladen, materialen en naamkaartjes per tafel klaar. Zo kunnen deelnemers direct beginnen zonder dat je tijdens de ontvangst nog moet schuiven.
Bereid koffie, thee en water vóór binnenkomst voor en zet dranken koud in koelboxen. Richt het cateringbuffet pas in nadat de looproute, presentatieplek en werkruimtes vrij zijn; anders staan serveerkommen en thermoskannen in de weg.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een workshopdag organiseren?: Leg datum, programma, locatie en begeleiders bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen daarna zo snel mogelijk en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor de workshopdag.
Wanneer moet ik de catering voor een workshopdag bestellen?: Bestel de catering uiterlijk 5 werkdagen vooraf, zodra het verwachte deelnemersaantal en de dieetwensen bekend zijn. Controleer het definitieve aantal nog één keer 2 dagen voor de workshopdag.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een workshopruimte klaar te zetten?: Reserveer minimaal 60 minuten voor tafels, stoelen, werkmaterialen, naamkaartjes en het buffet. Plan daarnaast 30 minuten voor het aansluiten en testen van laptop, beamer, scherm en geluid.
Wat moet ik de deelnemers vóór een workshopdag sturen?: Stuur programma, route, starttijd, eindtijd en eventuele voorbereidingsinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf. Vraag dieetwensen en praktische bijzonderheden al bij de aanmelding uit, niet pas op de dag zelf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.