Organiser une journée d’atelier sans rien oublier

Une journée d’atelier demande plus qu’un programme et quelques tables. Il faut coordonner les intervenants, suivre les inscriptions, préparer les supports de travail et tester toute la présentation avant l’arrivée du groupe. Cette checklist de 46 tâches et 45 fournitures t’aide à avancer dans le bon ordre, depuis la réservation du lieu jusqu’au café, au buffet et à l’installation de la salle.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
Réserver le lieu
Confirmer les animateurs d’atelier
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Envoyer le programme et l’itinéraire
Préparer les feuilles de travail
2 personnes
Vérifier la présentation
Vérifier les méthodes de travail et le matériel
2 personnes
Commander le catering
Créer des badges nominatifs
Confirmer les participants
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Aérer la salle
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Brancher le matériel de présentation
2 personnes
Tester la présentation
Préparer le matériel de travail
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
2 personnes
Enregistrer la présence
Présenter le programme de l'atelier
Animer le premier atelier
2 personnes
Assurer la pause café
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Animer le deuxième atelier
2 personnes
Ouvrir le buffet du dîner
2 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Animer le troisième atelier
2 personnes
Animer la session de questions de clôture
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Trier les matériaux
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
3 personnes
Éteindre l’équipement
Rapporter le matériel
2 personnes
Ranger les stocks restants
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de travailqté 6
Chaisesqté 36
Nappesqté 6
Portant à vêtements

Vaisselle

Tasses à caféqté 36
Verresqté 50
Assiettesqté 40
Couvertsqté 40
Saladiers de serviceqté 8
Louchesqté 6

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Enceinte portable
Microphone

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Planches de serviceqté 4
Tire-bouchonsqté 2

Décoration

Porte-nomsqté 36
Badges nominatifsqté 36
Panneau d’accueil
Panneaux de directionqté 6

Matériel d'atelier

Blocs-notesqté 36
Stylos à billeqté 40
Crayonsqté 40
Marqueursqté 12
Paperboardqté 2
Papier pour chevaletqté 2
Marqueursqté 24
Post-itqté 12
Ruban adhésifqté 4
Ciseauxqté 12
Feuilles de travailqté 120

Nettoyage

Poubellesqté 4
Bac à vaisselleqté 2
Porte-sac-poubelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date, le programme et le lieu avant d’envoyer les invitations : les inscriptions dépendent de ces trois informations. Demande aussi les besoins alimentaires dès l’inscription pour transmettre un nombre fiable au traiteur.
Envoie le programme et l’itinéraire quelques jours avant la journée d’atelier, puis confirme les participants. Prépare les badges nominatifs et la liste mise à jour au plus tard la veille.
Teste la présentation avec l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI et les rallonges. Prévois au moins 30 minutes sur place pour repérer un problème de branchement ou de son.
Installe les tables de travail et les chaises avant l’arrivée des participants, puis prépare les feuilles de travail et le matériel de chaque atelier. Cela évite de distribuer les fournitures pendant les consignes.
Mets les boissons au frais et prépare le café et le thé avant le début de la journée. Pour le buffet, rassemble aussi les assiettes, verres, couverts, saladiers et ustensiles de service au même endroit.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée d’atelier ?: Envoie les invitations environ 3 à 4 semaines avant la date prévue. Garde ensuite 5 à 7 jours pour relancer les personnes qui n’ont pas répondu et finaliser les inscriptions.
Combien de temps prévoir pour installer une journée d’atelier ?: Prévois au moins 1 h 30 sur place pour aérer la salle, installer les tables et les chaises, préparer le matériel et mettre le buffet en place. Ajoute 30 minutes pour tester la présentation et le son.
Quand confirmer le traiteur pour une journée d’atelier ?: Confirme la commande 5 à 7 jours avant l’atelier, une fois les inscriptions et les besoins alimentaires vérifiés. Actualise le nombre de participants la veille si le traiteur l’accepte.
Que faut-il vérifier la veille d’une journée d’atelier ?: Vérifie la liste des participants, les badges, les feuilles de travail, le matériel de chaque atelier et l’itinéraire envoyé. Regroupe aussi les câbles, multiprises, rallonges et adaptateurs pour ne pas les chercher le matin même.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.