Zo organiseer je een wooninformatieavond

Begin met het programma en de praktische randvoorwaarden, niet met de catering. Leg eerst vast wie spreekt, hoeveel mensen je verwacht en hoe laat de avond begint en eindigt. Daarna volgen uitnodigingen, aanmeldingen en het verzamelen van dieetwensen. In de laatste week controleer je de reservering, presentaties en techniek; op de dag zelf richt je ontvangst, catering en presentatieruimte in. Zo voorkom je dat een ontbrekende kabel, onduidelijke route of niet-geteste microfoon de avond vertraagt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2 personen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Herinnering versturen
4
Dieetwensen verzamelen
5
Deelnemerslijst bijwerken
6
Programma afdrukken
7
Presentaties verzamelen
8
Sprekers bevestigen
9
Reservering controleren
10
Catering bestellen
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Materialen verzamelen
2 personen
13
Presentatie testen
2 personen
14
Naamkaartjes voorbereiden
15
Routeborden maken

Event

16
Dranken koelen
2 personen
17
Ruimte ventileren
18
Tafels opstellen
3 personen
19
Stoelen plaatsen
3 personen
20
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
21
Cateringtafel inrichten
2 personen
22
Presentatieruimte inrichten
2 personen
23
Projector aansluiten
2 personen
24
Microfoon testen
2 personen
25
Presentatie klaarzetten
26
Informatiefolders klaarleggen
2 personen
27
Naamkaartjes klaarleggen
28
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
29
Bezoekers registreren
2 personen
30
Koffie en thee serveren
2 personen
31
Hapjes klaarzetten
2 personen
32
Programma toelichten
33
Presentaties begeleiden
2 personen
34
Vragenronde begeleiden
2 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Hapjes aanvullen
2 personen
37
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

38
Apparatuur uitschakelen
2 personen
39
Servies verzamelen
2 personen
40
Afval verzamelen
2 personen
41
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
42
Ruimte schoonmaken
3 personen
43
Materialen controleren
2 personen
44
Geleende spullen retourneren
2 personen
45
Overgebleven eten bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 70
Tafelsaantal 8
Ontvangsttafel
Spreektafel
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Microfoonaantal 2
Geluidsspeakeraantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
Flip-over
Powerbanksaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 70
Glazenaantal 70
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerschalenaantal 8
Serveerplateausaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2

Decoratie

Naamkaartjesaantal 70
Informatiefoldersaantal 80
Programmaflyersaantal 80
Routebordenaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Balpenbakjesaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilmoppenaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 2

Verlichting

Staande lampenaantal 2
Batterijlampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Werk met twee controlemomenten: controleer de reservering en bevestig de sprekers ongeveer één week vooraf, en stuur de deelnemers uiterlijk 24 uur voor aanvang een herinnering met route en programma.
Sluit de aanmeldingen niet af zonder dieetwensen te vragen. Geef de cateraar het definitieve aantal en de speciale verzoeken uiterlijk 3 tot 5 werkdagen vooraf door.
Test de presentatie op de laptop met de beamer, het projectiescherm en de microfoon voordat bezoekers binnenkomen. Leg verlengkabels en stekkerdozen klaar; een presentatie testen op het laatste moment laat geen ruimte voor storingen.
Richt de ontvangsttafel eerder in dan de cateringtafel: leg naamkaartjes, informatiefolders en programmaflyers klaar en zet routeborden op zichtbare punten. Reserveer hiervoor minimaal 30 minuten vóór de inloop.
Plan de opbouw in een vaste volgorde: eerst tafels en stoelen, daarna de presentatieruimte en techniek, vervolgens dranken en catering. Ventileer de ruimte zodra de opstelling staat en controleer vlak voor de start opnieuw beeld en geluid.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren nodig je mensen uit voor een wooninformatieavond?: Stuur de uitnodiging bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Zo houden deelnemers tijd over om zich aan te melden en kun je uiterlijk 5 tot 7 dagen voor de avond een deelnemerslijst en herinnering maken.
Wanneer bestel je catering voor een wooninformatieavond?: Bestel de catering ongeveer 5 werkdagen vooraf, zodra je een betrouwbare prognose van het aantal deelnemers hebt. Geef dieetwensen en het definitieve aantal uiterlijk 2 werkdagen voor de avond door.
Hoeveel tijd heb je nodig om een wooninformatieavond op te bouwen?: Reserveer minimaal 90 minuten voor tafels, stoelen, ontvangst, catering en techniek. Laat de beamer, laptop en microfoon minstens 30 minuten vóór de inloop getest klaarstaan.
Wat moet je op de dag zelf controleren bij een wooninformatieavond?: Controleer vóór de inloop de deelnemerslijst, naamkaartjes, routeborden, programmaflyers, dranken en catering. Test daarnaast de presentatie en het geluid nog één keer; plan deze eindcontrole ongeveer 20 minuten voor aanvang.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.