Informationsabend zum Wohnen Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Informationsabend zum Wohnen müssen Informationen, Technik und Empfang gleichzeitig funktionieren. Beginne mit Einladungen und Anmeldungen, bevor du Raum, Referenten und Catering festlegst. Zwei bis drei Wochen vorher sollten Programm und Präsentationen weitgehend stehen; die Technik prüfst du spätestens am Vortag. Plane außerdem Zeit für Namensschilder, Wegweiser, Getränke und einen klaren Empfang ein. So kommen die Teilnehmenden ohne Suche an und der Abend startet pünktlich.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Einladungen verschicken
2 Personen
- 2
Anmeldungen bearbeiten
- 3
Erinnerung senden
- 4
Ernährungswünsche erfassen
- 5
Teilnehmerliste aktualisieren
- 6
Programm drucken
- 7
Präsentationen sammeln
- 8
Referenten bestätigen
- 9
Reservierung prüfen
- 10
Catering bestellen
- 11
Einkaufen gehen
2 Personen
- 12
Materialien zusammenstellen
2 Personen
- 13
Präsentation testen
2 Personen
- 14
Namensschilder vorbereiten
- 15
Wegweiser erstellen
Event
- 16
Getränke kühlen
2 Personen
- 17
Raum lüften
- 18
Tische aufstellen
3 Personen
- 19
Stühle aufstellen
3 Personen
- 20
Empfangstisch einrichten
2 Personen
- 21
Cateringtisch einrichten
2 Personen
- 22
Präsentationsraum einrichten
2 Personen
- 23
Projektor anschließen
2 Personen
- 24
Mikrofon testen
2 Personen
- 25
Präsentation vorbereiten
- 26
Infobroschüren bereitlegen
2 Personen
- 27
Namensschilder bereitlegen
- 28
Empfangstheke besetzen
2 Personen
- 29
Besucher registrieren
2 Personen
- 30
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 31
Snacks bereitstellen
2 Personen
- 32
Programm vorstellen
- 33
Präsentationen betreuen
2 Personen
- 34
Fragerunde moderieren
2 Personen
- 35
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 36
Snacks auffüllen
2 Personen
- 37
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
Nachbereitung
- 38
Geräte ausschalten
2 Personen
- 39
Geschirr sammeln
2 Personen
- 40
Abfall sammeln
2 Personen
- 41
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
- 42
Raum reinigen
3 Personen
- 43
Materialien prüfen
2 Personen
- 44
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 45
Übrig gebliebenes Essen aufbewahren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 70
- TischeAnz. 8
- Empfangstisch
- Rednertisch
- KleiderständerAnz. 2
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Laptop
- MikrofonAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 3
- Flipchart
- PowerbanksAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 70
- GläserAnz. 70
- TellerAnz. 70
- BestecksetsAnz. 70
- ServierschalenAnz. 8
- ServierplattenAnz. 6
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- EiswürfelbehälterAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 2
Dekoration
- NamensschilderAnz. 70
- InformationsbroschürenAnz. 80
- ProgrammflyerAnz. 80
- WegweiserAnz. 6
- TischdeckenAnz. 8
- KugelschreiberschalenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischmoppsAnz. 2
- PutzeimerAnz. 2
Beleuchtung
- StehlampenAnz. 2
- BatterielampenAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Verschicke die Einladungen frühzeitig und bearbeite Anmeldungen laufend. Frage Ernährungswünsche spätestens eine Woche vor dem Termin ab und aktualisiere die Teilnehmerliste danach noch einmal.
- Fordere Präsentationen und Programmpunkte spätestens fünf Tage vorher an. Bestätige die Referenten und teste alle Dateien am Vortag auf dem Laptop, nicht erst beim Einlass.
- Richte den Raum in drei klaren Bereichen ein: Empfangstisch am Eingang, Cateringtisch abseits der Präsentationsfläche und Sitzplätze mit freier Sicht auf Leinwand und Rednertisch.
- Prüfe Beamer, Leinwand, Mikrofon, Lautsprecher und Verlängerungskabel mindestens einen Tag vorher. Lege zusätzlich Powerbanks bereit und teste die gesamte Verbindung mit dem tatsächlichen Präsentationsgerät.
- Kühle Getränke rechtzeitig und stelle Namensschilder, Informationsbroschüren und Programmflyer vor dem Einlass aus. Plane mindestens 30 Minuten für Lüften, Tisch- und Stuhlaufbau sowie die Wegweiser ein.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man zu einem Informationsabend zum Wohnen einladen?
- Versende die Einladung idealerweise drei bis vier Wochen vorher. Bitte um eine Rückmeldung bis spätestens sieben Tage vor dem Termin, damit Sitzplätze, Catering und Unterlagen zur Teilnehmerzahl passen.
- Wann sollte man die Präsentation für einen Informationsabend testen?
- Sammle die Präsentationen spätestens fünf Tage vorher und teste sie am Vortag vollständig. Prüfe dabei auch Schriftarten, Videos, Ton und die Verbindung zwischen Laptop, Beamer und Leinwand.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Informationsabends?
- Plane mindestens 60 bis 90 Minuten für Raum, Empfang, Catering und Technik ein. Lüften, Stühle und Tische aufstellen sowie der Techniktest sollten spätestens 30 Minuten vor dem Einlass abgeschlossen sein.
- Wie viele Getränke braucht man für einen Informationsabend?
- Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit zwei bis drei Getränken pro Person, zusätzlich zu Kaffee und Wasser. Kühle die Getränke rechtzeitig und halte einige zusätzliche Portionen für Referenten und Nachzügler bereit.
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