Checklist voor een Wmo-informatieavond organiseren

Een Wmo-informatieavond vraagt meer voorbereiding dan alleen een zaal en een programma. Bezoekers moeten de ruimte kunnen bereiken en gebruiken, informatie moet begrijpelijk beschikbaar zijn en ondersteuning moet vooraf geregeld zijn. Werk daarom van locatie en sprekers naar aanmeldingen, hulpmiddelen en techniek. Controleer in de laatste week niet alleen de presentatie, maar ook de bezoekerslijst, toegankelijke zitplaatsen, ontvangsttafel en praktische voorzieningen voor koffie en informatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Ruimte toegankelijkheidscheck uitvoeren
2 personen
Sprekers en deskundigen vastleggen
Programma en tijdschema opstellen
2 personen
Presentaties en informatie maken
3 personen
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Informatie op website plaatsen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Ondersteuningsbehoeften inventariseren
Tolken en hulpmiddelen reserveren
Catering bestellen
Drukwerk laten maken
Aanmeldingen bevestigen
2 personen
Presentatiemateriaal controleren
2 personen
Bezoekerslijst en badges maken
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Locatiesleutels ophalen
Ruimte ventileren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Toegankelijke zitplaatsen vrijhouden
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Informatietafels inrichten
3 personen
Beamer en laptop aansluiten
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Presentatie en video testen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Broodjes en fruit klaarzetten
2 personen
Routebordjes ophangen
2 personen

Event

Ontvangst en registratie verzorgen
3 personen
Bezoekers naar plaatsen begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Opening en welkomstwoord verzorgen
Wmo-presentatie verzorgen
2 personen
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
Informatietafels bemensen
5 personen
Dranken en hapjes bijvullen
2 personen
Individuele vragen beantwoorden
4 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Informatie en feedback verzamelen
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Overgebleven catering verpakken
2 personen
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Materialen retourneren
2 personen
Bedankbericht versturen
Informatie digitaal nasturen
Aanmeldgegevens veilig archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Tafelkledenaantal 8
Krukkenaantal 6
Kapstokkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 80
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Opscheplepelsaantal 8

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
HDMI-kabelsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 2

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 2
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Serveerschalenaantal 8
Serveerplankenaantal 6
Koeltassenaantal 2

Informatie

Informatiefoldersaantal 120
Programmaflyersaantal 80
Naamstickersaantal 80
Pennenaantal 40
Klembordenaantal 8
Notitieblokkenaantal 40
Feedbackformulierenaantal 80
Bezoekersbadgesaantal 80
Routebordjesaantal 8
Flip-over
Flip-overvellenaantal 30
Stiftenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Handvegersaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfecterende gelaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de toegankelijkheidscheck vóór je uitnodigingen verstuurt. Controleer niet alleen de ingang, maar ook doorgangen, toilet, zitplaatsen en de plek waar bezoekers informatiefolders kunnen pakken.
Vraag bij de aanmelding meteen naar ondersteuningsbehoeften en dieetwensen. Reserveer tolken en andere hulpmiddelen zodra de eerste reacties binnenkomen, zodat je niet in de laatste week hoeft te zoeken.
Test beamer, laptop, projectiescherm, microfoons en luidsprekers uiterlijk één dag vooraf met dezelfde kabels en aansluitingen als op de avond zelf. Leg HDMI-kabels, verlengsnoeren en stekkerdozen klaar bij de apparatuur.
Maak bezoekerslijst en badges pas nadat de aanmeldingen zijn bevestigd. Houd op de dag zelf een actuele lijst bij aan de ontvangsttafel en reserveer enkele toegankelijke zitplaatsen dicht bij de uitgang of het podium.
Richt de catering zo in dat koffie, water en informatie gelijktijdig beschikbaar zijn. Zet kopjes, glazen, servies en serveerschalen klaar en controleer vóór opening of thermoskannen en waterkokers gevuld en aangesloten zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een Wmo-informatieavond?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie en sprekers. Plan de toegankelijkheidscheck en inventarisatie van ondersteuningsbehoeften daarna, zodat je nog tijd hebt om aanpassingen of tolken te regelen.
Wat moet je op een Wmo-informatieavond aan toegankelijkheid regelen?: Controleer minimaal ingang, looproutes, toilet, zitplaatsen en zicht op het presentatiescherm. Houd op de avond zelf minstens enkele toegankelijke zitplaatsen vrij en leg hulpmiddelen en eventuele tolkondersteuning vooraf vast.
Wanneer test je de techniek voor een Wmo-informatieavond?: Test laptop, beamer, scherm, microfoons en luidsprekers uiterlijk 1 dag vooraf. Doe daarnaast op locatie nog een korte controle vóór ontvangst, inclusief kabels, stekkerdozen en het geluidsniveau.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een Wmo-informatieavond?: Reserveer minimaal 90 minuten voor tafels, stoelen, ontvangsttafel, informatietafels en techniek. Plan extra tijd als je meerdere microfoons, toegankelijke zitplaatsen of een aparte cateringopstelling gebruikt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.