Checkliste für einen Wmo-Informationsabend

Ein Wmo-Informationsabend braucht mehr als Referenten und einen Raum. Prüfen Sie frühzeitig die Barrierefreiheit, erfassen Sie Unterstützungs- und Ernährungsbedarf und reservieren Sie Dolmetscher oder Hilfsmittel rechtzeitig. Danach folgen Programm, Einladungen, Anmeldungen, Catering und Drucksachen. Am Veranstaltungstag entscheiden ein vorbereiteter Empfang, freie barrierefreie Sitzplätze und getestete Präsentationstechnik darüber, ob der Abend reibungslos beginnt.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
Barrierefreiheitscheck des Veranstaltungsraums durchführen
2 Personen
Referenten und Experten festlegen
Programm und Zeitplan erstellen
2 Personen
Präsentationen und Informationen erstellen
3 Personen
Anmeldeformular veröffentlichen
Einladungen verschicken
2 Personen
Informationen auf der Website veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Unterstützungsbedarf erfassen
Dolmetscher und Hilfsmittel reservieren
Catering bestellen
Drucksachen anfertigen lassen
Anmeldungen bestätigen
2 Personen
Präsentationsmaterial kontrollieren
2 Personen
Besucherliste und Badges erstellen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Standortschlüssel abholen
Raum lüften
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
Barrierefreie Sitzplätze freihalten
2 Personen
Empfangstisch einrichten
2 Personen
Informationstische einrichten
3 Personen
Beamer und Laptop anschließen
2 Personen
Beschallungsanlage testen
2 Personen
Präsentation und Video testen
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Brötchen und Obst bereitstellen
2 Personen
Wegweiser aufhängen
2 Personen

Event

Empfang und Registrierung übernehmen
3 Personen
Besucher zu den Plätzen begleiten
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Eröffnung und Begrüßungsrede übernehmen
Wmo-Präsentation halten
2 Personen
Fragen aus dem Publikum sammeln
2 Personen
Informationstische besetzen
5 Personen
Getränke und Snacks auffüllen
2 Personen
Individuelle Fragen beantworten
4 Personen
Besucher verabschieden
3 Personen
Informationen und Feedback sammeln
2 Personen

Nachbereitung

Geräte ausschalten
2 Personen
Übrig gebliebenes Catering verpacken
2 Personen
Abfall sammeln und trennen
3 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
Raum reinigen
3 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Dankesnachricht versenden
Informationen digital nachsenden
Anmeldedaten sicher archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 70
TischdeckenAnz. 8
HockerAnz. 6
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
GläserAnz. 80
TellerAnz. 80
BestecksetsAnz. 80
ServierlöffelAnz. 8

Ausstattung

Laptop
Beamer
Projektionsleinwand
FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
PowerbanksAnz. 2

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 2
SchneidebretterAnz. 2
BrotmesserAnz. 2
ServierschalenAnz. 8
ServierbretterAnz. 6
KühltaschenAnz. 2

Informationen

InformationsbroschürenAnz. 120
ProgrammflyerAnz. 80
NamensaufkleberAnz. 80
StifteAnz. 40
KlemmbretterAnz. 8
NotizblöckeAnz. 40
Feedback-FormulareAnz. 80
BesucherbadgesAnz. 80
WegweiserAnz. 8
Flipchart
FlipchartblätterAnz. 30
StifteAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
WischmopsAnz. 2
EimerAnz. 2
HandfegerAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6
HandseifenspenderAnz. 4
DesinfektionsgelAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Führen Sie den Barrierefreiheitscheck nicht erst am Veranstaltungstag durch: Prüfen Sie Zugang, Sitzplätze und Wege mehrere Wochen vorher und halten Sie geeignete Plätze ausdrücklich frei.
Fragen Sie im Anmeldeformular gleichzeitig nach Ernährungswünschen und Unterstützungsbedarf. So können Sie Dolmetscher und Hilfsmittel reservieren, bevor die Anmeldefrist endet.
Testen Sie Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, Funkmikrofone und HDMI-Kabel spätestens am Vortag gemeinsam. Ein passendes Ersatzkabel und geladene Powerbanks gehören ebenfalls in die Technikbox.
Bestätigen Sie Anmeldungen einige Tage vor dem Termin und erstellen Sie danach Besucherliste und Badges. Legen Sie am Empfang zusätzlich Programmflyer und Informationsbroschüren bereit.
Planen Sie den Aufbau mit einer festen Reihenfolge: Raum lüften, Tische und Stühle stellen, barrierefreie Plätze freihalten, Empfangs- und Informationstische einrichten und erst danach die Technik anschließen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Wmo-Informationsabend organisieren?: Beginnen Sie idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort, Referenten und Barrierefreiheitscheck. Dolmetscher, Hilfsmittel und Catering sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin reserviert sein.
Was muss in das Anmeldeformular für einen Wmo-Informationsabend?: Erfassen Sie Name und Kontaktdaten sowie Ernährungswünsche und konkreten Unterstützungsbedarf. Fragen Sie außerdem, ob ein Dolmetscher oder andere Hilfsmittel benötigt werden, und setzen Sie eine Anmeldefrist etwa 7 bis 10 Tage vor dem Abend.
Wann sollte die Technik für den Informationsabend getestet werden?: Prüfen Sie Beamer, Laptop, Leinwand, Mikrofone, Lautsprecher und Kabel am Vortag mit der tatsächlichen Präsentation. Am Veranstaltungstag reicht dann ein kurzer Funktionstest von etwa 30 Minuten.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Wmo-Informationsabends?: Planen Sie für einen kleinen bis mittleren Abend mindestens 90 Minuten Aufbauzeit ein. Darin enthalten sind Raum, Sitzplätze, Empfang, Informationstische, Catering und der Test der Präsentationstechnik.

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