Organiser une soirée d'information Wmo : la checklist
Une soirée d'information Wmo demande plus qu'une salle et un programme. Il faut vérifier l'accessibilité, coordonner les intervenants, recueillir les besoins d'accompagnement et préparer un accueil fluide. Cette checklist suit l'ordre des préparatifs, des premières confirmations jusqu'au branchement du vidéoprojecteur le jour J. Elle aide aussi à ne pas oublier les détails souvent réglés trop tard : interprètes, places accessibles, badges, informations alimentaires et câbles de secours.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer la date et le lieu
Effectuer le contrôle d’accessibilité de la salle
2 personnes
Confirmer les intervenants et les experts
Établir le programme et le planning
2 personnes
Créer les présentations et les informations
3 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier les informations sur le site web
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recenser les besoins de soutien
Réserver les interprètes et les aides techniques
Commander le catering
Faire réaliser les imprimés
Confirmer les inscriptions
2 personnes
Vérifier le matériel de présentation
2 personnes
Créer la liste des participants et les badges
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les clés du lieu
Aérer la salle
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Réserver des places accessibles
2 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Installer les tables d’information
3 personnes
Brancher le projecteur et l'ordinateur portable
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Tester la présentation et la vidéo
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les sandwichs et les fruits
2 personnes
Installer les panneaux d'orientation
2 personnes
Événement
Assurer l’accueil et l’enregistrement
3 personnes
Accompagner les visiteurs à leur place
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Assurer l’ouverture et le mot de bienvenue
Assurer la présentation Wmo
2 personnes
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
Assurer la permanence aux tables d’information
5 personnes
Réapprovisionner les boissons et les encas
2 personnes
Répondre aux questions individuelles
4 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
Collecter les informations et les retours
2 personnes
Suivi
Éteindre l’équipement
2 personnes
Emballer le catering restant
2 personnes
Collecter et trier les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Renvoyer les informations par voie numérique
Archiver les inscriptions en toute sécurité
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 70
- Nappesqté 8
- Tabouretsqté 6
- Porte-manteauxqté 2
Vaisselle
- Tasses à caféqté 80
- Verresqté 80
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
- Louchesqté 8
Équipement
- Ordinateur portable
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Microphones sans filqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Câbles HDMIqté 2
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Batteries externesqté 2
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 2
- Planches à découperqté 2
- Couteaux à painqté 2
- Plateaux de serviceqté 8
- Planches de serviceqté 6
- Sacs isothermesqté 2
Informations
- Brochures d’informationqté 120
- Flyers du programmeqté 80
- Étiquettes nominativesqté 80
- Stylosqté 40
- Presse-papiersqté 8
- Blocs-notesqté 40
- Formulaires de feedbackqté 80
- Badges visiteursqté 80
- Panneaux d’orientationqté 8
- Paperboard
- Feuilles de paperboardqté 30
- Marqueursqté 12
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Serpillièresqté 2
- Seauxqté 2
- Balais à mainqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Gants de nettoyageqté 6
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
- Gel désinfectantqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par confirmer la date, la salle et les intervenants, puis contrôlez l'accessibilité sur place : entrée, sanitaires, circulation et emplacements réservés. Faites cette vérification au moins 6 semaines avant la soirée.
- Ouvrez les inscriptions dès que le programme est suffisamment stable. Demandez dans le même formulaire les besoins alimentaires, les besoins de soutien et les aides techniques ; relancez les inscrits 7 à 10 jours avant l'événement.
- Réservez les interprètes et les équipements d'assistance dès que les besoins sont connus. Une demande faite 3 à 4 semaines à l'avance laisse davantage de possibilités qu'une réservation la dernière semaine.
- Préparez les badges, la liste des participants, les brochures et les flyers du programme avant le jour J. Imprimez une petite réserve, par exemple 10 % de documents et de badges en plus que le nombre confirmé.
- Prévoyez au moins 90 minutes sur place pour récupérer les clés, aérer, installer les tables et tester l'ordinateur, le vidéoprojecteur, les microphones, les haut-parleurs et les câbles HDMI. Testez chaque présentation avant l'arrivée du public.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour une soirée d'information Wmo ?
- Envoyez les invitations 4 à 6 semaines avant la date prévue, avec le formulaire d'inscription et les informations d'accessibilité. Prévoyez une relance 7 à 10 jours avant la soirée.
- Combien de temps prévoir pour installer une soirée d'information Wmo ?
- Comptez au minimum 90 minutes pour récupérer les clés, aérer la salle, installer les tables et les chaises, aménager l'accueil et tester le matériel audiovisuel. Ajoutez 30 minutes si plusieurs espaces d'information doivent être installés.
- Quand réserver les interprètes et les aides techniques ?
- Réservez-les dès que les inscriptions font apparaître un besoin, idéalement 3 à 4 semaines avant l'événement. Confirmez leur présence et leurs horaires au plus tard 7 jours avant.
- Combien de places accessibles prévoir dans la salle ?
- Réservez les places nécessaires selon les besoins recensés dans les inscriptions, en les laissant libres jusqu'à l'arrivée du public. Faites un dernier contrôle de la circulation et des emplacements le jour J, au moins 60 minutes avant le début.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !