Boodschappenlijst voor een Wmo-informatieavond

Voor een Wmo-informatieavond heb je meer nodig dan koffie en een presentatie. Bezoekers moeten informatie kunnen meenemen, sprekers moeten goed verstaanbaar zijn en de ruimte moet toegankelijk blijven. Gebruik deze boodschappenlijst naast het draaiboek voor apparatuur, servies, catering en drukwerk. Stem aantallen af op het aantal aanmeldingen en houd extra materiaal achter de hand voor onverwachte bezoekers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Tafelkledenaantal 8
Krukkenaantal 6
Kapstokkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 80
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Opscheplepelsaantal 8

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
HDMI-kabelsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 2

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 2
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Serveerschalenaantal 8
Serveerplankenaantal 6
Koeltassenaantal 2

Informatie

Informatiefoldersaantal 120
Programmaflyersaantal 80
Naamstickersaantal 80
Pennenaantal 40
Klembordenaantal 8
Notitieblokkenaantal 40
Feedbackformulierenaantal 80
Bezoekersbadgesaantal 80
Routebordjesaantal 8
Flip-over
Flip-overvellenaantal 30
Stiftenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Handvegersaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfecterende gelaantal 4

Catering

Boodschappen
- Koffie - 4 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 1 doos
- Warme chocolademelk - 2 pakken
- Suiker - 2 pakken
- Zoetjes - 1 doosje
- Halfvolle melk - 6 liter
- Havermelk - 3 liter
- Water zonder koolzuur - 8 flessen
- Water met koolzuur - 4 flessen
- Cola - 4 flessen
- Cola Zero - 4 flessen
- Appelsap - 4 pakken
- Sinaasappelsap - 4 pakken
- Mini volkorenbroodjes - 80 stuks
- Mini witte broodjes - 60 stuks
- Jonge kaas - 2 kilogram
- Belegen kaas - 1 kilogram
- Kipfiletbeleg - 1 kilogram
- Hummus - 6 bakjes
- Roomkaas - 4 bakjes
- Halal kipfiletbeleg - 1 kilogram
- Komkommers - 6 stuks
- Tomaten - 2 kilogram
- Sla - 4 kroppen
- Appels - 60 stuks
- Bananen - 40 stuks
- Druiven - 4 kilogram
- Paprikachips - 4 zakken
- Naturelchips - 4 zakken
- Zoutarme crackers - 4 pakken
- Glutenvrije crackers - 2 pakken
- Allergenenarme koekjes - 4 pakken
- Roerstaafjes - 200 stuks
- Papieren servetten - 200 stuks
- Papieren koffiefilters - 2 pakken
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Aluminiumfolie - 1 rol
- Afvalzakken - 2 rollen
- Keukenpapier - 6 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Glasreiniger - 1 fles
- Sponsjes - 6 stuks
- Theedoeken - 8 stuks
- Handdoeken - 4 stuks
- Nitrilhandschoenen - 2 dozen

Tips

Reken per aangemelde bezoeker op één programmaflyer en minstens één informatiefolder. Laat voor een avond met 40 bezoekers bijvoorbeeld 45 flyers en 50 folders maken.
Zet voor koffie en thee ongeveer 2 kopjes per persoon klaar en neem minstens 10% extra servies mee. Voor 40 bezoekers zijn 44 koffiekopjes, glazen en borden een praktisch uitgangspunt.
Plan per presentatie een laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel en verlengsnoer. Neem minimaal één reserve-HDMI-kabel en twee extra verlengsnoeren mee; die worden vaak pas bij het aansluiten gemist.
Zorg voor één draadloze microfoon voor de spreker en een tweede als vragen uit de zaal worden verwacht. Test microfoons, luidsprekers en de presentatie minstens 60 minuten voor binnenkomst.
Houd tafels, stoelen en zitplaatsen vrij van doorgangen en reserveer toegankelijke plaatsen vóór je de rest opstelt. Zet informatiefolders op een tafel die ook vanuit een rolstoel bereikbaar is en leg badges bij de ontvangsttafel klaar.

Veelgestelde vragen

Hoeveel folders heb ik nodig voor een Wmo-informatieavond?: Reken op minimaal één informatiefolder per bezoeker en bestel 10% extra. Bij 40 aanmeldingen heb je dus minstens 44 folders nodig; 50 geeft ruimte voor onverwachte bezoekers en meerdere onderwerpen.
Hoeveel koffie en thee moet ik inkopen voor een informatieavond?: Ga uit van ongeveer 2 warme dranken per persoon voor een avondprogramma. Voor 40 bezoekers betekent dat circa 80 kopjes, plus 10% reserve; controleer ook of je genoeg koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen hebt.
Welke apparatuur heb ik nodig voor een Wmo-informatieavond?: Leg per presentatie een laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, verlengsnoer en stekkerdoos klaar. Voeg draadloze microfoons en luidsprekers toe zodra de ruimte groter is of vragen uit de zaal worden verwacht, en test alles minimaal 60 minuten vooraf.
Wanneer moet ik drukwerk en catering regelen?: Bestel drukwerk uiterlijk 7 dagen vóór de avond, zodat correcties en levering nog mogelijk zijn. Bevestig catering en dieetwensen uiterlijk 3 werkdagen vooraf en bestel daarna op basis van het actuele aantal aanmeldingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.