Que faut-il prévoir pour une soirée d’information Wmo ?

Pour une soirée d’information Wmo, prévoyez à la fois l’accueil des participants, les supports d’information et un dispositif technique fiable. La liste comprend le mobilier, la vaisselle, le café, le matériel de présentation et les documents à distribuer. Comptez les quantités à partir du nombre d’inscrits, en ajoutant une marge pour les intervenants et les visiteurs de dernière minute. Les besoins d’accessibilité doivent être vérifiés avant toute commande.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Nappesqté 8
Tabouretsqté 6
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 80
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Louchesqté 8

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Câbles HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 2

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 2
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Plateaux de serviceqté 8
Planches de serviceqté 6
Sacs isothermesqté 2

Informations

Brochures d’informationqté 120
Flyers du programmeqté 80
Étiquettes nominativesqté 80
Stylosqté 40
Presse-papiersqté 8
Blocs-notesqté 40
Formulaires de feedbackqté 80
Badges visiteursqté 80
Panneaux d’orientationqté 8
Paperboard
Feuilles de paperboardqté 30
Marqueursqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 6
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Balais à mainqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Gel désinfectantqté 4

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Chocolat chaud - 2 paquets
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 6 litres
- Lait d'avoine - 3 litres
- Eau sans gaz - 8 bouteilles
- Eau gazeuse - 4 bouteilles
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Petits pains complets mini - 80 pièces
- Mini petits pains blancs - 60 pièces
- Fromage jeune - 2 kilogrammes
- Fromage affiné - 1 kilogramme
- Tranches de filet de poulet - 1 kilogramme
- Houmous - 6 barquettes
- Fromage frais - 4 pots
- Garniture de blanc de poulet halal - 1 kilogramme
- Concombres - 6 pièces
- Tomates - 2 kilogrammes
- Laitue - 4 pièces
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Raisins - 4 kilogrammes
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Crackers pauvres en sel - 4 paquets
- Crackers sans gluten - 2 paquets
- Biscuits à faible teneur en allergènes - 4 paquets
- Bâtonnets mélangeurs - 200 pièces
- Serviettes en papier - 200 pièces
- Filtres à café en papier - 2 paquets
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 1 rouleau
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Éponges - 6 pièces
- Torchons - 8 pièces
- Serviettes - 4 pièces
- Gants en nitrile - 2 boîtes

Conseils

Prévoyez une chaise pour chaque participant inscrit, plus 5 à 10 % de places supplémentaires pour les arrivées sans inscription. Réservez clairement les places accessibles près d’un passage dégagé.
Pour le café et les boissons chaudes, comptez 2 tasses par personne pour une soirée courte et ajoutez environ 10 % de marge. Vérifiez aussi que les thermos, machines à café et bouilloires sont disponibles sur place.
Préparez les badges et la liste des participants au moins 24 heures avant l’accueil. Imprimez 5 à 10 badges vierges pour corriger les inscriptions ou accueillir des personnes ajoutées au dernier moment.
Testez le vidéoprojecteur, l’ordinateur portable, les câbles HDMI, les rallonges et les multiprises au moins 2 heures avant le début. Gardez une batterie externe et un câble de rechange à la table d’accueil.
Commandez les brochures d’information et les flyers du programme après la clôture des inscriptions, avec 10 à 15 % d’exemplaires en plus. Placez une partie des documents sur les tables d’information et gardez le reste à l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il prévoir pour une soirée d’information Wmo ?: Prévoyez une chaise par participant confirmé, puis ajoutez 5 à 10 % de marge. Pour 40 inscrits, installez donc 42 à 44 chaises, en réservant les places accessibles à l’avance.
Combien de brochures faut-il imprimer pour une réunion Wmo ?: Imprimez un exemplaire par participant inscrit et ajoutez 10 à 15 % de marge. Pour 40 personnes, prévoyez environ 44 à 46 brochures, selon le nombre d’intervenants et de tables d’information.
Quand faut-il tester le projecteur et les microphones ?: Faites un premier test la veille si possible, puis un contrôle complet au moins 2 heures avant l’accueil. Vérifiez l’image, le son, les câbles, les rallonges et les multiprises dans la salle elle-même.
Combien de temps avant faut-il préparer la table d’accueil ?: Installez la table d’accueil 45 à 60 minutes avant le début de la soirée. Les badges, la liste des participants, les programmes et les brochures doivent être prêts avant l’arrivée du premier visiteur.

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