Wintertocht organiseren: checklist en planning

Een wintertocht vraagt meer voorbereiding dan alleen een mooie route uitzetten. Je regelt vooraf de start- en rustlocatie, controleert risico’s onderweg en zorgt dat deelnemers en vrijwilligers weten wat ze moeten doen. Plan ook materiaal voor kou, pech en stroomvoorziening, zoals acculampen, thermoskannen en reserve binnenbanden. Met deze checklist zie je wat je wanneer voorbereidt en welke zaken vaak pas te laat worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
2 personen
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Startlocatie reserveren
Rustlocatie reserveren
Route volledig voorrijden
2 personen
Route op risico's controleren
2 personen
Alternatieve route vastleggen
2 personen
Start- en finishindeling maken
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
Routebestand delen
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
Weersverwachting controleren
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Fietsen en aanhanger controleren
2 personen
Routeborden voorbereiden
2 personen
Startnummers voorbereiden
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Vrijwilligersbriefing versturen
Batterijen opladen
Kleding en hesjes klaarleggen
2 personen
Dranken koelen
2 personen

Event

Deelnemers aanmelden
4 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Fietsverlichting controleren
3 personen
Veiligheidsinstructies geven
2 personen
Routebordjes uitzetten
4 personen
Rustpunt opbouwen
3 personen
Start- en finishboog opbouwen
3 personen
Verlichting langs terrein plaatsen
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Startzone bemannen
3 personen
Deelnemers laten starten
3 personen
Routepost bemannen
4 personen
Rustpunt bemannen
3 personen
Warme drank serveren
3 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Fietspech registreren
2 personen
Pechhulp uitvoeren
2 personen
Verkeerssituatie monitoren
2 personen
Finishers afvinken
3 personen
Finisherstempel uitdelen
2 personen
Laatste deelnemers begeleiden
2 personen
Routebordjes ophalen
4 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
Finishcatering afronden
2 personen
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

Materialen verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen afbouwen
3 personen
Afval inzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Route op achtergebleven materiaal controleren
2 personen
Materialen drogen en tellen
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Fietsen en gereedschap reinigen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Restanten voedsel opslaan
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Deelnemersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 30
Statafelsaantal 4
Tafelkleedhoezenaantal 8
Fietsrekkenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 100
Soepkommenaantal 80
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Soepketelsaantal 2
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12

Apparatuur

Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Mobiele opladersaantal 4
Portofoonsaantal 8
Fietspompaantal 3
Bandenlichtersaantal 6
Multitoolsaantal 4
Reserve binnenbandenaantal 20
Acculampenaantal 12
Powerbanksaantal 6

Sportmateriaal

Pionnenaantal 20
Routebordjesaantal 60
Pijlenstickersaantal 150
Startnummersaantal 120
Reflecterende hesjesaantal 20
Fietsvlaggenaantal 8
Spanbandenaantal 12
EHBO-koffersaantal 3
Reddingsdekensaantal 20
Start- en finishboog

Decoratie

Wintervlaggenaantal 20
Tafeldecoratieaantal 12

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 10
Batterijlantaarnsaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 4
Afwasbakkenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Rijd de volledige route uiterlijk twee weken vooraf en nogmaals kort voor de tocht bij veranderend weer. Noteer gevaarlijke oversteekplaatsen, gladde stukken en een alternatieve route.
Reserveer de startlocatie en rustlocatie voordat je uitnodigingen verstuurt. Controleer meteen of er stroom, beschutting, tafels en voldoende ruimte voor fietsrekken beschikbaar zijn.
Verzamel dieetwensen uiterlijk zeven dagen vooraf en verwerk ze in de boodschappen. Voor een koude tocht zijn warme soep, koffie en thee bij de rustlocatie praktischer dan alleen koude consumpties.
Maak het vrijwilligersrooster minimaal vijf dagen vooraf en stuur de briefing tegelijk met het routebestand. Geef per post een aankomsttijd, telefoonnummer en duidelijke taakverdeling.
Controleer materiaal en fietsen in de laatste week: test verlichting, portofoons, verlengsnoeren en powerbanks en neem fietspomp, bandenlichters, multitools en reserve binnenbanden mee.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een wintertocht organiseren?: Leg datum, route en locaties bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Controleer vergunningen en verzekering direct daarna, zodat je nog tijd hebt om de route of opzet aan te passen.
Wanneer moet ik de route van een wintertocht voorrijden?: Rijd de route minimaal twee keer voor: ongeveer twee weken vooraf en in de laatste week. Controleer na harde wind, vorst of sneeuw opnieuw op omgevallen takken, gladheid en bereikbaarheid.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een wintertocht?: Reken naast de organisatie op minimaal één vrijwilliger per bemande post en minstens twee mensen voor start en finish. Plan daarnaast één reservevrijwilliger voor uitval op de dag zelf.
Wanneer stuur ik deelnemersinformatie voor een wintertocht?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 7 dagen vooraf. Vermeld starttijd, routebestand, kledingadvies, rustlocatie, verwachte eindtijd en een telefoonnummer voor problemen onderweg.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.