Checklist pour organiser une randonnée hivernale

Une randonnée hivernale demande plus qu’un itinéraire et quelques bénévoles. Il faut sécuriser le parcours, prévoir un départ fluide, organiser un point de repos chaud et préparer une solution si la météo ou l’état des chemins change. Cette checklist vous guide dans l’ordre : réservations et autorisations, reconnaissance du trajet, inscriptions, briefing, courses et vérifications finales. Vous saurez aussi quoi contrôler la veille et ce qui manque souvent le matin du départ.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Réserver le lieu de départ
Réserver le lieu de repos
Parcourir tout l’itinéraire en voiture
2 personnes
Contrôler les risques sur le parcours
2 personnes
Fixer un itinéraire alternatif
2 personnes
Créer l’organisation du départ et de l’arrivée
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
Partager le fichier d'itinéraire
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Vérifier le stock de matériel
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Vérifier les vélos et la remorque
2 personnes
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Envoyer le briefing des bénévoles
Recharger les batteries
Préparer les vêtements et les gilets
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes

Événement

Inscrire les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Vérifier l’éclairage des vélos
3 personnes
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
4 personnes
Monter l’espace de repos
3 personnes
Monter l’arche de départ et d’arrivée
3 personnes
Installer l’éclairage le long du site
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Encadrer la zone de départ
3 personnes
Faire démarrer les participants
3 personnes
Tenir le poste de route
4 personnes
Tenir le point de repos
3 personnes
Servir des boissons chaudes
3 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Enregistrer les pannes de vélo
2 personnes
Effectuer le dépannage
2 personnes
Surveiller la circulation
2 personnes
Cocher les arrivants
3 personnes
Distribuer le tampon de finisher
2 personnes
Accompagner les derniers participants
2 personnes
Récupérer les panneaux d’itinéraire
4 personnes
Rassembler les objets perdus
2 personnes
Finaliser la restauration de l’arrivée
2 personnes
Faire le check-out des participants
2 personnes

Suivi

Rassembler le matériel
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
3 personnes
Collecter les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Vérifier le parcours pour le matériel restant
2 personnes
Sécher et compter le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Nettoyer les vélos et les outils
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Stocker les restes alimentaires
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 30
Tables hautesqté 4
Housses de nappesqté 8
Porte-vélosqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 100
Bol à soupeqté 80
Couvertsqté 100
Louchesqté 6

Cuisine

Thermosqté 8
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Marmites à soupeqté 2
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Chargeurs mobilesqté 4
Talkies-walkiesqté 8
Pompe à véloqté 3
Démonte-pneusqté 6
Outils multifonctionsqté 4
Chambres à air de rechangeqté 20
Lampes sur batterieqté 12
Batteries externesqté 6

Matériel de sport

Cônesqté 20
Panneaux d’orientationqté 60
Autocollants flèchesqté 150
Numéros de départqté 120
Gilets réfléchissantsqté 20
Drapeaux de véloqté 8
Sangles d'arrimageqté 12
Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures de survieqté 20
Arche de départ et d’arrivée

Décoration

Drapeaux d’hiverqté 20
Décoration de tableqté 12

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Lampes LEDqté 10
Lampes à pilesqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 4
Bacs à vaisselleqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Gants de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Faites une reconnaissance complète du parcours en voiture au moins 7 jours avant : contrôlez les passages dangereux, les zones glissantes et l’accès des secours, puis gardez un itinéraire alternatif.
Fixez les rôles des bénévoles 3 à 5 jours avant le départ. Prévoyez des personnes pour l’accueil, les inscriptions, les directions, le point de repos et l’arrivée, avec un briefing écrit envoyé la veille.
Contrôlez les prévisions météo à J-3 puis à J-1. En cas de neige, de verglas ou de vent fort, vérifiez que l’itinéraire alternatif, les horaires et les informations aux participants sont prêts à être utilisés.
Préparez un point de repos réellement opérationnel : tentes, tables, vaisselle, thermos, machines à café, bouilloires et marmites à soupe doivent être installés avec des rallonges et multiprises adaptées.
Ne laissez pas l’assistance vélo au dernier moment. Testez la pompe, les démonte-pneus, les outils multifonctions et les chambres à air de rechange avant le départ, et chargez les talkies-walkies et batteries externes.

Questions fréquentes

Quand faut-il commencer à organiser une randonnée hivernale ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les autorisations, l’assurance, les lieux de départ et de repos, ainsi que le recrutement des bénévoles peuvent demander plusieurs semaines.
Que faut-il vérifier la veille d’une randonnée hivernale ?: Vérifiez la météo, les inscriptions, les besoins alimentaires, le stock de matériel et la liste des courses. Imprimez aussi la liste des participants, préparez les panneaux et envoyez le briefing final aux bénévoles.
Combien de temps avant faut-il reconnaître l’itinéraire ?: Parcourez tout l’itinéraire au moins 7 jours avant l’événement, puis contrôlez à nouveau les conditions 24 à 48 heures avant. Cette seconde vérification permet d’adapter le parcours en cas de neige, de verglas ou de travaux.
Quel matériel prévoir pour une randonnée à vélo en hiver ?: Prévoyez notamment une pompe à vélo, des démonte-pneus, des outils multifonctions et des chambres à air de rechange. Ajoutez des lampes sur batterie et des batteries externes si le départ, l’arrivée ou certaines zones se déroulent dans l’obscurité.

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