LizztLIZZT
esLanguage — Español

Checklist para organizar una ruta de invierno

Una ruta de invierno necesita más coordinación que una salida normal: el frío, la luz y los cambios de tiempo afectan al recorrido y a la llegada. Esta checklist reúne el orden práctico para fijar la ruta, gestionar permisos e inscripciones, preparar voluntarios y tener listo el material. Revisa el recorrido completo con antelación y deja preparada una alternativa antes de abrir las inscripciones. Los últimos días deben centrarse en el pronóstico, las bicicletas, las señales y la información que recibirá cada participante.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

  • Fijar fecha y ruta

    2 personas

  • Comprobar permisos

  • Comprobar el seguro

  • Reservar la ubicación de salida

  • Reservar sala de descanso

  • Recorrer toda la ruta con antelación

    2 personas

  • Comprobar la ruta por riesgos

    2 personas

  • Fijar una ruta alternativa

    2 personas

  • Preparar la distribución de salida y meta

    2 personas

  • Reclutar voluntarios

    2 personas

  • Enviar invitaciones

    2 personas

  • Gestionar inscripciones

    2 personas

  • Recoger preferencias dietéticas

  • Crear el horario de voluntarios

    2 personas

  • Compartir el archivo de ruta

  • Enviar información a los participantes

    2 personas

  • Comprobar el pronóstico del tiempo

  • Comprobar el inventario de material

    2 personas

  • Comprobar la lista de la compra

  • Hacer la compra

    2 personas

  • Comprobar las bicicletas y el remolque

    2 personas

  • Preparar señales de ruta

    2 personas

  • Preparar los dorsales

    2 personas

  • Imprimir la lista de participantes

  • Enviar la información para voluntarios

  • Cargar las baterías

  • Preparar la ropa y los chalecos

    2 personas

  • Enfriar bebidas

    2 personas

Evento

  • Inscribir participantes

    4 personas

  • Repartir dorsales

    2 personas

  • Comprobar la iluminación de las bicicletas

    3 personas

  • Dar instrucciones de seguridad

    2 personas

  • Colocar señales de ruta

    4 personas

  • Montar zona de descanso

    3 personas

  • Montar el arco de salida y meta

    3 personas

  • Colocar iluminación a lo largo del recinto

    3 personas

  • Montar la mesa de registro

    2 personas

  • Preparar café y té

    2 personas

  • Preparar aperitivos

    3 personas

  • Atender la zona de salida

    3 personas

  • Hacer comenzar a los participantes

    3 personas

  • Atender el puesto de ruta

    4 personas

  • Atender el punto de descanso

    3 personas

  • Servir bebida caliente

    3 personas

  • Servir aperitivos

    2 personas

  • Rellenar las bebidas

    2 personas

  • Registrar averías de la bicicleta

    2 personas

  • Prestar asistencia en caso de avería

    2 personas

  • Supervisar la situación del tráfico

    2 personas

  • Marcar a los finishers

    3 personas

  • Entregar el sello de finisher

    2 personas

  • Guiar a los últimos participantes

    2 personas

  • Recoger los carteles de ruta

    4 personas

  • Recoger objetos perdidos

    2 personas

  • Cerrar el catering del final

    2 personas

  • Hacer el check-out de participantes

    2 personas

Seguimiento

  • Reunir los materiales

    4 personas

  • Desmontar mesas y sillas

    3 personas

  • Recoger la basura

    3 personas

  • Lavar la vajilla

    2 personas

  • Limpiar el lugar

    4 personas

  • Comprobar la ruta en el material sobrante

    2 personas

  • Secar y contar los materiales

    2 personas

  • Devolver el material alquilado

    2 personas

  • Limpiar bicicletas y herramientas

    2 personas

  • Registrar objetos perdidos

  • Guardar los restos de comida

    2 personas

  • Llevar la basura al punto de recogida

    2 personas

  • Enviar agradecimiento a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

  • Carpas de fiestacant. 2
  • Mesas plegablescant. 8
  • Sillas plegablescant. 30
  • Mesas altascant. 4
  • Fundas para mantelescant. 8
  • Portabicicletascant. 12

Vajilla

  • Vasos reutilizablescant. 150
  • Tazas de cafécant. 100
  • Platoscant. 100
  • Tazones para sopacant. 80
  • Cubiertoscant. 100
  • Cucharonescant. 6

Cocina

  • Termoscant. 8
  • Máquinas de cafécant. 2
  • Teterascant. 2
  • Ollas para sopacant. 2
  • Neveras portátilescant. 6
  • Tablas de cortarcant. 4
  • Cuchillos de chefcant. 4
  • Bandejas de servircant. 12

Equipo

  • Cables alargadorescant. 6
  • Regletascant. 6
  • Cargadores móvilescant. 4
  • Walkie-talkiescant. 8
  • Bomba de bicicletacant. 3
  • Desmontadores de neumáticoscant. 6
  • Multiherramientascant. 4
  • Cámaras de aire de repuestocant. 20
  • Lámparas con bateríacant. 12
  • Baterías externascant. 6

Material deportivo

  • Conoscant. 20
  • Carteles de rutacant. 60
  • Pegatinas de flechascant. 150
  • Dorsalescant. 120
  • Chalecos reflectantescant. 20
  • Banderas para bicicletascant. 8
  • Correas de amarrecant. 12
  • Botiquines de primeros auxilioscant. 3
  • Mantas térmicascant. 20
  • Arco de salida y meta

Decoración

  • Banderas de inviernocant. 20
  • Decoración de mesacant. 12

Iluminación

  • Guirnaldas de luces LEDcant. 8
  • Lámparas LEDcant. 10
  • Linternas a pilascant. 12

Limpieza

  • Papeleracant. 8
  • Cuboscant. 4
  • Fregaderoscant. 4
  • Sets de escobacant. 3
  • Fregonascant. 3
  • Guantes de limpiezacant. 12

Catering

  • Compras

Consejos

  • Recorre toda la ruta al menos una vez antes de confirmar el trazado y comprueba de nuevo los puntos de riesgo después de lluvias, heladas o viento. Ten definida una ruta alternativa antes de enviar la información a los participantes.
  • Cierra permisos, seguro y reservas de la salida y de la sala de descanso antes de abrir las inscripciones. Si falta una autorización, todavía puedes cambiar el recorrido sin tener que avisar a todo el grupo.
  • Prepara el horario de voluntarios y comparte el archivo de ruta con varios días de margen. Envía a cada voluntario su información, punto de encuentro y función como mínimo 48 horas antes.
  • Haz el inventario y la compra después de confirmar el número de inscritos y sus preferencias dietéticas. Para la zona de descanso, cuenta las tazas, vasos, platos, cuencos y cubiertos por persona y añade un pequeño margen de reposición.
  • Comprueba bicicletas y remolque, bomba, desmontadores, multiherramientas y cámaras de repuesto antes del día de la ruta. Carga también walkie-talkies, lámparas con batería y baterías externas la víspera, no la misma mañana.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una ruta de invierno?
Empieza al menos 4 semanas antes para fijar fecha y recorrido, comprobar permisos y seguro, reservar la salida y la sala de descanso y reclutar voluntarios. Deja la última semana para inscripciones, compras, señales y revisión del pronóstico.
¿Cuándo hay que comprobar el recorrido de una ruta de invierno?
Haz un recorrido completo entre 2 y 4 semanas antes y vuelve a revisar los puntos de riesgo entre 48 y 24 horas antes. Si el tiempo cambia, comprueba también la ruta alternativa antes de comunicar las instrucciones finales.
¿Cuándo se debe enviar la información a los participantes?
Envía la ruta, el horario, la salida, la meta y las indicaciones prácticas al menos 5 días antes. Manda cualquier cambio por el tiempo o por la ruta alternativa tan pronto como esté confirmado, idealmente 24 horas antes.
¿Qué hay que preparar el día anterior a una ruta de invierno?
El día anterior, revisa el inventario, completa la compra, carga baterías y lámparas, prepara dorsales y señales e imprime la lista de participantes. También conviene confirmar el horario de voluntarios y revisar el pronóstico por última vez.

Planes parecidos a este

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.

Organiza este evento gratis con Lizzt

¡Organiza gratis e invita a tus contactos!