Winterkamp organiseren: checklist en planning

Een winterkamp vraagt meer voorbereiding dan een gewoon uitstapje: je regelt niet alleen vervoer en activiteiten, maar ook slaapplaatsen, warme maaltijden en noodinformatie. Begin met datum, locatie en programma en werk daarna naar de deelnemers toe. Verzamel dieetwensen, toestemmingsformulieren en noodcontacten ruim vóór vertrek. In de laatste dagen controleer je de reservering, het weer, de route, de boodschappen en alle slaapmaterialen. Zo blijft er op de vertrekdag tijd over voor bagage, uitleg en een veilige start.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Contactgegevens controleren
2 personen
Toestemmingsformulieren verzamelen
2 personen
Noodcontacten bundelen
2 personen
Reservering bevestigen
Vervoer reserveren
Begeleiders indelen
2 personen
Kamers en slaapplaatsen indelen
2 personen
Activiteiten voorbereiden
3 personen
Route en weerbericht controleren
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare voorraad inpakken
2 personen
Koelproducten ophalen
2 personen
Spelmateriaal verzamelen
2 personen
EHBO-set controleren
Communicatiemiddelen opladen
Bagage labelen
2 personen
Ruimtes ventileren
2 personen
Slaapplaatsen klaarmaken
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Keuken inrichten
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Activiteitenstations klaarzetten
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Lunch voorbereiden
3 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen

Event

Aanwezigheid registreren
2 personen
Bagage naar kamers brengen
4 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Huisregels en programma uitleggen
2 personen
Groepsindeling bekendmaken
2 personen
Winterspel begeleiden
6 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Avondmaaltijd bereiden
4 personen
Avondmaaltijd serveren
4 personen
Servies afruimen
3 personen
Avondactiviteit begeleiden
5 personen
Warme chocolademelk serveren
2 personen
Bedtijdronde uitvoeren
4 personen
Ontbijt voorbereiden
4 personen
Ontbijt serveren
4 personen
Ochtendprogramma begeleiden
5 personen
Lunchpakket klaarmaken
3 personen
Buitenactiviteit begeleiden
6 personen
Natte kleding laten drogen
2 personen
Diner bereiden
4 personen
Diner serveren
4 personen
Kampvuuravond begeleiden
5 personen
Slaapruimtes controleren
3 personen
Laatste ontbijt verzorgen
4 personen
Bagage verzamelen
4 personen
Afsluitend spel begeleiden
5 personen
Vertrek registreren
2 personen

Nazorg

Slaapkamers opruimen
4 personen
Keuken schoonmaken
4 personen
Sanitair schoonmaken
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Ruimtes schoon opleveren
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Materialen drogen en opbergen
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voedsel opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Ouders informeren over voorwerpen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Kapstokkenaantal 6
Opbergkrattenaantal 12

Slaapmateriaal

Slaapmattenaantal 36
Slaapzakkenaantal 36
Kussensaantal 36
Dekensaantal 12

Servies

Bordenaantal 40
Kommenaantal 40
Mokkenaantal 40
Drinkglazenaantal 40
Besteksetsaantal 40

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Pannenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4

Apparatuur

Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Draagbare speakersaantal 2

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 8
Zaklampenaantal 12

Decoratie

Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 8

Sportmateriaal

Voetballenaantal 3
frisbeesaantal 3
Pionnenaantal 24
Touwtrektouwenaantal 2
Spelkaartenaantal 6
Gezelschapsspellenaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reflectiehesjesaantal 12
Fluitjesaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Afwasborstelsaantal 4
Handvegers en blikkenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de basis minstens 6 weken vooraf: leg datum en locatie vast, reserveer vervoer en maak een eerste programma voordat je uitnodigingen verstuurt.
Sluit de deelnemersadministratie uiterlijk 2 weken voor vertrek af. Controleer contactgegevens en verzamel dan ook dieetwensen, toestemmingsformulieren en noodcontacten.
Maak de kamerindeling minimaal 7 dagen vooraf. Tel per deelnemer een slaapmat, slaapzak, kussen en deken en label bagage voordat die naar de locatie gaat.
Controleer route en weerbericht 48 uur voor vertrek en nogmaals op de ochtend zelf. Pas buitenactiviteiten aan als kou, neerslag of gladheid dat nodig maakt.
Doe houdbare boodschappen en verzamel spelmateriaal 2 tot 3 dagen vooraf; haal koelproducten zo laat mogelijk op en laad communicatiemiddelen, speakers en zaklampen volledig op.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een winterkamp organiseren?: Leg datum, locatie en vervoer bij voorkeur 6 weken vooraf vast. Rond deelnemersgegevens, toestemmingen en noodcontacten uiterlijk 2 weken voor vertrek af.
Wat moet ik meenemen naar een winterkamp?: Reken per deelnemer op een slaapmat, slaapzak, kussen en deken. Neem daarnaast servies, keukenmateriaal, koelboxen, EHBO-materiaal, zaklampen en passend spelmateriaal mee.
Wanneer maak ik de kamerindeling voor een winterkamp?: Maak de indeling minstens 7 dagen vooraf, zodra de aanmeldingen en eventuele bijzonderheden bekend zijn. Controleer de slaapplaatsen bij aankomst opnieuw voordat deelnemers hun bagage uitpakken.
Wanneer controleer ik het weer voor een winterkamp?: Controleer het weer en de route 48 uur voor vertrek en nogmaals op de vertrekdag. Gebruik die laatste controle om activiteiten, kledingadvies en vervoer waar nodig aan te passen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.