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Wintercamp organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Wintercamp braucht mehr Vorbereitung als eine einzelne Übernachtung: Unterkunft, Transport, Schlafplätze, Betreuung und Programm müssen zusammenpassen. Beginne sechs bis acht Wochen vorher mit Termin, Ort und Anmeldung. Danach klärst du Ernährungswünsche, Notfallkontakte, Einverständniserklärungen und die Zimmeraufteilung. In den letzten sieben Tagen prüfst du Wetter und Route, bestätigst Reservierungen, kaufst haltbare Vorräte ein und bereitest Gepäck, Erste-Hilfe-Set und Kommunikationsmittel vor.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Kontaktdaten prüfen

    2 Personen

  • Einverständniserklärungen einsammeln

    2 Personen

  • Notfallkontakte bündeln

    2 Personen

  • Reservierung bestätigen

  • Transport reservieren

  • Betreuer einteilen

    2 Personen

  • Zimmer und Schlafplätze einteilen

    2 Personen

  • Aktivitäten vorbereiten

    3 Personen

  • Route und Wetterbericht prüfen

  • Teilnehmerinformationen versenden

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Haltbare Vorräte einpacken

    2 Personen

  • Kühlprodukte abholen

    2 Personen

  • Spielmaterial sammeln

    2 Personen

  • Erste-Hilfe-Set prüfen

  • Kommunikationsmittel aufladen

  • Gepäck kennzeichnen

    2 Personen

  • Räume lüften

    2 Personen

  • Schlafplätze vorbereiten

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Küche einrichten

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Aktivitätsstationen aufbauen

    4 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Mittagessen vorbereiten

    3 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

Event

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Gepäck in die Zimmer bringen

    4 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    2 Personen

  • Hausregeln und Programm erklären

    2 Personen

  • Gruppeneinteilung bekanntgeben

    2 Personen

  • Winterspiel betreuen

    6 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Abendessen zubereiten

    4 Personen

  • Abendessen servieren

    4 Personen

  • Geschirr abräumen

    3 Personen

  • Abendprogramm betreuen

    5 Personen

  • Heiße Schokolade servieren

    2 Personen

  • Bettrunde durchführen

    4 Personen

  • Frühstück vorbereiten

    4 Personen

  • Frühstück servieren

    4 Personen

  • Morgenprogramm betreuen

    5 Personen

  • Lunchpaket vorbereiten

    3 Personen

  • Outdoor-Aktivität begleiten

    6 Personen

  • Nasse Kleidung trocknen lassen

    2 Personen

  • Abendessen zubereiten

    4 Personen

  • Abendessen servieren

    4 Personen

  • Lagerfeuerabend begleiten

    5 Personen

  • Schlafräume kontrollieren

    3 Personen

  • Letztes Frühstück ausrichten

    4 Personen

  • Gepäck sammeln

    4 Personen

  • Abschlussspiel anleiten

    5 Personen

  • Abreise registrieren

    2 Personen

Nachbereitung

  • Schlafzimmer aufräumen

    4 Personen

  • Küche reinigen

    4 Personen

  • Sanitäranlagen reinigen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Räume sauber übergeben

    4 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Materialien trocknen und verstauen

    3 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verstauen

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Eltern über Fundgegenstände informieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 40
  • KleiderständerAnz. 6
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12

Schlafmaterial

  • SchlafmattenAnz. 36
  • SchlafsäckeAnz. 36
  • KissenAnz. 36
  • DeckenAnz. 12

Geschirr

  • TellerAnz. 40
  • SchalenAnz. 40
  • TassenAnz. 40
  • TrinkgläserAnz. 40
  • BestecksetsAnz. 40

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • Koch- und BrotmesserAnz. 6
  • ServierlöffelAnz. 6
  • PfannenAnz. 4
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 4

Ausstattung

  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Tragbare LautsprecherAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-LaternenAnz. 8
  • TaschenlampenAnz. 12

Dekoration

  • GirlandenAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 8

Sportmaterial

  • FußbälleAnz. 3
  • FrisbeesAnz. 3
  • KegelAnz. 24
  • TauziehseileAnz. 2
  • SpielkartenAnz. 6
  • GesellschaftsspieleAnz. 8

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • WarnwestenAnz. 12
  • PfeifenAnz. 6

Reinigung

  • EimerAnz. 4
  • PutzlappenAnz. 20
  • SpülbürstenAnz. 4
  • Handfeger und KehrschaufelnAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Termin und Ort mindestens sechs bis acht Wochen vorher fest. So bleibt genug Zeit, Einladungen zu verschicken, Anmeldungen zu bearbeiten und Transport sowie Unterkunft zu bestätigen.
  • Schließe die Teilnehmerdaten spätestens zehn Tage vor der Abfahrt ab. Erfasse Ernährungswünsche, prüfe Kontaktdaten und bündele Einverständniserklärungen und Notfallkontakte in einer zugänglichen Übersicht.
  • Teile Betreuung, Zimmer und Schlafplätze spätestens eine Woche vorher ein. Plane Schlafmatten, Schlafsäcke, Kissen und Decken pro Person und kennzeichne das Gepäck, damit beim Ankommen nichts gesucht werden muss.
  • Prüfe Route und Wetterbericht 48 Stunden vor dem Start und noch einmal am Abfahrtstag. Passe Aktivitäten und Kleidung an und lade Kommunikationsmittel, tragbare Lautsprecher, Taschenlampen und LED-Laternen vollständig auf.
  • Erledige den Einkauf in zwei Schritten: Haltbares kannst du einige Tage vorher einpacken, Kühlprodukte holst du am Vortag oder am Abfahrtstag. Kontrolliere außerdem Geschirr, Küchenutensilien, Verlängerungskabel und das Erste-Hilfe-Set anhand der Materialliste.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Wintercamp organisieren?
Starte sechs bis acht Wochen vor dem Termin mit Datum, Ort und Programm. Spätestens zehn Tage vorher sollten Anmeldungen, Ernährungswünsche, Kontaktdaten und Einverständniserklärungen abgeschlossen sein.
Wann soll ich die Teilnehmerinformationen für das Wintercamp verschicken?
Verschicke die vollständigen Informationen etwa sieben Tage vor der Abfahrt. Sie sollten Treffpunkt, Abfahrtszeit, Route, Gepäckhinweise, Schlafsituation und einen Kontakt für Rückfragen enthalten.
Wann kaufe ich für ein Wintercamp ein?
Kaufe haltbare Vorräte drei bis fünf Tage vorher und prüfe die Einkaufsliste noch einmal. Kühlprodukte solltest du am Vortag oder am Abfahrtstag abholen, damit sie frisch bleiben.
Was muss ich am Tag vor dem Wintercamp prüfen?
Bestätige Reservierungen, kontrolliere Wetter und Route und teile die letzten Aufgaben zu. Packe haltbare Lebensmittel, Spielmaterial und gekennzeichnetes Gepäck ein und prüfe Erste-Hilfe-Set, Schlafmaterial sowie geladene Kommunikationsmittel.

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