Zo organiseer je een winterbruiloft

Begin een winterbruiloft niet met decoratie, maar met de onderdelen die op een korte dag en bij slecht weer snel knellen. Leg eerst de trouwambtenaar, fotograaf, muziek, catering en het vervoer vast. Verwerk daarna de aanmeldingen en dieetwensen, zodat het menu en de tafelschikking op tijd definitief worden. In de laatste weken draait het om bevestigingen, drukwerk, warme ontvangst en een draaiboek dat iedereen kan volgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2 personen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Trouwambtenaar bevestigen
5
Fotograaf bevestigen
6
Muziekleverancier bevestigen
7
Catering reserveren
8
Vervoer voor gasten regelen
9
Menu definitief maken
2 personen
10
Tafelschikking maken
2 personen
11
Zitplaatsen met locatie delen
12
Draaiboek afdrukken
13
Leveringen bevestigen
14
Boodschappenlijst controleren
2 personen
15
Bruidstaart ophalen bevestigen
16
Bloemen bestellen
17
Naamkaartjes maken
2 personen
18
Menukaarten maken
2 personen
19
Ceremonieprogramma maken
20
Cadeautafel voorbereiden
21
Noodcontacten verzamelen
22
Weersverwachting controleren
23
Locatiesleutels ophalen
24
Boodschappen doen
3 personen
25
Dranken koelen
2 personen
26
Hapjes voorbereiden
3 personen
27
Dessertportioneren
2 personen
28
Servies controleren
2 personen
29
Verwarming controleren
2 personen
30
Buitenpad strooien
2 personen
31
Locatie openen
2 personen
32
Ruimtes ventileren
2 personen
33
Tafels opstellen
4 personen
34
Stoelen plaatsen
4 personen
35
Ceremoniestoelen plaatsen
3 personen
36
Tafels aankleden
3 personen
37
Servies neerzetten
3 personen
38
Bestek neerleggen
2 personen
39
Glazen klaarzetten
2 personen
40
Versiering ophangen
3 personen
41
Bloemstukken plaatsen
2 personen
42
Verlichting ophangen
3 personen
43
Muziek aansluiten
2 personen
44
Microfoons testen
2 personen
45
Buffet opbouwen
4 personen
46
Drankenstation inrichten
2 personen
47
Koffiehoek inrichten
2 personen
48
Cadeautafel inrichten
49
Garderobe inrichten
2 personen
50
Toiletten controleren
2 personen
51
Naamkaartjes plaatsen
2 personen
52
Draaiboek uitdelen
53
Leveringen aannemen
2 personen

Event

54
Ceremonie ontvangen
3 personen
55
Gasten naar ceremonie begeleiden
3 personen
56
Ceremonie begeleiden
2 personen
57
Prosecco serveren
3 personen
58
Welkomsthapjes serveren
3 personen
59
Groepsfoto begeleiden
2 personen
60
Gasten naar diner begeleiden
2 personen
61
Dinerbuffet openen
2 personen
62
Diner uitserveren
5 personen
63
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
64
Dranken bijvullen
2 personen
65
Borden afruimen
3 personen
66
Bruidstaart aansnijden
2 personen
67
Koffie en thee serveren
3 personen
68
Eerste dans aankondigen
69
Muziek verzorgen
2 personen
70
Late hapjes serveren
3 personen
71
Drankenstation aanvullen
2 personen
72
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

73
Cadeaus veilig opbergen
2 personen
74
Afval verzamelen
3 personen
75
Servies verzamelen
3 personen
76
Keuken schoonmaken
3 personen
77
Tafels afbreken
4 personen
78
Stoelen stapelen
3 personen
79
Decoratie verwijderen
3 personen
80
Vloer vegen
2 personen
81
Toiletten schoonmaken
2 personen
82
Geleende spullen verzamelen
2 personen
83
Overgebleven eten verpakken
2 personen
84
Koelboxen legen
2 personen
85
Servies afwassen
3 personen
86
Locatie nalopen
2 personen
87
Afval afvoeren
2 personen
88
Huurmaterialen retourneren
2 personen
89
Overgebleven boodschappen opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Ronde tafelsaantal 6
Lange buffettafelsaantal 3
Stoelenaantal 70
Ceremoniestoelenaantal 70
Statafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 2
Cadeautafel
Trouwtafel

Servies

Dinerbordenaantal 80
Dessertbordenaantal 80
Koffiekopjesaantal 70
Wijnglazenaantal 80
Waterglazenaantal 80
Champagneglazenaantal 70
Koffielepelsaantal 70
Dinerbestekaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen voor hapjesaantal 8
Karaffenaantal 12
Taartmes
Taartvorkjesaantal 70

Decoratie

Tafelkledenaantal 9
Servettenaantal 100
Naamkaartjesaantal 70
Menukaartenaantal 12
Ceremonieprogramma'saantal 70
Tafeldecoratieaantal 6
Kerstgroenaantal 8
Kunstsneeuwaantal 4
Lichtgevende slingersaantal 8
Kaarsenaantal 48
Kaarsenhoudersaantal 24
Welkomstbord
Fotowand
Ringkussen
Cadeaubox
Garderobenummersaantal 80

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Muzieklaptop
Laptopopladeraantal 2
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 3
Afzetpaaltjesaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmessenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Keukentangenaantal 6
Bakplatenaantal 4
Ovenschalenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2
Opslagbakkenaantal 12
Serveerplateausaantal 10
Keukenhanddoekenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Allesreinigeraantal 2
Afwasborstelsaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 8
Sfeerlampenaantal 6
Batterijenaantal 24

Catering

Boodschappen

Tips

Leg vervoer voor gasten vroeg vast en neem in het draaiboek op wie wanneer wordt opgehaald. In de winter kan een vertraging van 15 minuten al doorwerken in de ceremonie en catering.
Verzamel dieetwensen zodra de aanmeldingen binnenkomen en geef de cateraar één definitieve lijst. Controleer het menu uiterlijk twee weken voor de bruiloft, niet pas tijdens het opbouwen.
Maak de tafelschikking nadat het aantal gasten is gesloten en deel de zitplaatsen met de locatie. Bestel naamkaartjes en menukaarten pas wanneer namen, gangen en tafelindeling definitief zijn.
Plan een controle 24 uur vooraf: weersverwachting, leveringen, locatiesleutels, vervoer en de bevestiging van de bruidstaart. Zet voor elk onderdeel één noodcontact in het draaiboek.
Regel de winterse aankleding samen met de praktische inrichting. Controleer of garderoberekken, ceremoniestoelen, tafelkleden en verlichting klaarstaan en koel dranken pas op het moment dat de opslag beschikbaar is.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een winterbruiloft organiseren?: Begin bij voorkeur 9 tot 12 maanden vooraf met de locatie en de belangrijkste leveranciers. Reserveer trouwambtenaar, fotograaf, muziek, catering en vervoer zodra de datum vaststaat; in de laatste 6 weken werk je vooral details en bevestigingen af.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de voorbereiding op de trouwdag?: Plan minimaal 3 uur voor opbouw, ontvangst van leveringen, tafels dekken en het klaarzetten van ceremonie en cadeautafel. Laat het draaiboek uiterlijk 2 weken vooraf afdrukken en wijs één persoon aan die op de dag zelf de planning bewaakt.
Wanneer moet ik de gastenlijst en dieetwensen definitief maken?: Vraag aanmeldingen en dieetwensen direct met de uitnodiging uit en sluit de lijst ongeveer 6 weken voor de bruiloft. Geef wijzigingen daarna alleen nog door als de cateraar ze kan verwerken; maak menu, tafelschikking en naamkaartjes uiterlijk 2 weken vooraf definitief.
Wat moet ik de dag voor een winterbruiloft controleren?: Controleer 24 uur vooraf de weersverwachting, vervoerstijden, leveringen, locatiesleutels en de bereikbaarheid van alle leveranciers. Doe de boodschappen, zet dranken koud en leg het draaiboek, de ceremonieprogramma's en noodcontacten op één vaste plek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.