Winterborrel organiseren: checklist en planning

Een winterborrel vraagt vooral om een goede volgorde: eerst locatie en gasten, daarna catering en dranken, en pas op het laatst de inrichting. Verzamel dieetwensen voordat je het definitieve aantal gasten doorgeeft aan de catering. Plan ook tijd voor glühwein, warme hapjes, jassen en extra glaswerk. Met deze checklist zie je welke onderdelen je vooraf regelt en wat op de dag zelf moet gebeuren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Ruimte reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Definitief aantal gasten bepalen
Boodschappenlijst controleren
Catering en dieetproducten bestellen
Dranken en houdbare producten kopen
2 personen
Verse producten kopen
2 personen
Leveringen controleren
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Glühwein bereiden
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Koude hapjes schikken
2 personen
Warme hapjes klaarzetten
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Buffet- en drankentafels opstellen
3 personen
Jassenruimte inrichten
2 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Buffet en borrelplanken opmaken
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Verlichting en muziek testen
2 personen
Toiletten controleren
Ontvangsttafel gereedmaken
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Warm buffet bijhouden
2 personen
Glühwein bijvullen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
Laatste ronde serveren
2 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Buffet en drankvoorraad opruimen
3 personen
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
Decoratie verwijderen
2 personen
Materialen controleren en opbergen
2 personen
Lege verpakkingen wegbrengen
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Buffettafelsaantal 4
Bistrotafelsaantal 6
Stoelenaantal 50
Kapstokkenaantal 2
Kledinghangersaantal 60

Servies

Wijnglazenaantal 60
Bierglazenaantal 60
Longdrinkglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 50
Dessertbordjesaantal 60
Borrelbordjesaantal 60
Vorkenaantal 60
Messenaantal 60
Lepelsaantal 60
Serveerlepelsaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Borrelplankenaantal 6
Schaaltjesaantal 12
Thermoskannenaantal 4
Glühweinbekersaantal 60
Soepkommenaantal 50

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Warmhoudschalenaantal 4
Elektrische waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Bluetoothspeaker
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Ledkaarsenaantal 24

Decoratie

Wintertakkenaantal 12
Tafellopersaantal 10
Kerstballenaantal 40

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Handzeepdispensersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Bepaal het definitieve aantal gasten pas nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt. Geef dit aantal daarna door aan catering en leveranciers, zodat dieetproducten niet te laat worden besteld.
Plan de boodschappen in twee momenten: houdbare producten en dranken eerder, verse producten vlak voor de borrel. Zet dranken tijdig koud en houd koelboxen achter de hand als de koelkast vol raakt.
Begin op de dag zelf met de praktische basis: tafels, stoelen, buffet, drankentafel en jassenruimte. Reken extra tijd voor kapstokken en kledinghangers; die worden bij een winterborrel sneller gebruikt dan bij een zomerse bijeenkomst.
Bereid glühwein en hapjes niet allemaal tegelijk. Zet koude hapjes alvast klaar, plan warme hapjes in rondes en gebruik warmhoudschalen zodat niet alles in het eerste halfuur afkoelt.
Test verlichting, muziek, koffiezetapparaten, waterkokers en verlengkabels vóór de gasten komen. Controleer ook toiletten en maak de ontvangsttafel compleet, zodat je tijdens de ontvangst niet meer hoeft te zoeken naar servies of informatie.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een winterborrel versturen?: Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Vraag om een aanmelding met dieetwensen en geef een uiterste reactiedatum van ongeveer 10 dagen voor de borrel.
Wanneer moet ik de catering voor een winterborrel bestellen?: Bestel catering en dieetproducten zodra het definitieve aantal gasten bekend is, meestal 7 tot 10 dagen vooraf. Controleer de levering op de dag van ontvangst en leg verse producten pas kort voor de borrel klaar.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een winterborrel klaar te zetten?: Plan minimaal 3 uur opbouwtijd voor tafels, stoelen, buffet, drank, jassenruimte en techniek. Trek daar extra tijd bij op als je glühwein bereidt en warme hapjes in de keuken afmaakt.
Wanneer moet ik glühwein maken voor een winterborrel?: Bereid glühwein op de dag zelf, ongeveer 1 tot 2 uur vóór de ontvangst. Houd hem daarna warm in thermoskannen of een geschikt warmhoudsysteem en vul de glühweinbekers pas vlak voor het serveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.