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Winterempfang organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Winterempfang wirkt unkompliziert, braucht aber eine klare Reihenfolge: Erst stehen Termin, Raum und Einladungen fest, danach folgen Anmeldungen, Essenswünsche und die verbindliche Gästezahl. In den letzten Tagen kommen Bestellungen, haltbare und frische Produkte sowie die Lieferkontrolle hinzu. Am Veranstaltungstag entscheidest du mit kalten und warmen Snacks, Glühwein, Garderobe und einem vorbereiteten Empfangstisch darüber, ob der Ablauf ruhig startet.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Raum reservieren

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Endgültige Gästezahl festlegen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Catering und Diätprodukte bestellen

  • Getränke und haltbare Produkte kaufen

    2 Personen

  • Frische Produkte kaufen

    2 Personen

  • Lieferungen überprüfen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Glühwein zubereiten

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Kalte Snacks anrichten

    2 Personen

  • Warme Häppchen bereitstellen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Buffet- und Getränketische aufstellen

    3 Personen

  • Garderobenbereich einrichten

    2 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    2 Personen

  • Buffet und Snackplatten anrichten

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Beleuchtung und Musik testen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Empfangstisch vorbereiten

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Warmes Buffet betreuen

    2 Personen

  • Glühwein nachfüllen

  • Benutztes Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

  • Letzte Runde servieren

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Buffet und Getränkevorrat aufräumen

    3 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Toiletten reinigen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Materialien prüfen und verstauen

    2 Personen

  • Leere Verpackungen wegbringen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • BuffetischeAnz. 4
  • BistrotischeAnz. 6
  • StühleAnz. 50
  • KleiderständerAnz. 2
  • KleiderbügelAnz. 60

Geschirr

  • WeingläserAnz. 60
  • BiergläserAnz. 60
  • LongdrinkgläserAnz. 60
  • KaffeetassenAnz. 50
  • DesserttellerAnz. 60
  • Knabber-TellerAnz. 60
  • GabelnAnz. 60
  • MesserAnz. 60
  • LöffelAnz. 60
  • ServierlöffelAnz. 12

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • Koch- und BrotmesserAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 12
  • SnackplattenAnz. 6
  • SchälchenAnz. 12
  • ThermoskannenAnz. 4
  • GlühweintassenAnz. 60
  • SuppenschalenAnz. 50

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WarmhalteschalenAnz. 4
  • Elektrische WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • Bluetooth-Lautsprecher
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 6
  • StumpenkerzenAnz. 24

Dekoration

  • WinterzweigeAnz. 12
  • TischläuferAnz. 10
  • WeihnachtskugelnAnz. 40

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • HandseifenspenderAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die endgültige Gästezahl spätestens einige Tage vor dem Empfang fest. Erst danach lassen sich Catering, Diätprodukte, Geschirr, Gläser und Sitzplätze zuverlässig planen.
  • Kaufe haltbare Produkte und Getränke früher ein, frische Produkte dagegen möglichst am Tag vor dem Empfang. So bleiben Snacks und Zutaten frisch, ohne dass am Veranstaltungstag der gesamte Einkauf offen ist.
  • Plane für den Eingangsbereich einen eigenen Garderobenplatz mit Kleiderständer und Bügeln ein. Bei einem Winterempfang kommen Mäntel und Taschen schnell zusammen und blockieren sonst den Empfangstisch.
  • Stelle Buffet- und Getränketische getrennt auf. Glühwein, Kaffee und andere Getränke brauchen außerdem Thermoskannen oder Warmhalteschalen, damit sich am Buffet keine Warteschlange bildet.
  • Teste Beleuchtung, Musik und elektrische Geräte vor dem Eintreffen der Gäste. Prüfe dabei auch Verlängerungskabel, Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Lautsprecher statt diese Anschlüsse erst während des Empfangs zu suchen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man zu einem Winterempfang einladen?
Verschicke die Einladungen idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher. Bitte um eine Rückmeldung mit Ernährungswünschen und schließe die Anmeldung spätestens 5 bis 7 Tage vor dem Empfang ab.
Wie viele Getränke braucht man für einen Winterempfang?
Rechne im ersten Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und plane danach ungefähr 1 Getränk pro Person und Stunde ein. Für Glühwein solltest du zusätzlich alkoholfreie Alternativen sowie Wasser bereitstellen.
Wann sollte man Glühwein für den Empfang zubereiten?
Bereite den Glühwein etwa 30 bis 45 Minuten vor Beginn zu und halte ihn anschließend warm, ohne ihn stark aufzukochen. Fülle ihn erst kurz vor dem Empfang in Tassen oder Thermoskannen.
Was muss am Tag des Winterempfangs zuerst erledigt werden?
Beginne 2 bis 3 Stunden vorher mit Raum, Tischen, Stühlen, Garderobe und Technik. Danach folgen Getränke kühlen, Glühwein, Snacks, Buffet und der Empfangstisch, damit die letzten 15 Minuten nur noch für eine Kontrolle bleiben.

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