Windhondenrace organiseren: checklist en planning

Een windhondenrace vraagt meer voorbereiding dan alleen een baan en startboxen. Je regelt tegelijk vergunningen, wedstrijdregels, dierenwelzijn, deelnemersregistratie, vrijwilligers en veilige voorzieningen voor de honden. Begin met datum en locatie, werk daarna naar de inschrijving en het startschema toe. In de laatste week controleer je het terrein, het materiaal, de weersverwachting en de afspraken met de dierenarts.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Racevergunning controleren
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Dierenwelzijnsregels vastleggen
2 personen
Deelnemersformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startgroepen samenstellen
2 personen
Startschema publiceren
Deelnemersbevestiging versturen
Wedstrijdmateriaal reserveren
Tenten en tafels reserveren
Dierenartsafspraken bevestigen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Raceregistratie voorbereiden
2 personen
Startnummers afdrukken
Borden en routekaarten maken
2 personen
Weersverwachting controleren
Racebaan inspecteren
2 personen
Obstakels van terrein verwijderen
3 personen
Boodschappen doen
2 personen
Koelproducten opslaan
2 personen
Materiaal controleren
2 personen

Event

Racebaan uitzetten
4 personen
Startboxen plaatsen
3 personen
Finishlijn markeren
2 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Omroepapparatuur testen
2 personen
Tijdwaarneming testen
2 personen
Dierenartsplek inrichten
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Honden controleren
2 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Toeschouwers ontvangen
3 personen
Wedstrijdregels toelichten
Openingsbriefing geven
Honden naar start brengen
4 personen
Races begeleiden
6 personen
Tijden registreren
2 personen
Startvolgorde omroepen
Publiek langs de baan begeleiden
3 personen
Water voor honden bijvullen
2 personen
Rustzone controleren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tussenstanden ophangen
Prijswinnaars controleren
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Afsluitende mededelingen doen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Hondenrustzone leeghalen
2 personen
Catering opruimen
3 personen
Racebaan afbreken
4 personen
Tenten afbreken
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Terrein schoonmaken
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Uitslagen digitaal versturen
Deelnemers bedanken
Materiaal inventariseren
2 personen
Geleend materiaal retourneren
2 personen
Wedstrijdgegevens archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 6
Klapbankenaantal 6
Hondenbenchtafelsaantal 8
Registratiebalie

Sportmateriaal

Startboxenaantal 4
Baanmarkeringenaantal 24
Afzethekkenaantal 30
Pionnenaantal 30
Meetlintenaantal 2
Startlintenaantal 4
Finishlint
Stopwatchesaantal 6
Startvlaggenaantal 2
Waterbakken voor hondenaantal 12
Hondenlijnenaantal 20
Halsbandenaantal 20
Hondenmuilkorvenaantal 12
Hondenhanddoekenaantal 30
Hondenkoelmattenaantal 8
Poepzakdispensersaantal 6
Poepzakrollenaantal 24

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Stopcontactbeveiligingenaantal 8
Laptop
Printer
Tijdwaarnemingsdisplay
Megafoonsaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Dienbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveertangenaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Decoratie

Wedstrijdvlaggenaantal 12
Startnummersaantal 40
Pijlbordenaantal 12
Routekaartenaantal 40
Naamstickersaantal 100
Prijzenaantal 12
Medaillelintenaantal 12

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Stoffer en blikaantal 4
Bezemaantal 4
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalzakhoudersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de racevergunning, het wedstrijdreglement en de dierenwelzijnsregels vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Zo weten deelnemers vooraf welke voorwaarden gelden en voorkom je wijzigingen na de inschrijving.
Plan de deelnemersadministratie in twee stappen: sluit de aanmelding op een afgesproken datum en publiceer daarna het startschema. Verzamel dieetwensen en stuur iedere deelnemer een bevestiging met startgroep en praktische informatie.
Reserveer wedstrijdmateriaal, tenten en tafels ruim vóór de wedstrijddag. Controleer daarnaast of startboxen, baanmarkeringen, afzethekken, stopwatches en startvlaggen compleet en bruikbaar zijn.
Plan vrijwilligers niet alleen bij de start en finish, maar ook bij registratie, baanbewaking en de verzorging van honden. Zet waterbakken, hondenlijnen, handdoeken en koelmatten klaar voordat de eerste deelnemers arriveren.
Inspecteer de racebaan uiterlijk de dag vóór de race en verwijder obstakels van het terrein. Controleer op de wedstrijddag opnieuw de afzetting, stroomvoorziening, geluidsinstallatie en weersverwachting voordat je de baan uitzet.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een windhondenrace organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In die periode kun je de locatie en vergunning controleren, regels opstellen, dierenartsafspraken bevestigen en deelnemers tijdig laten inschrijven.
Wat moet ik regelen voor het welzijn van honden tijdens een windhondenrace?: Leg de dierenwelzijnsregels vooraf vast en bevestig de afspraken met een dierenarts uiterlijk 2 tot 4 weken voor de race. Zorg op de locatie voor waterbakken, schaduw of tenten, hondenhanddoeken en koelmatten.
Wanneer maak ik het startschema voor een windhondenrace?: Maak het startschema nadat de inschrijving is verwerkt en controleer de startgroepen ongeveer 1 week voor de race. Publiceer het schema daarna en stuur iedere deelnemer een bevestiging met het startnummer en de verzameltijd.
Hoe controleer ik de racebaan op de wedstrijddag?: Doe een eerste inspectie uiterlijk 1 dag vooraf en loop de baan op de wedstrijddag nogmaals volledig na. Verwijder obstakels, controleer baanmarkeringen en afzethekken en zet de baan pas uit nadat de ondergrond veilig is bevonden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.