Wildtelling organiseren: checklist en planning
Een wildtelling vraagt meer voorbereiding dan alleen deelnemers verzamelen en op pad gaan. Je stemt routes en observatiepunten af, deelt teams in en zorgt dat iedereen met dezelfde formulieren en instructies werkt. Plan daarnaast tijd voor een routeverkenning, veiligheidscontrole en het testen van verrekijkers, portofoons en verlichting. Deze checklist geeft houvast vanaf de locatie en uitnodigingen tot de briefing, catering en afronding.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Terreinbeheerder benaderen
Tellingen en routes afstemmen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Routeverkenning uitvoeren
2 personen
Observatiepunten vastleggen
2 personen
Veiligheidsrisico's controleren
2 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemerslijst afronden
Teams en routes indelen
2 personen
Routekaarten printen
Telformulieren printen
Briefing voorbereiden
Boodschappen doen
2 personen
Materialen ophalen
2 personen
Binoculairs controleren
2 personen
Zaklampen opladen
Portofoons opladen
Observatiekits samenstellen
3 personen
Naamkaartjes klaarmaken
Dranken koelen
2 personen
Soep voorbereiden
2 personen
Locatie schoonmaken
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Verlichting plaatsen
2 personen
Routeborden plaatsen
2 personen
Veiligheidsmateriaal klaarleggen
Event
Deelnemers ontvangen
3 personen
Deelnemers registreren
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
Koffie en thee serveren
2 personen
Telling en gedrag toelichten
2 personen
Teams en materialen uitdelen
3 personen
Routes en veiligheidsregels uitleggen
2 personen
Teams naar routes begeleiden
4 personen
Eerste observatieronde uitvoeren
20 personen
Formulieren tussentijds innemen
2 personen
Soep en brood serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tweede observatieronde uitvoeren
20 personen
Teams terugontvangen
3 personen
Telformulieren verzamelen
2 personen
Resultaten samenvoegen
3 personen
Korte uitslag presenteren
Nazorg
Materialen innemen
3 personen
Eten en drinken opruimen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Verlichting en kabels verwijderen
2 personen
Materialen laten drogen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Resultaten digitaal invoeren
2 personen
Deelnemers over resultaten informeren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 4
- Klapstoelenaantal 45
- Kapstok
Servies
- Herbruikbare mokkenaantal 50
- Herbruikbare kommenaantal 50
- Herbruikbare lepelsaantal 50
- Herbruikbare messenaantal 50
- Herbruikbare vorkenaantal 50
- Opscheplepelsaantal 6
Apparatuur
- Verrekijkersaantal 20
- Portofoonsaantal 8
- Powerbanksaantal 10
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- Klembordenaantal 25
- Waterdichte mappenaantal 25
- Rugzakkenaantal 20
- Digitale thermometersaantal 2
Verlichting
- Hoofdlampenaantal 45
- LED-lantaarnsaantal 8
- Verlengkabelsaantal 4
Veiligheid
- Veiligheidshesjesaantal 45
- EHBO-koffersaantal 2
- Tekentangsetsaantal 10
Registratie
- Routekaartenaantal 25
- Telformulierenaantal 75
- Pennenaantal 50
- Naamkaartjesaantal 50
- Clipboardsaantal 4
Decoratie
- Routebordenaantal 12
- Tafelkledenaantal 4
Keuken
- Soepkommenaantal 4
- Soeplepelsaantal 4
- Snijplankenaantal 2
- Broodmessenaantal 2
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Handzeepdispensersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg routes en observatiepunten uiterlijk één week vooraf vast. Controleer tijdens de routeverkenning ook bereikbaarheid, donkere stukken en plekken waar teams elkaar kunnen kruisen.
- Maak de deelnemerslijst twee dagen vooraf definitief. Deel daarna teams, routes en portofoons in, zodat wijzigingen niet pas tijdens de briefing ontstaan.
- Print per team minimaal één routekaart en één telformulier, plus enkele reserve-exemplaren. Bewaar de formulieren in waterdichte mappen en gebruik klemborden bij regen of dauw.
- Laad portofoons, zaklampen en powerbanks de avond ervoor volledig op. Test per team ten minste één communicatiemiddel en leg reserveverlichting klaar bij de briefing.
- Bereid soep en warme dranken zo voor dat deelnemers na terugkomst direct kunnen aanschuiven. Reken per deelnemer op een mok en kom en controleer dieetwensen voordat je boodschappen doet.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een wildtelling organiseren?
- Begin vier tot zes weken vooraf met de locatie, terreinbeheerder en routes. Verstuur uitnodigingen daarna, zodat je minstens twee weken hebt voor aanmeldingen en dieetwensen.
- Wanneer moet ik de routes voor een wildtelling verkennen?
- Doe de routeverkenning uiterlijk zeven dagen voor de telling en controleer de routes nogmaals op de dag zelf. Plan bij donker terrein extra tijd voor observatiepunten, verlichting en veilige doorgangen.
- Hoeveel routekaarten en telformulieren heb ik nodig?
- Print per team één routekaart en één telformulier, plus minimaal twee reserveformulieren per route. Maak de teams uiterlijk twee dagen vooraf, zodat je de aantallen precies kunt afstemmen.
- Wanneer controleer ik de materialen voor een wildtelling?
- Controleer verrekijkers, portofoons, zaklampen en powerbanks de avond vóór de telling. Laad alle apparaten volledig op en leg formulieren, naamkaartjes en observatiekits per team klaar.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!