Checklist voor een goed georganiseerde wijngaardwandeling
Een wijngaardwandeling vraagt meer voorbereiding dan alleen een route en een paar flessen wijn. Je regelt eerst de wijngaard, wandelbegeleider en route, daarna de deelnemers, proeverij en catering. Op de dag zelf draait het om duidelijke bewegwijzering, een veilige ondergrond en een ontvangst die klaarstaat voordat de eerste groep aankomt. Deze checklist helpt je bovendien met zaken die vaak te laat worden geregeld, zoals dieetwensen, koeling, routekaarten en een alternatief bij slecht weer.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en route vastleggen
2 personen
Wijngaard reserveren
Wandelbegeleider reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Route en ondergrond controleren
2 personen
Alternatieve route bepalen
2 personen
Wijnproeverij samenstellen
2 personen
Catering bestellen
Weersverwachting controleren
Deelnemers praktische info sturen
Boodschappen doen
2 personen
Wijn en dranken koelen
2 personen
Routekaarten printen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Proefglazen klaarzetten
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Wijnproeftafel inrichten
2 personen
Hapjes en buffet voorbereiden
3 personen
Routepijlen plaatsen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Event
Deelnemers registreren
3 personen
Welkom en veiligheidsinstructie geven
2 personen
Groep begeleiden tijdens wandeling
3 personen
Water uitdelen onderweg
2 personen
Wijnproeverij begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes en buffet serveren
3 personen
Glazen en servies afruimen
2 personen
Laatste gasten uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Routepijlen verwijderen
2 personen
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Servies en glazen afwassen
3 personen
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven dranken opslaan
Verloren voorwerpen controleren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Buffettafelsaantal 4
- Bistrotafelsaantal 6
- Stoelenaantal 50
- Statafelsaantal 4
- Tafelkledenaantal 10
Servies
- Wijnglazenaantal 120
- Waterglazenaantal 60
- Bordenaantal 60
- Kommetjesaantal 20
- Besteksetsaantal 60
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 6
- Karaffenaantal 8
Apparatuur
- Koelboxenaantal 6
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
- Draagbare speaker
- Microfoon
Wandelmateriaal
- Routekaartenaantal 50
- Kompasaantal 2
- Routepijlenaantal 20
- Pionnenaantal 12
- Reflecterende hesjesaantal 8
- Rugzakkenaantal 3
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Zaklampenaantal 6
- Powerbanksaantal 3
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 6
- Batterijlantaarnsaantal 8
Decoratie
- Naambadgehoudersaantal 50
- Welkomstbord
- Menukaartenaantal 10
- Tafelbordjesaantal 8
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 3
- Maatbekersaantal 2
- Aluminiumfolieaantal 2
- Vershoudbakkenaantal 8
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Emmersaantal 3
- Sponzenaantal 6
- Afwasborstelsaantal 3
- Handdoekenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de route en ondergrond uiterlijk 4 weken vooraf vast. Controleer daarna opnieuw of deelnemers met verschillende schoenen en wandeltempo’s de route kunnen volgen en bepaal een alternatieve route.
- Verstuur praktische informatie minstens 7 dagen vooraf. Vermeld het startuur, de verwachte wandelduur, geschikte kleding en schoenen, het weerplan en wanneer deelnemers hun dieetwensen moeten doorgeven.
- Plan de wijnproeverij naast water en hapjes. Zet per deelnemer een wijnglas en waterglas klaar en koel wijn en dranken zo dat de ontvangsttafel en proeftafel direct gebruikt kunnen worden.
- Bouw partytenten, tafels en stoelen vóór de ontvangst op, niet tijdens de inloop. Houd routekaarten, naambadges, routepijlen en EHBO-koffers op vaste plekken zodat begeleiders ze snel kunnen pakken.
- Loop de volledige route kort voor de start na. Controleer routepijlen, pionnen, losse ondergrond en donkere stukken; neem bij een late wandeling zaklampen en reflecterende hesjes mee.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een wijngaardwandeling organiseren?
- Leg de wijngaard, wandelbegeleider, datum en route bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen daarna, zodat je nog tijd hebt voor aanmeldingen, dieetwensen en een deelnemerslijst.
- Hoeveel wijn heb ik nodig voor een wijngaardwandeling?
- Reken voor een proeverij op ongeveer 3 tot 5 kleine proefglazen per deelnemer en voorzie daarnaast water. Stem de exacte hoeveelheid af op het aantal proefwijnen en bestel uiterlijk 1 tot 2 weken vooraf.
- Wanneer moet ik de weersverwachting voor een wijngaardwandeling controleren?
- Controleer de verwachting 7 dagen vooraf en nogmaals 24 uur voor de start. Neem dan de beslissing over partytenten, kledingadvies en de alternatieve route, zodat deelnemers tijdig bericht krijgen.
- Wat moet ik meenemen voor de veiligheid tijdens een wijngaardwandeling?
- Neem minimaal 1 EHBO-koffer mee en controleer de route op losse ondergrond, obstakels en donkere delen. Plan bij beperkte zichtbaarheid zaklampen en reflecterende hesjes, en wijs vóór vertrek een verantwoordelijke begeleider aan.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!