Organiser une promenade dans le vignoble sans rien oublier

Une promenade dans le vignoble demande de coordonner la randonnée, l’accueil et la dégustation au même endroit. Commence par fixer la date, réserver le vignoble et l’accompagnateur, puis verrouille les inscriptions et les besoins alimentaires. Le parcours doit être vérifié sur le terrain, avec une alternative si la météo ou l’état des chemins change. Cette checklist rassemble les préparatifs à suivre, du premier repérage au contrôle de sécurité avant l’arrivée des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Réserver le vignoble
Réserver un accompagnateur de randonnée
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Vérifier le parcours et le terrain
2 personnes
Déterminer un itinéraire alternatif
2 personnes
Composer une dégustation de vins
2 personnes
Commander le catering
Vérifier les prévisions météo
Envoyer les infos pratiques aux participants
Faire les courses
2 personnes
Refroidir le vin et les boissons
2 personnes
Imprimer les cartes d'itinéraire
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer les verres de dégustation
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Installer la table de dégustation de vin
2 personnes
Préparer les amuse-bouches et le buffet
3 personnes
Installer les flèches d'orientation
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

Enregistrer les participants
3 personnes
Faire l’accueil et donner les consignes de sécurité
2 personnes
Accompagner le groupe pendant la randonnée
3 personnes
Distribuer de l’eau en route
2 personnes
Animer la dégustation de vin
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les snacks et le buffet
3 personnes
Débarrasser les verres et la vaisselle
2 personnes
Accompagner les derniers invités
2 personnes

Suivi

Retirer les flèches d’itinéraire
2 personnes
Ranger les restes au frais
2 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Laver la vaisselle et les verres
3 personnes
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker les boissons restantes
Vérifier les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables de buffetqté 4
Tables bistrotqté 6
Chaisesqté 50
Tables hautesqté 4
Nappesqté 10

Vaisselle

Verres à vinqté 120
Verres à eauqté 60
Assiettesqté 60
Petits bolsqté 20
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6
Carafesqté 8

Équipement

Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Enceinte portable
Microphone

Matériel de promenade

Cartes d'itinéraireqté 50
Boussoleqté 2
Flèches de directionqté 20
Cônesqté 12
Gilets réfléchissantsqté 8
Sacs à dosqté 3

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 6
Batteries externesqté 3

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 8

Décoration

Supports de badges nominatifsqté 50
Panneau d’accueil
Cartes de menuqté 10
Pancartes de tableqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 3
Verres doseursqté 2
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 3
Épongesqté 6
Brosses à vaisselleqté 3
Serviettesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Bloque l’itinéraire au moins 3 semaines avant la promenade et prévois un parcours alternatif clairement décrit. Vérifie les chemins, les dénivelés et les zones où des flèches ou des cônes seront nécessaires.
Clôture les inscriptions 7 à 10 jours avant l’événement. À ce moment-là, mets à jour la liste des participants et rassemble les allergies, régimes particuliers et autres besoins alimentaires.
Prépare la dégustation avec un verre à vin et un verre à eau par personne, plus environ 10 % de réserve. Refroidis le vin et les boissons suffisamment tôt pour ne pas dépendre des glacières au dernier moment.
Envoie les informations pratiques 3 à 5 jours avant : heure et point d’accueil, durée de la marche, chaussures conseillées, météo prévue et coordonnées de l’organisateur. Imprime aussi les cartes d’itinéraire pour les personnes qui n’utilisent pas leur téléphone.
Garde au moins 90 minutes avant l’accueil pour installer les tables, les chaises, les tentes, le buffet et la table de dégustation. Termine par un contrôle des rallonges, de l’éclairage, des trousses de premiers secours, des flèches et des zones de passage.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une promenade dans le vignoble ?: Prévois idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de réserver le vignoble et l’accompagnateur, d’envoyer les invitations, de gérer les inscriptions et de préparer un itinéraire de remplacement.
Quand envoyer les informations pratiques aux participants ?: Envoie-les 3 à 5 jours avant la promenade, puis vérifie la météo la veille. Indique l’heure d’arrivée, le point d’accueil, la durée prévue, les chaussures adaptées et la procédure en cas de changement d’itinéraire.
Combien de verres faut-il prévoir pour une dégustation de vin ?: Compte un verre à vin et un verre à eau par participant, avec une marge d’environ 10 %. Pour 40 personnes, prévois donc au moins 44 verres à vin et 44 verres à eau.
Que faire si la météo empêche la promenade dans le vignoble ?: Décide du maintien ou du changement au plus tard la veille au soir, après consultation des prévisions. Utilise l’itinéraire alternatif prévu et informe tous les participants dès que la décision est prise.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.