Wijnavond organiseren: checklist van voorbereiding tot ontvangst

Een wijnavond draait om een rustige proefvolgorde, goed gekoelde flessen en genoeg glaswerk voor iedereen. Begin met de locatie en uitnodigingen, verzamel dieetwensen en bestel de wijn op tijd. Plan daarna de tafelschikking, menukaarten en kaasplanken. Op de dag zelf controleer je de levering, koel je witte wijn en zet je rode wijn klaar. Met deze checklist zie je ook welke kleine zaken vaak pas op het laatste moment opvallen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Wijnlevering bestellen
Proefvolgorde bepalen
2 personen
Tafelschikking maken
Menukaarten afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Wijnen controleren
Witte wijn koelen
Rode wijn klaarzetten
Hapjes voorbereiden
3 personen
Kaasplanken samenstellen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Tafels dekken
3 personen
Glazen klaarzetten
2 personen
Wijnkaarten plaatsen
Versiering ophangen
2 personen
Muziek testen
Koelboxen vullen
2 personen
Ontvangstruimte controleren
2 personen

Event

Gasten ontvangen
2 personen
Aperitief serveren
2 personen
Wijnproeverij begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Kaasplanken aanvullen
2 personen
Water en koffie serveren
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Restanten veilig afsluiten
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Koelboxen leegmaken
Huurmaterialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 44
Tafellopersaantal 6

Servies

Wijnglazenaantal 180
Waterglazenaantal 50
Bordenaantal 50
Kleine bordjesaantal 50
Besteksetsaantal 50
Karaffenaantal 8
Kaasplankenaantal 6
Schaaltjesaantal 12

Keuken

Kurkentrekkersaantal 4
Wijnopenersaantal 2
Decanteerkannenaantal 3
Serveertangenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Maatbekersaantal 2

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 4
Bluetoothspeaker
Verlengsnoerenaantal 2

Decoratie

Tafeldecoratieaantal 8
Kaarsenhoudersaantal 12
Ledkaarsenaantal 24
Wijnkaarthoudersaantal 12

Verlichting

Lichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Bestel de wijnlevering uiterlijk 7 dagen vooraf en controleer bij ontvangst elke fles op soort, aantal en beschadigingen. Leg de proefvolgorde meteen vast, zodat je niet tijdens de avond hoeft te improviseren.
Voorzie per gast minstens 1 wijnglas en 1 waterglas; bij meerdere proefrondes zijn 2 wijnglazen per persoon praktischer. Zet daarnaast minimaal 1 kurkentrekker of wijnopener per 10 gasten klaar.
Koel witte wijn enkele uren vooraf en vul koelboxen of ijscontainers vlak voor ontvangst bij. Zet rode wijn minstens 1 uur eerder klaar, zodat de flessen niet rechtstreeks uit een warme ruimte worden geschonken.
Maak kaasplanken en hapjes uiterlijk 60 minuten voor aanvang af. Verzamel dieetwensen 3 dagen vooraf en houd aparte schaaltjes en serveertangen beschikbaar voor afwijkende hapjes.
Test muziek, verlichting en eventuele verlengsnoeren 30 minuten voor de eerste gasten komen. Zet afvalbakken, emmers en een dweil zichtbaar maar niet midden in de ontvangstruimte; omgevallen wijn ruim je zo direct op.

Veelgestelde vragen

Hoeveel wijn heb ik nodig voor een wijnavond?: Reken voor een proefavond op ongeveer 0,5 tot 0,75 fles per persoon, afhankelijk van het aantal rondes en de duur. Voor 10 gasten komt dat neer op circa 5 tot 8 flessen, exclusief extra wijn voor het aperitief.
Hoeveel glazen heb ik nodig voor een wijnavond?: Voorzie minimaal 1 wijnglas en 1 waterglas per gast. Bij vier of meer wijnen zijn 2 wijnglazen per persoon handiger, zodat je niet na elke ronde hoeft af te wassen.
Wanneer moet ik witte wijn koelen voor een wijnavond?: Zet witte wijn 3 tot 4 uur voor aanvang in de koelkast. Gebruik voor grotere hoeveelheden koelboxen of ijscontainers en vul die ongeveer 30 minuten voor ontvangst bij.
Wanneer moet ik uitnodigingen en dieetvragen regelen?: Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf en sluit de aanmeldingen 7 dagen voor de wijnavond. Vraag dieetwensen uiterlijk 3 dagen vooraf op, zodat je hapjes en kaasplanken nog kunt aanpassen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.