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Weinabend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Weinabend steht und fällt mit der Reihenfolge: Erst müssen Ort, Einladungen und Weinmenge feststehen, später folgen Verkostungsfolge, Kühlung und Tischaufbau. Plane Anmeldungen und Ernährungswünsche früh ein, damit Käse, Snacks und Sitzplätze passen. Am Veranstaltungstag brauchen Weißweine mehrere Stunden zum Kühlen, während Rotwein rechtzeitig bereitgestellt werden sollte. Die Checkliste führt dich von der Reservierung bis zum Empfang der Gäste durch alle 38 Aufgaben.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Weinlieferung bestellen

  • Reihenfolge der Verkostung festlegen

    2 Personen

  • Tischordnung erstellen

  • Menükarten drucken

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Weine kontrollieren

  • Weißwein kühlen

  • Rotwein bereitstellen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Käseplatten zusammenstellen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    2 Personen

  • Tische eindecken

    3 Personen

  • Gläser bereitstellen

    2 Personen

  • Weinkarten aufstellen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Musik testen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Empfangsbereich prüfen

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    2 Personen

  • Aperitif servieren

    2 Personen

  • Weinverkostung betreuen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Käseplatten auffüllen

    2 Personen

  • Wasser und Kaffee servieren

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Reste sicher verschließen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Kühlboxen leeren

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 44
  • TischläuferAnz. 6

Geschirr

  • WeingläserAnz. 180
  • WassergläserAnz. 50
  • TellerAnz. 50
  • Kleine TellerAnz. 50
  • BestecksetsAnz. 50
  • KaraffenAnz. 8
  • KäseplattenAnz. 6
  • SchälchenAnz. 12

Küche

  • KorkenzieherAnz. 4
  • KorkenzieherAnz. 2
  • DekantierkannenAnz. 3
  • ServierzangenAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 3
  • MessbecherAnz. 2

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 4
  • EisbehälterAnz. 4
  • Bluetooth-Lautsprecher
  • VerlängerungskabelAnz. 2

Dekoration

  • TischdekorationAnz. 8
  • KerzenhalterAnz. 12
  • StumpenkerzenAnz. 24
  • WeinkartenhalterAnz. 12

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • EimerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Verschicke die Einladungen früh genug, um Anmeldungen und Ernährungswünsche mindestens 7 Tage vor dem Weinabend abzuschließen. So kannst du Käseplatten, Snacks und kleine Teller passend kalkulieren.
  • Lege die Reihenfolge der Verkostung spätestens am Vortag fest. Stelle Weißwein gekühlt bereit und gib Rotwein genügend Zeit, auf Serviertemperatur zu kommen, statt alle Flaschen erst beim Empfang zu öffnen.
  • Plane pro Verkostungsstation Weingläser, Wassergläser und Karaffen ein und stelle mindestens 1 Korkenzieher direkt am Ausschank bereit. Ein zweiter Korkenzieher verhindert Wartezeiten, wenn mehrere Flaschen nacheinander geöffnet werden.
  • Baue Tische, Stühle und die Tischordnung vor dem Eintreffen der Gäste vollständig auf. Menükarten, Weinkartenhalter und Käseplatten sollten bereits stehen, damit der Empfangsbereich frei bleibt.
  • Kontrolliere am Veranstaltungstag Lautsprecher, Verlängerungskabel, Kühlboxen und Eisbehälter mindestens 2 Stunden vor Beginn. Stelle außerdem Abfallbehälter und einen Eimer bereit, damit leere Flaschen und Verschüttetes sofort verschwinden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich einen Weinabend organisieren?
Beginne etwa 3 bis 4 Wochen vorher mit der Reservierung des Ortes und den Einladungen. Eine Woche vor dem Termin solltest du Anmeldungen, Ernährungswünsche, Weinlieferung und Verkostungsfolge abschließen.
Wie viele Weingläser brauche ich für einen Weinabend?
Plane mindestens 1 Glas pro Wein und Person, wenn die Gläser zwischendurch gewechselt werden. Für vier Weine und 12 Gäste wären das 48 Weingläser; mit zusätzlichen Wassergläsern bleibt die Verkostung übersichtlich.
Wann muss ich den Weißwein für den Weinabend kühlen?
Stelle Weißwein mindestens 4 Stunden vor Beginn kalt, bei größeren Flaschenmengen besser am Vorabend. Kühlboxen und Eisbehälter sollten spätestens 2 Stunden vor dem Empfang gefüllt und kontrolliert werden.
Was muss ich am Tag des Weinabends zuerst erledigen?
Starte etwa 3 Stunden vorher mit Tischen, Stühlen, Tischdecken und Gläsern. Danach folgen Kühlung, Weinkarten, Käseplatten und Snacks; mindestens 30 Minuten vor Beginn sollte der Empfangsbereich fertig sein.

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