Checklist voor een wijkvoorstelling organiseren

Een wijkvoorstelling vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een locatie. Leg eerst datum, programma en locatie vast en controleer daarna vergunningen, verzekering en technische wensen. Werk vervolgens aan uitnodigingen, aanmeldingen, vrijwilligers en een draaiboek. In de laatste week draait het om bevestigingen, publieksinformatie, boodschappen en het vervoer van materialen. Met deze checklist houd je overzicht over zowel de voorstelling als de ontvangst van het publiek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Artiesten bevestigen
2 personen
Technische wensen verzamelen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Rolverdeling maken
2 personen
Draaiboek uitwerken
2 personen
Programma afdrukken
2 personen
Routebeschrijving publiceren
Buren informeren
2 personen
Reserveringen bevestigen
Publiekslijst bijwerken
2 personen
Dieetoverzicht afdrukken
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Decoratie sorteren
2 personen
Materialen naar locatie brengen
4 personen
Locatie openen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Podiumvlak vrijmaken
3 personen
Achterdoek ophangen
3 personen
Licht en kabels plaatsen
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Muziek afspelen testen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Programma's klaarleggen
2 personen
Dranken klaarzetten
3 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Artiestenruimte inrichten
2 personen
Generale repetitie uitvoeren
6 personen

Event

Publiek ontvangen
4 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Garderobe beheren
2 personen
Voorstelling openen
Licht bedienen
Geluid bedienen
Voorstelling begeleiden
2 personen
Pauze aankondigen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Publieksvragen begeleiden
Artiesten bedanken
Avondprogramma aankondigen
Avondvoorstelling begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Publiek uitgeleiden
3 personen
Garderobe afronden
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen inladen
4 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Foto's en documenten archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 10
Stoelenaantal 170
Barkrukkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 180
Buffettafelsaantal 4
Artiestentafel
Artiestenstoelenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 180
Dessertbordenaantal 180
Messenaantal 180
Vorkenaantal 180
Theelepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 16
Serveertangenaantal 8
Thermoskannenaantal 8

Decoratie

Achterdoek
Vlaggenlijnenaantal 10
Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Tafelkledenaantal 10
Bloemstukkenaantal 6
Pijlbordenaantal 8
Naamkaartjesaantal 30

Apparatuur

Speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
Laptop
Audiokabelsaantal 8
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 10
Laptopstandaard

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Lichtslingersaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 2
Broodmessenaantal 2
Maatbekersaantal 2
Serveerschalenaantal 16
Keukenladdersaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 4
Handvegersaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de technische inventarisatie direct nadat de artiesten zijn bevestigd. Noteer per artiest de benodigde speakers, microfoons, microfoonstandaards en aansluitingen, zodat je niet pas op de opbouwdag ontdekt dat er iets ontbreekt.
Verstuur uitnodigingen zodra datum, programma en routebeschrijving definitief zijn. Werk daarna de publiekslijst minimaal één keer per week bij en verzamel dieetwensen uiterlijk enkele dagen voor de voorstelling.
Maak de rolverdeling en het draaiboek niet alleen voor de voorstelling zelf, maar ook voor ontvangst, garderobe, catering en opruimen. Wijs per taak één verantwoordelijke aan en geef vrijwilligers hun tijden vooraf door.
Controleer reserveringen en informeer buren vóór de laatste week. Dat voorkomt gedoe over geluid, toegang en fietsen of auto’s op de dag zelf, wanneer artiesten en publiek al onderweg zijn.
Breng tafels, stoelen, garderoberekken, servies, decoratie en techniek in één gelabelde transportlijst naar de locatie. Koel dranken en bereid hapjes pas nadat de boodschappenlijst en het dieetoverzicht zijn gecontroleerd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een wijkvoorstelling organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma en locatie. Regel vergunningen, verzekering en artiesten daarna zo snel mogelijk, omdat die onderdelen de rest van het draaiboek bepalen.
Wanneer stuur ik uitnodigingen voor een wijkvoorstelling?: Stuur de uitnodigingen zodra datum, programma, locatie en routebeschrijving vaststaan, meestal 4 tot 6 weken vooraf. Vraag meteen om aanmelding en dieetwensen, zodat je de publiekslijst en catering tijdig kunt bijwerken.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een wijkvoorstelling?: Plan minimaal 1 coördinator en daarnaast aparte bezetting voor ontvangst, garderobe, techniek, catering en opruimen. Voor een kleine voorstelling kom je vaak uit op 5 tot 8 vrijwilligers; voeg extra mensen toe als de opbouw en afbouw niet door dezelfde groep kunnen gebeuren.
Wanneer controleer ik de techniek voor een wijkvoorstelling?: Verzamel de technische wensen direct na bevestiging van de artiesten en controleer speakers, mengpaneel, draadloze microfoons en standaards uiterlijk 1 week vooraf. Plan op de dag zelf een geluidscheck vóór de eerste bezoekers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.