Organiser une présentation de quartier sans rien oublier

Une présentation de quartier demande plus qu’une date et quelques invitations. Il faut réserver le lieu, vérifier les autorisations et l’assurance, confirmer les artistes, puis organiser les inscriptions, les bénévoles et le matériel. Cette checklist de 75 tâches suit l’ordre de préparation, jusqu’aux courses, aux boissons refroidies et à l’installation sur place. Elle inclut aussi les éléments souvent oubliés : itinéraire, besoins alimentaires, signalétique et équipement technique.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Confirmer les artistes
2 personnes
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les rôles
2 personnes
Élaborer le déroulé
2 personnes
Imprimer le programme
2 personnes
Publier l’itinéraire
Informer les voisins
2 personnes
Confirmer les réservations
Mettre à jour la liste du public
2 personnes
Imprimer l’aperçu du régime
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Trier la décoration
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Dégager la zone de la scène
3 personnes
Suspendre le fond de scène
3 personnes
Installer l’éclairage et les câbles
3 personnes
Raccorder le matériel audio
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester la diffusion de musique
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Préparer les programmes
2 personnes
Préparer les boissons
3 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Aménager la loge des artistes
2 personnes
Effectuer la répétition générale
6 personnes

Événement

Accueillir le public
4 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Ouvrir la représentation
Gérer l’éclairage
Gérer le son
Animer le spectacle
2 personnes
Annoncer la pause
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer les questions du public
Remercier les artistes
Annoncer le programme du soir
Animer la représentation du soir
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Annoncer le dernier tour
Accompagner le public à la sortie
3 personnes
Finaliser le vestiaire
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Charger le matériel
4 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Archiver les photos et les documents

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 10
Chaisesqté 170
Tabourets de barqté 6
Portantsqté 3
Cintresqté 180
Tables de buffetqté 4
Table des artistes
Chaises pour artistesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 180
Assiettes à dessertqté 180
Couteauxqté 180
Fourchettesqté 180
Cuillères à caféqté 100
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 8
Thermosqté 8

Décoration

Fond de scène
Guirlandes de fanionsqté 10
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Nappesqté 10
Compositions floralesqté 6
Panneaux indicateursqté 8
Badges nominatifsqté 30

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Ordinateur portable
Câbles audioqté 8
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 10
Support pour ordinateur portable

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 6

Cuisine

Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 2
Couteaux à painqté 2
Verres doseursqté 2
Plateaux de serviceqté 16
Échelles de cuisineqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 4
Balais à mainqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloque le lieu et le programme dès que possible, puis vérifie les autorisations et l’assurance avant d’envoyer les invitations. Ces vérifications peuvent modifier la date ou les horaires.
Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription et imprime un aperçu du régime quelques jours avant l’événement. Prévois aussi un délai pour traiter les changements de dernière minute.
Attribue les rôles des bénévoles au moins une semaine à l’avance : accueil, orientation, buffet, artistes et rangement. Un tableau avec un responsable et un horaire par poste évite les zones sans surveillance.
Teste les haut-parleurs, la table de mixage, les microphones sans fil et les pieds de micro avant l’arrivée du public. Prépare également le fond de scène et les panneaux indicateurs avec le matériel destiné à leur fixation.
Fais les courses et refroidis les boissons la veille lorsque c’est possible, puis prépare les en-cas le jour même. Compte les tasses, verres, assiettes, couverts, plateaux et ustensiles séparément pour éviter les manques au buffet.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une présentation de quartier ?: Prévois idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, obtenir les autorisations, confirmer les artistes, envoyer les invitations et recruter les bénévoles.
Quand envoyer les invitations pour une présentation de quartier ?: Envoie-les environ 3 semaines avant la date prévue. Fixe une date limite d’inscription 7 à 10 jours avant l’événement afin de finaliser le public, les besoins alimentaires et les quantités à acheter.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Prévois au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour l’orientation et 2 pour le buffet et le rangement, soit 4 personnes pour une petite présentation. Ajoute 1 personne dédiée aux artistes si le programme comporte plusieurs interventions.
Quand installer le matériel et la décoration ?: Réserve au moins 2 heures avant l’arrivée du public pour acheminer les tables, chaises, portants, décoration et équipement technique. Fais le test sonore avant l’installation complète afin de garder du temps pour corriger un problème.

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