Checklist voor een goed voorbereide wijkraadsvergadering

Een wijkraadsvergadering vraagt meer voorbereiding dan alleen een ruimte en een agenda. Je moet deelnemers op tijd informeren, sprekers en presentaties vastleggen en de techniek testen voordat de eerste bewoner binnenkomt. Ook de ontvangst, registratie, koffie en thee en de printset bepalen hoe soepel de avond verloopt. Met deze checklist werk je van datum en programma naar inrichting en uitvoering, zonder de praktische details op het laatste moment te moeten oplossen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Vergaderdatum bevestigen
Vergaderruimte reserveren
Agenda opstellen
2 personen
Sprekers bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Notulist aanwijzen
Presentaties verzamelen
Techniek testen
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Agenda en stukken afdrukken
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
Hapjes voorbereiden
2 personen
Vergaderruimte openen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Presentatietafel inrichten
Techniek aansluiten
2 personen
Inschrijftafel klaarzetten
Koffie en thee klaarzetten
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
2 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Vergadering openen
Notulen vastleggen
Sprekers begeleiden
Dranken bijvullen
Hapjes serveren
2 personen
Pauze aankondigen
Vragen uit de wijk verzamelen
Besluiten samenvatten
Vergadering afsluiten

Nazorg

Materialen verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval sorteren
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Techniek afkoppelen
2 personen
Ruimte afsluiten
Notulen uitwerken
Actiepunten versturen
Gevonden spullen terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Vergadertafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Inschrijftafel
Presentatietafel

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelaantal 2
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Draadloze microfoon
Luidsprekersaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 70
Drinkglazenaantal 70
Bordenaantal 70
Vorkenaantal 70
Messenaantal 70
Lepelsaantal 70
Serveerschalenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Dienbladenaantal 4

Papierwaren

Naamkaartjesaantal 70
Notitieblokkenaantal 70
Balpennenaantal 70
Printpapieraantal 250
Presentatiemappenaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Handzeepdispensersaantal 2
Schoonmaakemmeraantal 2
Dweilaantal 2
Bezem

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig de vergaderdatum en reserveer de ruimte zo vroeg mogelijk. Plan uiterlijk twee weken vooraf de agenda, sprekers en presentaties, zodat er nog tijd is om ontbrekende stukken op te vragen.
Open het aanmeldformulier zodra de uitnodigingen verstuurd zijn en verwerk aanmeldingen wekelijks. Vraag daarbij direct naar dieetwensen; zo hoef je niet op de vergaderavond nog te achterhalen wie iets wel of niet kan eten.
Test de beamer, laptop, HDMI-kabel, microfoon en luidsprekers minstens één werkdag vooraf met dezelfde aansluitingen als op de avond zelf. Leg ook verlengkabels en stekkerdozen klaar; een vrije aansluiting staat zelden precies naast de presentatietafel.
Maak de printset niet pas op de dag zelf. Druk de deelnemerslijst, agenda en vergaderstukken uiterlijk de ochtend vooraf af en leg naamkaartjes, notitieblokken en balpennen bij de inschrijftafel.
Begin met opbouwen minimaal 60 minuten voor aanvang. Zet eerst tafels en stoelen, richt daarna de presentatietafel en techniek in en reserveer vervolgens tijd voor koffie, thee, gekoelde dranken en de ontvangstregistratie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een wijkraadsvergadering organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met de datum, ruimte en agenda. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 2 weken voor de vergadering, zodat bewoners tijd hebben om zich aan te melden.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een wijkraadsvergadering op te bouwen?: Plan minimaal 60 minuten voor het klaarzetten van tafels, stoelen, inschrijftafel, techniek en catering. Houd daarnaast 15 minuten over om de presentatie en microfoon nog een keer te testen.
Wanneer moet ik de agenda en vergaderstukken afdrukken?: Druk de definitieve agenda en stukken uiterlijk de ochtend van de vergadering af. Zo kun je nog één controle doen op wijzigingen en voor iedere aangemelde deelnemer een set klaarleggen.
Hoeveel koffie, thee en drank moet ik voorzien voor een wijkraadsvergadering?: Reken voor een bijeenkomst van ongeveer 2 uur op 2 koppen koffie of thee per persoon en 1 tot 2 glazen water of frisdrank. Zet bij binnenkomst alvast koffie, thee en water klaar en vul tijdens de pauze aan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.