Checklist pour organiser une réunion du conseil de quartier

Une réunion du conseil de quartier se prépare en plusieurs étapes, des premières confirmations jusqu’à l’accueil des participants. Commencez par fixer la date, réserver la salle et construire un ordre du jour réaliste. Dans les jours précédents, suivez les inscriptions, les besoins alimentaires et les interventions prévues. Gardez ensuite du temps pour tester le vidéoprojecteur, imprimer les documents et installer la salle avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date de la réunion
Réserver une salle de réunion
Établir l’agenda
2 personnes
Confirmer les intervenants
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Désigner un secrétaire
Rassembler les présentations
Tester la technique
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Imprimer l'ordre du jour et les documents
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
Préparer les en-cas
2 personnes
Ouvrir la salle de réunion
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager la table de présentation
Brancher la technique
2 personnes
Installer la table d'inscription
Préparer le café et le thé
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
2 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Ouvrir la réunion
Rédiger le compte rendu
Accompagner les intervenants
Réapprovisionner les boissons
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Annoncer la pause
Recueillir les questions du quartier
Résumer les décisions
Clore la réunion

Suivi

Rassembler le matériel
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Nettoyer l’espace
2 personnes
Débrancher le matériel technique
2 personnes
Fermer la salle
Rédiger le procès-verbal
Envoyer les actions à mener
Rapporter les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de réunionqté 8
Chaisesqté 70
Table d'inscription
Table de présentation

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Micro sans fil
Haut-parleursqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 70
Verres à boireqté 70
Assiettesqté 70
Fourchettesqté 70
Couteauxqté 70
Cuillèresqté 70
Plateaux de serviceqté 8
Louchesqté 8

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Plateauxqté 4

Papeterie

Badges nominatifsqté 70
Blocs-notesqté 70
Stylos à billeqté 70
Papier d’impressionqté 250
Chemises de présentationqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 2
Seau de nettoyageqté 2
Serpillièreqté 2
Balai

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et réservez la salle au moins 4 à 6 semaines à l’avance. Vérifiez aussi la capacité en tables et en chaises selon le nombre de participants attendus.
Fermez les inscriptions 3 à 5 jours avant la réunion afin d’imprimer une liste fiable et de prévoir les boissons, les encas et les besoins alimentaires signalés.
Rassemblez les présentations et les documents au plus tard 48 heures avant. Testez alors l’ordinateur, le câble HDMI, le vidéoprojecteur, le son et les rallonges dans la salle.
Prévoyez 30 à 45 minutes avant l’horaire annoncé pour installer les tables, les chaises, la table d’inscription et la table de présentation. Ce délai permet aussi de préparer le café, le thé et les boissons fraîches.
Désignez le secrétaire avant le jour J et préparez les blocs-notes, stylos et badges nominatifs. À l’accueil, enregistrez chaque présence et notez les absences pour garder un suivi exact.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une réunion du conseil de quartier ?: Envoyez-les environ 3 à 4 semaines avant la réunion, avec la date, l’heure, le lieu, l’ordre du jour provisoire et le lien d’inscription. Faites un rappel 5 à 7 jours avant la séance.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Prévoyez 30 à 45 minutes avant l’ouverture des portes. Comptez davantage si vous utilisez un micro sans fil, des haut-parleurs ou un vidéoprojecteur à tester.
Combien de boissons prévoir pour une réunion du conseil de quartier ?: Pour une réunion de 2 heures, prévoyez environ 0,5 litre de boisson par personne, en plus du café et du thé. Ajoutez 10 à 15 % si la salle est chaude ou si aucun point d’eau n’est facilement accessible.
Quand imprimer l’ordre du jour et la liste des participants ?: Imprimez l’ordre du jour et les documents 24 à 48 heures avant, après la dernière validation des intervenants. Imprimez la liste des participants le jour même ou la veille pour intégrer les inscriptions tardives.

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