Checklist voor een goed georganiseerd wijkdiner

Een wijkdiner organiseren begint niet bij het koken, maar bij het vastleggen van datum, locatie en aantal deelnemers. Daarna regel je uitnodigingen, aanmeldingen, dieetwensen, vrijwilligers en materialen in een vaste volgorde. Vooral het definitieve aantal eters, allergenen per gerecht en de keukenindeling vragen tijd. Gebruik deze checklist om op tijd te bestellen, porties te berekenen en de dag zelf zonder last-minute zoekwerk te starten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Vergunningen controleren
Locatie reserveren
Bewoners uitnodigen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Menu samenstellen
3 personen
Vegetarische opties bepalen
2 personen
Allergenen per gerecht noteren
2 personen
Leveranciers benaderen
Huurmaterialen reserveren
Tafelschikking uitwerken
2 personen
Menukaarten ontwerpen
Buurtinformatie verspreiden
2 personen
Aanmeldingen bevestigen
Definitief aantal bepalen
2 personen
Porties berekenen
2 personen
Keukenindeling maken
2 personen
Werkrooster vrijwilligers maken
Boodschappen bestellen
2 personen
Laatste weersverwachting controleren
Locatie en sleutel ophalen
2 personen
Boodschappen ophalen
2 personen
Verse producten controleren
2 personen
Koelproducten koelen
2 personen
Groenten wassen
3 personen
Groenten snijden
4 personen
Soep bereiden
3 personen
Hoofdgerecht voorbereiden
4 personen
Vegetarisch gerecht bereiden
2 personen
Salades bereiden
3 personen
Dessert portioneren
3 personen
Brood en beleg klaarzetten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Tafels dekken
4 personen
Menukaarten plaatsen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Verlichting plaatsen
2 personen
Geluidsinstallatie testen
Allergenenkaart ophangen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Gasten ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Welkomstdrank serveren
2 personen
Buffet openen
2 personen
Soep serveren
3 personen
Hoofdgerecht serveren
4 personen
Vegetarische porties aanvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gebruikt servies ophalen
3 personen
Tafels tussentijds schoonmaken
2 personen
Dessert serveren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Laatste ronde drankjes serveren
2 personen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Restanten veilig verpakken
3 personen
Buffet afbreken
3 personen
Servies afwassen
4 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Vloer en toiletten schoonmaken
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Klaptafel voor ontvangst

Servies

Dinerbordenaantal 75
Soepkommenaantal 75
Dessertbordjesaantal 75
Koffiekopjesaantal 70
Drinkglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 70
Messenaantal 80
Vorkenaantal 80
Lepelsaantal 80
Koffielepeltjesaantal 70

Keuken

Soepkommen voor buffetaantal 3
Opscheplepelsaantal 12
Opscheptangenaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Grote kookpannenaantal 4
Snijplankenaantal 6
Koks- en keukenmessenaantal 8
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Keukenweegschaal
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudbakkenaantal 12
Serveerbladenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Warmhoudplatenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Draagbare speaker

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
Ledlampenaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Servettenhoudersaantal 8
Menukaartenaantal 12
Allergenenkaartenaantal 6
Tafeldecoratiesaantal 8
Papieren slingersaantal 6
Naamstickersaantal 80

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Vloertrekker
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Afvalbakkenaantal 6
Afvalscheidingsbakkenaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekrollenaantal 6

Veiligheid

Brandblusdeken
Antislipmattenaantal 4
Nooduitgangbordaantal 2

Overig

Tafelnummerkaartenaantal 8
Pennenaantal 10
Clipboardsaantal 2
Naamkaartjesaantal 80
Telefoonladersaantal 2
Opbergkrattenaantal 10

Tips

Bepaal het definitieve aantal eters pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt en bevestigd. Gebruik dat aantal voor porties, servies, drinkglazen en de indeling van de tafels.
Vraag dieetwensen en allergieën direct bij de aanmelding uit. Noteer allergenen per gerecht en zorg dat vegetarische opties niet alleen mondeling, maar ook op de menukaart herkenbaar zijn.
Maak uiterlijk een week vooraf een werkrooster voor vrijwilligers. Verdeel keukenwerk, ontvangst, buffet, afruimen en koffie apart; zo staat niet iedereen tegelijk bij de pannen.
Controleer bij gehuurde materialen of er naast tafels en stoelen ook buffettafels, serveerschalen, opscheplepels en warmhoudbakken zijn geregeld. Tel servies en bestek op basis van het definitieve aantal deelnemers en houd extra exemplaren achter de hand.
Plan de laatste praktische ronde op de dag zelf: haal de sleutel en locatie op, controleer de weersverwachting en haal boodschappen pas op wanneer koeling en keuken beschikbaar zijn. Zet daarna de keukenindeling en het werkrooster zichtbaar neer.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een wijkdiner organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie en uitnodigingen. Reserveer huurmaterialen en benader leveranciers zodra de locatie vaststaat; die onderdelen zijn lastiger op het laatste moment te regelen.
Wanneer moet ik het definitieve aantal gasten van een wijkdiner bepalen?: Bepaal het definitieve aantal ongeveer 5 tot 7 dagen voor het diner, nadat aanmeldingen zijn verwerkt en bevestigd. Bereken daarna porties, boodschappen, servies en de tafelschikking.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een wijkdiner?: Plan minimaal 1 vrijwilliger voor de ontvangst, 2 tot 3 voor de keuken en 2 voor buffet en afruimen. Bij een grotere groep voeg je per extra taak een vaste verantwoordelijke toe, zodat het werkrooster niet afhankelijk is van toevallige hulp.
Wanneer moet ik dieetwensen en allergieën uitvragen?: Vraag ze bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 10 tot 14 dagen voor het wijkdiner. Controleer de lijst opnieuw wanneer je de aanmeldingen bevestigt en noteer allergenen per gerecht voor keuken en buffet.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.