Nachbarschaftsdinner organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Nachbarschaftsdinner braucht mehr Vorlauf als nur ein Menü und ein paar Tische. Kläre zuerst Ort, Genehmigungen und Termin, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Helfer, Tischordnung und die genaue Portionsplanung. In den letzten Tagen entscheidest du die endgültige Personenzahl, teilst Küche und Schichten ein und holst Einkäufe, Schlüssel sowie Leihmaterial rechtzeitig ab.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Genehmigungen prüfen
Location reservieren
Bewohner einladen
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Menü zusammenstellen
3 Personen
Vegetarische Optionen festlegen
2 Personen
Allergene je Gericht notieren
2 Personen
Lieferanten kontaktieren
Leihmaterialien reservieren
Tischordnung ausarbeiten
2 Personen
Speisekarten entwerfen
Nachbarschaftsinformationen verteilen
2 Personen
Anmeldungen bestätigen
Endgültige Anzahl festlegen
2 Personen
Portionen berechnen
2 Personen
Küchenaufteilung erstellen
2 Personen
Einsatzplan für Freiwillige erstellen
Einkäufe bestellen
2 Personen
Letzte Wettervorhersage prüfen
Location und Schlüssel abholen
2 Personen
Einkäufe abholen
2 Personen
Frische Produkte prüfen
2 Personen
Kühlprodukte kühlen
2 Personen
Gemüse waschen
3 Personen
Gemüse schneiden
4 Personen
Suppe zubereiten
3 Personen
Hauptgericht vorbereiten
4 Personen
Vegetarisches Gericht zubereiten
2 Personen
Salate zubereiten
3 Personen
Dessert portionieren
3 Personen
Brot und Belag bereitstellen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Buffettische einrichten
3 Personen
Tische eindecken
4 Personen
Menükarten aufstellen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Beleuchtung anbringen
2 Personen
Beschallungsanlage testen
Allergenkarte aufhängen
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

Gäste empfangen
4 Personen
Anwesenheit erfassen
2 Personen
Begrüßungsgetränk servieren
2 Personen
Buffet eröffnen
2 Personen
Suppe servieren
3 Personen
Hauptgericht servieren
4 Personen
Vegetarische Portionen auffüllen
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Benutztes Geschirr abholen
3 Personen
Tische zwischendurch reinigen
2 Personen
Dessert servieren
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Letzte Runde Getränke servieren
2 Personen
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Reste sicher verpacken
3 Personen
Buffet abbauen
3 Personen
Geschirr abwaschen
4 Personen
Küche reinigen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
Boden und Toiletten reinigen
3 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Einkäufe wegräumen
2 Personen
Fundgegenstände aufbewahren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 70
BuffetischeAnz. 3
Klappisch für den Empfang

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 75
SuppenschalenAnz. 75
DesserttellerAnz. 75
KaffeetassenAnz. 70
TrinkgläserAnz. 100
WeingläserAnz. 70
MesserAnz. 80
GabelnAnz. 80
LöffelAnz. 80
KaffeelöffelAnz. 70

Küche

Suppenschalen fürs BuffetAnz. 3
ServierlöffelAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
ServierschalenAnz. 12
Große KochtöpfeAnz. 4
SchneidebretterAnz. 6
Koch- und KüchenmesserAnz. 8
RührschüsselnAnz. 6
MessbecherAnz. 3
Küchenwaage
AluminiumfolieAnz. 3
FrischhaltedosenAnz. 12
ServiertablettsAnz. 6

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 4
WarmhalteplattenAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Tragbarer Lautsprecher

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 4
LED-LampenAnz. 8

Dekoration

TischdeckenAnz. 8
ServiettenhalterAnz. 8
SpeisekartenAnz. 12
AllergenkartenAnz. 6
TischdekorationenAnz. 8
PapiergirlandenAnz. 6
NamensaufkleberAnz. 80

Catering

Einkäufe

Reinigung

EimerAnz. 3
PutzlappenAnz. 20
Bodenabzieher
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 6
AbfalltrennbehälterAnz. 3
HandseifenspenderAnz. 4
HandtuchrollenAnz. 6

Sicherheit

Feuerlöschdecke
Rutschfeste MattenAnz. 4
NotausgangsschildAnz. 2

Sonstiges

TischnummernkartenAnz. 8
StifteAnz. 10
KlemmbretterAnz. 2
NamensschilderAnz. 80
TelefonladegeräteAnz. 2
AufbewahrungsboxenAnz. 10

Tipps

Lege die endgültige Personenzahl spätestens eine Woche vorher fest. Erst danach lassen sich Portionen, Teller, Gläser und Sitzplätze verlässlich berechnen.
Erfasse Allergien und Ernährungswünsche direkt bei der Anmeldung und notiere die Allergene für jedes Gericht. So müssen Helfer am Buffet nicht raten.
Reserviere Leihmaterial und kläre die Abholung mindestens zwei Wochen vor dem Dinner. Besonders Tische, Stühle, Kaffeemaschinen und Warmhaltebehälter werden sonst leicht übersehen.
Plane für die Küche einen eigenen Ablauf und teile die freiwilligen Helfer in Schichten ein. Für Aufbau, Ausgabe und Abbau sollten nicht dieselben Personen durchgehend eingeplant sein.
Prüfe die Wettervorhersage in den letzten 48 Stunden und hole Schlüssel und Einkäufe rechtzeitig ab. Frischware und empfindliche Speisen sollten erst am Veranstaltungstag oder am Vorabend übernommen werden.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Nachbarschaftsdinner organisieren?: Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vorher mit Termin, Ort und Genehmigungen. Einladungen und Anmeldungen sollten mindestens vier Wochen vor dem Dinner starten, damit du Menü und Helfer planen kannst.
Wann muss die Teilnehmerzahl für ein Nachbarschaftsdinner feststehen?: Lege die endgültige Anzahl etwa sieben Tage vor der Veranstaltung fest. Dann kannst du Portionen, Sitzordnung, Geschirr und die Küchenaufteilung verbindlich planen.
Wie viele Helfer braucht ein Nachbarschaftsdinner?: Plane mindestens eine verantwortliche Person für die Organisation und zusätzlich Helfer für Aufbau, Küche, Ausgabe und Abbau ein. Bei wechselnden Schichten sollte jede Aufgabe mit mindestens zwei Personen besetzt sein.
Wann sollte ich Allergien und Ernährungswünsche abfragen?: Frage beides direkt mit der Anmeldung ab, spätestens vier Wochen vor dem Dinner. Prüfe die Angaben noch einmal, sobald die Anmeldungen geschlossen sind, bevor du Portionen und Einkäufe festlegst.

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