Wijkdebat organiseren: checklist en planning

Een wijkdebat vraagt meer voorbereiding dan alleen sprekers en een zaal regelen. Je moet ook vergunningen, techniek, publieksvragen, toegankelijkheid en de ontvangst op elkaar afstemmen. Begin met datum en locatie, leg daarna sprekers en gespreksleider vast en werk toe naar een duidelijk programma. In de laatste week controleer je aanmeldingen, dieetwensen, technische eisen en de taakverdeling van vrijwilligers. Gebruik deze checklist om niets te laat te regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Vergunningen controleren
Sprekers benaderen
2 personen
Gespreksleider vastleggen
Programma opstellen
2 personen
Debatonderwerpen bepalen
3 personen
Vragen voor sprekers maken
2 personen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Wijkpromotie plaatsen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Toegankelijkheid inventariseren
Reservering locatie maken
Reservering stoelen maken
Reservering apparatuur maken
Sprekersinformatie versturen
Technische eisen opvragen
Vrijwilligers werven
2 personen
Taken verdelen
2 personen
Aanmeldingen bevestigen
Herinnering versturen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Stembiljetten printen
Programma's printen
Routebordjes printen
Boodschappen doen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Locatiesleutels ophalen
Materialen controleren
2 personen
Zaal ventileren
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Podiumtafel plaatsen
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Presentatie testen
2 personen
Infotafel inrichten
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Buffettafel inrichten
3 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Programma's klaarleggen

Event

Sprekers ontvangen
2 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Bezoekers naar zaal begeleiden
2 personen
Debat openen
Sprekers introduceren
Debat begeleiden
2 personen
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Pauzebuffet aanvullen
2 personen
Pauze aankondigen
Vervolgdebat begeleiden
2 personen
Publieksreacties noteren
2 personen
Stemming uitleggen
Stembiljetten uitdelen
2 personen
Stembiljetten innemen
2 personen
Stemmen tellen
3 personen
Uitkomst presenteren
Debat afsluiten
Informeel napraten begeleiden
2 personen
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Buffet opruimen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Apparatuur demonteren
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Toiletten controleren
Gevonden voorwerpen verzamelen
Locatie afsluiten
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Bezoekers bedanken
Sprekers bedanken
Debatresultaten delen
Foto's en documenten archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 100
Spreektafel
Podiumstoelenaantal 6
Registratietafel
Buffettafelaantal 2
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Geluidsmengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 2
Presentatieklikker

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Drinkglazenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffielepelsaantal 100
Schenkkanaantal 4
Opscheplepelsaantal 6
Serveerbladenaantal 8
Soepkommenaantal 100

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Voedseltangenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Naamkaartjesaantal 120
Pennenaantal 30
Infobordenaantal 6
Wegwijzerbordenaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Lichtslingersaantal 4
Zaklampenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezem en blikaantal 2
Dweilmoppenaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de gespreksleider en sprekers vroeg vast en vraag direct naar hun technische eisen, beschikbare tijd en benodigde presentatieapparatuur. Zo voorkom je dat microfoons, laptop, beamer of projectiescherm pas op de dag zelf worden geregeld.
Plan de publieksontvangst als een apart onderdeel. Zet een registratietafel klaar, bereid naamkaartjes voor en bevestig aanmeldingen; stuur uiterlijk enkele dagen vooraf een herinnering met tijd, locatie en toegankelijkheidsinformatie.
Test geluid en beeld vóór de start van het debat. Controleer draadloze microfoons, luidsprekers, geluidsmengpaneel, verlengkabels en stekkerdozen en houd minstens één reserveoplossing voor stroom of presentatie achter de hand.
Maak vragen en stembiljetten niet op het laatste moment. Rond de debatonderwerpen en vragen voor sprekers minstens één week vooraf af, zodat je ze kunt afstemmen en voldoende exemplaren kunt printen.
Inventariseer toegankelijkheid en dieetwensen samen met de aanmeldingen. Controleer daarnaast of stoelen, podiumstoelen, tafels, kapstokken en de koffievoorziening passen bij het verwachte aantal bezoekers.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een wijkdebat organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en sprekers. Gebruik de laatste 2 weken voor promotie, aanmeldingen, techniek, vrijwilligers en de definitieve briefing.
Hoeveel tijd heb je nodig voor een wijkdebat?: Reserveer minimaal 2 uur voor het debat zelf en plan daarnaast 60 tot 90 minuten voor opbouw en techniek. Reken na afloop nog ongeveer 30 minuten voor opruimen en nabespreken.
Wanneer stuur je een herinnering voor een wijkdebat?: Stuur de eerste bevestiging direct na de aanmelding en een praktische herinnering 3 tot 5 dagen voor het debat. Vermeld daarin de begintijd, route, toegankelijkheid en eventuele wijzigingen in het programma.
Hoeveel microfoons heb je nodig bij een wijkdebat?: Voor een gespreksleider en drie tot vijf sprekers heb je meestal 4 tot 6 microfoons nodig, afhankelijk van de zaalopstelling. Test alle microfoons minstens 60 minuten voor aanvang en houd een reserve beschikbaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.