Checkliste für die Stadtteildebatte
Eine Stadtteildebatte braucht mehr Vorbereitung als nur ein Thema und ein Podium. Kläre zuerst Termin, Ort und Genehmigungen, bevor du Referenten einlädst oder Werbung verteilst. Danach folgen Programm, Anmeldung, Barrierefreiheit und die technische Planung. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung und zeigt, was in den letzten Tagen oft zu spät kommt – etwa bestätigte Referenteninformationen, Namensschilder, Stimmzettel und ein vollständiger Techniktest.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Ort bestätigen
Genehmigungen prüfen
Referenten ansprechen
2 Personen
Moderation festlegen
Programm erstellen
2 Personen
Debattenthemen festlegen
3 Personen
Fragen für Redner erstellen
2 Personen
Anmeldeformular erstellen
Einladungen gestalten
Einladungen verschicken
2 Personen
Stadtteilwerbung anbringen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Barrierefreiheit erfassen
Location reservieren
Sitzplatzreservierung vornehmen
Gerätereservierung erstellen
Referenteninformationen versenden
Technische Anforderungen anfragen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Aufgaben verteilen
2 Personen
Anmeldungen bestätigen
Erinnerung senden
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Stimmzettel drucken
Programme drucken
Wegweiser drucken
Einkaufen gehen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Standortschlüssel abholen
Materialien prüfen
2 Personen
Saal lüften
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Podiumstisch aufstellen
2 Personen
Tontechnik anschließen
2 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Präsentation testen
2 Personen
Infotafel einrichten
2 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Buffet-Tisch einrichten
3 Personen
Namensschilder bereitlegen
Programme bereitlegen
Event
Referenten empfangen
2 Personen
Besucher registrieren
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Besucher zur Halle begleiten
2 Personen
Debatte eröffnen
Redner vorstellen
Debatte moderieren
2 Personen
Fragen aus dem Publikum sammeln
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Pausebuffet auffüllen
2 Personen
Pause ankündigen
Folgedebatte moderieren
2 Personen
Publikumsreaktionen notieren
2 Personen
Abstimmung erklären
Stimmzettel ausgeben
2 Personen
Stimmzettel einsammeln
2 Personen
Stimmen zählen
3 Personen
Ergebnis präsentieren
Debatte beenden
Informellen Austausch moderieren
2 Personen
Die letzten Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Buffet aufräumen
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Tonanlage ausschalten
2 Personen
Geräte abbauen
2 Personen
Saal reinigen
3 Personen
Toiletten kontrollieren
Fundsachen sammeln
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Materialien zurückbringen
2 Personen
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
Müll entsorgen
2 Personen
Besucher bedanken
Sprecher danken
Debattergebnisse teilen
Fotos und Dokumente archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 8
- StühleAnz. 100
- Rednertisch
- BühnensitzeAnz. 6
- Registrierungstisch
- Buffet-TischAnz. 2
- KleiderständerAnz. 2
Ausstattung
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 2
- Tonmischpult
- LautsprecherAnz. 2
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- PowerbanksAnz. 2
- Präsentationsklicker
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 100
- TrinkgläserAnz. 120
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- KaffeelöffelAnz. 100
- KaraffeAnz. 4
- ServierlöffelAnz. 6
- ServiertablettsAnz. 8
- SuppenschalenAnz. 100
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- BrotmesserAnz. 4
- LebensmittelzangenAnz. 6
Dekoration
- TischdeckenAnz. 10
- NamensschilderAnz. 120
- StifteAnz. 30
- InfotafelnAnz. 6
- Wegweiser-SchilderAnz. 8
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 6
- LichterkettenAnz. 4
- TaschenlampenAnz. 3
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- Besen und KehrblechAnz. 2
- WischmoppsAnz. 2
- PutzeimerAnz. 3
- MikrofasertücherAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Thema, Fragen und Programm spätestens vier Wochen vor dem Termin fest. So können Referenten ihre Beiträge vorbereiten und du hast Zeit, Fragen zu schärfen.
- Prüfe Genehmigungen und Barrierefreiheit, bevor du Einladungen verschickst. Rückmeldungen zu Zugang, Sitzplatzreservierung und Ernährungswünschen lassen sich später nur schwer nachtragen.
- Plane für die Technik mindestens einen vollständigen Test am Vortag ein. Prüfe Funkmikrofone, Tonmischpult, Lautsprecher, Laptop, Beamer, Projektionsleinwand und Verlängerungskabel gemeinsam.
- Schicke Referenteninformationen und eine Erinnerung nicht erst am Veranstaltungstag. Eine Bestätigung sieben Tage vorher und eine letzte Nachricht 24 Stunden vorher reduzieren Absagen und Rückfragen.
- Bereite Registrierung, Namensschilder und Stimmzettel spätestens am Vortag vor. Stelle außerdem Sitzordnung, Rednertisch, Bühnensitze und den Registrierungstisch vor Einlass bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Stadtteildebatte organisieren?
- Beginne mindestens sechs Wochen vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen und Referenten. Vier Wochen vorher sollten Programm, Themen und Anmeldeformular feststehen.
- Wann sollte man die Einladungen für eine Stadtteildebatte verschicken?
- Verschicke die Einladungen etwa vier Wochen vor der Debatte. Sende sieben Tage vorher eine Bestätigung oder Erinnerung und aktualisiere dabei wichtige Hinweise zu Ort, Barrierefreiheit und Anmeldung.
- Wie viele Mikrofone braucht eine Stadtteildebatte?
- Plane mindestens ein Mikrofon für die Moderation und je eines für die vorgesehenen Redner ein. Bei Fragen aus dem Publikum ist ein zusätzliches Funkmikrofon sinnvoll; teste alle Geräte spätestens am Vortag.
- Was muss am Tag vor der Stadtteildebatte fertig sein?
- Namensschilder, Stimmzettel, Sitzplatzreservierungen und Registrierungsunterlagen sollten am Vortag bereitliegen. Auch Beamer, Leinwand, Lautsprecher, Laptop und Stromanschlüsse müssen dann vollständig getestet sein.
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