Checklist voor een goed georganiseerde wielerwedstrijd

Een wielerwedstrijd organiseren begint niet bij de startboog, maar bij het parcours, de vergunningen en de verkeersveiligheid. Leg eerst het wedstrijdformat vast en werk daarna de route, inzet van vrijwilligers en communicatie uit. In de laatste week draait alles om controle: startnummers, routeborden, portofoons, EHBO-bezetting en reserveonderdelen. Deze checklist helpt je om de voorbereiding in de juiste volgorde af te werken en voorkomt dat essentiële zaken pas op de wedstrijddag opvallen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
Parcours bepalen
3 personen
Parcoursinspectie uitvoeren
3 personen
Vergunningen controleren
Verkeersplan uitwerken
2 personen
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Verkeersregelaars indelen
2 personen
EHBO-bezetting indelen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startnummers ontwerpen
Startnummers afdrukken
2 personen
Routeborden voorbereiden
2 personen
Prijzencategorieën vastleggen
2 personen
Medaillelinten bevestigen
2 personen
Wedstrijdreglement publiceren
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Materialen controleren
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Startlijsten printen
Routekaart uitdelen
2 personen
Start- en finishzone afzetten
5 personen
Parcoursmarkering plaatsen
6 personen
Verkeersborden plaatsen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Cateringbalie inrichten
3 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
EHBO-post inrichten
2 personen
Fietsenstalling afzetten
2 personen

Event

Vrijwilligersbriefing geven
3 personen
Deelnemers aanmelden
4 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Fietsen en remmen controleren
2 personen
Renners naar startvak begeleiden
3 personen
Openingsmededelingen geven
Startprocedure uitvoeren
4 personen
Kruispunten beveiligen
12 personen
Rondepassages registreren
4 personen
Tussentijden noteren
3 personen
Waterpunten bemannen
4 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes uitserveren
3 personen
Publiek informeren
2 personen
Incidenten registreren
2 personen
Finishregistratie uitvoeren
4 personen
Finishers opvangen
4 personen
Medailleceremonie begeleiden
3 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Uitslagen bekendmaken
Parcours vrijgeven
3 personen

Nazorg

Verkeersborden verwijderen
4 personen
Parcoursmarkering verwijderen
5 personen
Afval inzamelen
5 personen
Servies afwassen
3 personen
Cateringbalie schoonmaken
3 personen
Tenten en meubilair afbreken
5 personen
Geluidsapparatuur opruimen
2 personen
EHBO-materialen inventariseren
Terrein schoonmaken
5 personen
Materialen sorteren
3 personen
Materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen verwerken
Uitslagen online plaatsen
Deelnemers informeren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 6
Afvalbakkenaantal 10

Sportmateriaal

Verkeerskegelsaantal 80
Dranghekkenaantal 30
Startboog
Finishdoek
Rondebordenaantal 6
Routepijlenaantal 40
Startnummerriemenaantal 120
Fietspompenaantal 3
Reservebinnenbandenaantal 12
Gereedschapssetsaantal 3
Fietsstandaardsaantal 12
Medaillelintenaantal 6

Apparatuur

Portofoonsaantal 16
Megafoonaantal 2
Geluidsset
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 6
Stopwatchesaantal 6
Tabletsaantal 3
Printer
Laptopsaantal 2

Verlichting

Bouwlampenaantal 4
Lichtslingersaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Schenkkanenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Opslagboxenaantal 12
Serveerbladenaantal 8

EHBO

EHBO-koffersaantal 3
Reddingsdekensaantal 12
Koelkompressenaantal 20
Nitrilhandschoenenaantal 4
Brancard

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Podiumprijzenaantal 6
Wegwijzerbordenaantal 12
Whiteboardsaantal 3

Schoonmaak

Handvegersaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Sponzenaantal 12
Afwasteilenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de parcoursinspectie uiterlijk twee weken voor de wedstrijd. Controleer kruisingen, smalle passages, wegdek en plekken waar verkeersregelaars of dranghekken nodig zijn.
Maak per post een inzetrooster met naam, telefoonnummer en aanvangstijd. Plan verkeersregelaars en EHBO-medewerkers minimaal 45 minuten vóór de eerste start op hun positie.
Controleer startnummers, startnummerriemen en startlijsten uiterlijk één dag vooraf. Print een extra set startlijsten en houd een printer of laptop achter de hand voor late wijzigingen.
Test portofoons, megafoon, geluidsset, stopwatches en stroomvoorziening vóór de opbouw. Leg per team vast welk kanaal of communicatiemiddel wordt gebruikt en laad powerbanks volledig op.
Zet voor de wedstrijddag een apart materiaalpunt klaar met fietspompen, gereedschapssets en reservebinnenbanden. Vul koelboxen pas op de ochtend zelf en controleer de weersverwachting nogmaals voordat je vertrekt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een wielerwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met het wedstrijdformat, parcours en vergunningen. Reserveer daarna tijd voor het verkeersplan, de vrijwilligersindeling en de publicatie van inschrijvingen.
Wanneer moet ik een vergunning voor een wielerwedstrijd regelen?: Controleer de vergunningseisen direct nadat het parcours is bepaald, idealiter 10 tot 12 weken voor de wedstrijddag. De benodigde termijn verschilt per gemeente en route, dus wacht niet tot de inschrijvingen al zijn geopend.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een wielerwedstrijd?: Tel minimaal één verkeersregelaar per risicovolle kruising of oversteekpunt en plan daarnaast aparte mensen voor inschrijving, EHBO, start, finish en materiaal. Maak de definitieve indeling uiterlijk 2 weken vooraf, zodat open plekken nog kunnen worden ingevuld.
Wanneer controleer ik het parcours en de wedstrijdmaterialen?: Inspecteer het parcours ongeveer 2 weken vooraf en loop of rijd het kort voor de wedstrijd nogmaals na. Controleer routepijlen, rondeborden, dranghekken, startnummers, portofoons en gereedschap uiterlijk de avond ervoor.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.