Checklist pour organiser une course cycliste

Une course cycliste demande de coordonner le parcours, la circulation, la sécurité et l’accueil des participants dans le bon ordre. Commence par définir le format et inspecter le tracé, puis règle les autorisations avant d’ouvrir les inscriptions. Les dernières semaines servent surtout à répartir les bénévoles, préparer les dossards et vérifier le matériel. Cette checklist rassemble 71 tâches et 57 éléments à prévoir, jusqu’aux listes de départ et à la distribution de la carte du parcours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le format de la compétition
2 personnes
Définir le parcours
3 personnes
Effectuer l’inspection du parcours
3 personnes
Vérifier les autorisations
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les signaleurs
2 personnes
Répartir le personnel de premiers secours
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Concevoir les dossards
Imprimer les dossards
2 personnes
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Définir les catégories de prix
2 personnes
Fixer les rubans des médailles
2 personnes
Publier le règlement du concours
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Vérifier le matériel
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Imprimer les listes de départ
Distribuer la carte du parcours
2 personnes
Balisage des zones de départ et d’arrivée
5 personnes
Mettre en place le balisage du parcours
6 personnes
Installer les panneaux de signalisation
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Aménager le comptoir traiteur
3 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Balisage du parking à vélos
2 personnes

Événement

Faire le briefing des bénévoles
3 personnes
Inscrire les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Vérifier les vélos et les freins
2 personnes
Encadrer les coureurs vers le sas de départ
3 personnes
Faire les annonces d’ouverture
Exécuter la procédure de départ
4 personnes
Sécuriser les croisements
12 personnes
Enregistrer les passages de tour
4 personnes
Noter les temps intermédiaires
3 personnes
Tenir les points d’eau
4 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les amuse-bouches
3 personnes
Informer le public
2 personnes
Enregistrer les incidents
2 personnes
Effectuer l’enregistrement à l’arrivée
4 personnes
Accueillir les finisseurs
4 personnes
Coordonner la cérémonie de remise des médailles
3 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Annoncer les résultats
Autoriser le parcours
3 personnes

Suivi

Retirer les panneaux de signalisation
4 personnes
Retirer le balisage du parcours
5 personnes
Collecter les déchets
5 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le comptoir de restauration
3 personnes
Démonter les tentes et le mobilier
5 personnes
Ranger le matériel audio
2 personnes
Inventorier le matériel de premiers secours
Nettoyer le site
5 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Traiter les objets trouvés
Publier les résultats en ligne
Informer les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tabourets de barqté 6
Poubellesqté 10

Matériel de sport

Cônes de signalisationqté 80
Barrières de fouleqté 30
Arche de départ
Tissu d’arrivée
Assiettes rondesqté 6
Flèches de directionqté 40
Ceintures de dossardqté 120
Pompes à véloqté 3
Chambres à air de rechangeqté 12
Kits d'outilsqté 3
Supports à vélosqté 12
Rubans de médailleqté 6

Équipement

Talkies-walkiesqté 16
Mégaphoneqté 2
Système de sonorisation
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 6
Chronomètresqté 6
Tablettesqté 3
Imprimante
Ordinateurs portablesqté 2

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 4
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 80
Carafesqté 6

Cuisine

Glacièresqté 8
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Caisses de stockageqté 12
Plateaux de serviceqté 8

Premiers secours

Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures de survieqté 12
Packs de froidqté 20
Gants en nitrileqté 4
Brancard

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Prix de podiumqté 6
Panneaux directionnelsqté 12
Tableaux blancsqté 3

Nettoyage

Balais à mainqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Épongesqté 12
Bacs à vaisselleqté 3

Catering

Courses

Conseils

Inspecte le parcours avant de finaliser le plan de circulation : repère les intersections, les zones étroites et les endroits où les signaleurs devront être visibles. Prépare ensuite les cônes, barrières et flèches de direction en fonction de ce tracé réel.
Ne laisse pas les autorisations et le plan de sécurité à la dernière semaine. Vérifie-les avant de publier le formulaire d’inscription, car toute modification du parcours peut entraîner de nouvelles consignes pour les participants et les bénévoles.
Répartis les signaleurs et le personnel de premiers secours avec des horaires et des points précis. Prévois des talkies-walkies ou un mégaphone pour transmettre rapidement une consigne pendant la course.
Traite les inscriptions avant d’imprimer les dossards et les listes de départ. Recueille aussi les besoins alimentaires suffisamment tôt pour pouvoir organiser les courses et le ravitaillement sans improviser.
Vérifie le matériel la veille et remplis les glacières au dernier moment. Contrôle notamment les pompes, chambres à air, kits d’outils, chronomètres, batteries externes, rallonges et multiprises, puis vérifie les prévisions météo avant l’installation.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une course cycliste ?: Commence plusieurs semaines avant la date prévue. Les premières étapes sont le format, le parcours, l’inspection, les autorisations et les plans de circulation et de sécurité ; ouvre ensuite les inscriptions.
Combien de bénévoles faut-il pour une course cycliste ?: Le nombre dépend du parcours et du nombre d’intersections à sécuriser. Compte au minimum un signaleur par point à surveiller, puis ajoute des personnes pour les inscriptions, les premiers secours, l’accueil et l’arrivée.
Quand imprimer les dossards et les listes de départ ?: Imprime les dossards après la clôture ou la stabilisation des inscriptions, généralement quelques jours avant la course. Les listes de départ doivent être vérifiées puis imprimées suffisamment tôt pour l’accueil du matin.
Que vérifier la veille d’une course cycliste ?: Vérifie le parcours, les panneaux, les barrières, les radios, le chronométrage et le matériel de réparation. Consulte aussi la météo, prépare les glacières et confirme les horaires ainsi que le poste de chaque bénévole.

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