Checklist voor een goed georganiseerde wielerwedstrijd

Een wielerwedstrijd organiseren vraagt meer voorbereiding dan alleen een parcours en een starttijd. Je regelt tegelijk vergunningen, verkeersveiligheid, tijdwaarneming, deelnemerscommunicatie en de praktische inrichting van start en finish. Begin met het wedstrijdconcept en de categorieën, werk daarna het parcours en verkeersplan uit en reserveer tijdig de benodigde mensen en materialen. Deze checklist helpt je de 76 taken in de juiste volgorde af te werken, zodat je op de wedstrijddag niet nog startnummers, portofoons of afzethekken hoeft te regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdconcept vastleggen
2 personen
Wedstrijdcategorieën bepalen
2 personen
Parcours uitzetten
3 personen
Parcours op veiligheid controleren
3 personen
Vergunningen aanvragen
Verkeersplan indienen
Verkeersregelaars reserveren
EHBO-bezetting reserveren
Tijdwaarneming reserveren
Startlocatie reserveren
Wedstrijdverzekering regelen
Inschrijfformulier publiceren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijvingen verwerken
2 personen
Deelnemersgegevens controleren
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersbevestiging versturen
Startnummers ontwerpen
Startnummers afdrukken
2 personen
Programma afdrukken
Prijzen en medailles bestellen
Hekken en tenten reserveren
Tafels en stoelen reserveren
Verkeersregelaars instrueren
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Materialen ophalen
3 personen
Startnummers sorteren
2 personen
Routeborden klaarmaken
3 personen

Event

Rugnummers bevestigen
3 personen
Start- en finishgebied afzetten
6 personen
Tenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Tijdwaarneming installeren
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Parcours bewegwijzeren
8 personen
Verkeersposten bemannen
12 personen
EHBO-materiaal plaatsen
2 personen
Fietsenstalling inrichten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Deelnemers aanmelden
4 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Renners naar startvak begeleiden
3 personen
Startbriefing geven
2 personen
Wedstrijd starten
3 personen
Renners en verkeer begeleiden
12 personen
Tussentijden registreren
3 personen
Finishregistratie uitvoeren
4 personen
Water bij de finish uitdelen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Tussenstanden publiceren
2 personen
Protestformulier uitgeven
Uitslag controleren
3 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
Prijsuitreiking verzorgen
4 personen
Finishfoto's maken
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

Parcoursborden verwijderen
8 personen
Verkeersafzettingen verwijderen
6 personen
Materialen verzamelen
6 personen
Tenten afbreken
6 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Uitslag online plaatsen
Deelnemers bedanken
Foto's delen
Materialen retourneren
3 personen
Startnummers archiveren
Wedstrijdadministratie archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 30
Biertafelsaantal 8
Partytentenaantal 4
Statafelsaantal 4
Afzethekkenaantal 40
Fietsenrekkenaantal 12

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Mobiele speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Portofoonsaantal 14
Powerbanksaantal 6
Stopwatchesaantal 6
Megafonenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Markeerstiftenaantal 12
Rekenmachinesaantal 2

Sportmateriaal

Startnummerriemenaantal 120
Startnummerhoudersaantal 120
Reservefietspompenaantal 4
Reserve binnenbandenaantal 20
Routepijlenaantal 80
Koerslintaantal 10
Verkeerskegelsaantal 30
Vlaggenaantal 20
Finishdoek
Podiumblokkenaantal 3
Medaillesaantal 12
Bekersaantal 12
Startbel
Klembordenaantal 15
Veiligheidshesjesaantal 20
Regencapesaantal 20

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiebekersaantal 150
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Catering

Waterdispensersaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koelelementenaantal 24
Drankkrattenaantal 8
Afvalbakkenaantal 12
Prijzentafel

Eerste hulp

EHBO-koffersaantal 3
Nek- en polsbandagesaantal 6
Reddingsdekensaantal 10
Wegwerphandschoenenaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Decoratie

Startfinishbanier
Podiumachterwand
Vlaggenlijnenaantal 8
Pijlbordenaantal 20

Kantoorartikelen

Printpapieraantal 2
Pennenaantal 30
Notitieblokkenaantal 10
Enveloppenaantal 50
Tapeaantal 12
Tie-wrapsaantal 300
Schaaraantal 6

Schoonmaak

Afvalgrijpersaantal 6
Emmersaantal 4
Sponzenaantal 12
Afwasborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4
Papierhanddoekdispensersaantal 4

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Leg het wedstrijdconcept, de categorieën en het parcours eerst vast. Controleer het parcours daarna op kruisingen, smalle passages en onoverzichtelijke bochten voordat je vergunningen en verkeersmaatregelen indient.
Dien vergunningen en het verkeersplan ruim vóór de wedstrijddag in. Reserveer verkeersregelaars en EHBO pas nadat duidelijk is hoeveel posten en welk tijdsblok het parcours nodig heeft.
Plan de deelnemersadministratie in twee controles: verwerk de inschrijvingen eerst en controleer daarna namen, categorieën en dieetwensen. Verstuur de deelnemersbevestiging uiterlijk enkele dagen vóór de wedstrijd, zodat fouten nog hersteld kunnen worden.
Reserveer tijdwaarneming, startlocatie, hekken, tenten en meubilair als één logistiek geheel. Test laptop, printer, microfoon, speakers, portofoons en verlengkabels vooraf op de plek waar ze gebruikt worden.
Maak een aparte wedstrijddag-indeling voor vrijwilligers en verkeersregelaars. Leg klaar waar startnummers, riemen, routepijlen, koerslint, reserve binnenbanden, fietspompen en prijzen liggen; juist klein materiaal wordt vaak pas bij de start gemist.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een wielerwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur minimaal 6 maanden vooraf met het wedstrijdconcept, het parcours en de vergunningen. Reserveer verkeersregelaars, EHBO, tijdwaarneming en de startlocatie zodra de datum en route vaststaan.
Wanneer moet ik een vergunning voor een wielerwedstrijd aanvragen?: Dien de aanvraag in zodra parcours, datum en verkeersplan voldoende concreet zijn; houd hiervoor minimaal 3 tot 6 maanden voorbereiding aan. Controleer bij de bevoegde gemeente welke termijn voor jouw route geldt.
Hoeveel verkeersregelaars heb ik nodig voor een wielerwedstrijd?: Plan minimaal één verkeersregelaar per kruising of oversteek die niet zelfstandig veilig kan worden afgesloten. Maak de definitieve bezetting pas na een parcourscontrole met alle risicopunten en tijdsblokken in beeld.
Wanneer verstuur ik de deelnemersbevestiging voor een wielerwedstrijd?: Verstuur de bevestiging uiterlijk 3 tot 5 dagen vóór de start. Vermeld daarin de categorie, starttijd, startlocatie, praktische instructies en eventuele ontbrekende gegevens die deelnemers nog moeten aanvullen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.