Checklist pour organiser un course cycliste

Un course cycliste demande de coordonner le parcours, la sécurité, les inscriptions et l’accueil des participants dans le bon ordre. Commence par définir les catégories et le tracé, puis réserve rapidement les services soumis à disponibilité : secours, chronométrage, circulation et site de départ. Les autorisations et le plan de circulation doivent être traités avant toute communication publique. Cette checklist couvre aussi les dossards, les bénévoles, le mobilier et le matériel nécessaire le jour de la course.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le concept de la compétition
2 personnes
Définir les catégories de compétition
2 personnes
Mettre en place le parcours
3 personnes
Vérifier la sécurité du parcours
3 personnes
Demander les autorisations
Soumettre le plan de circulation
Réserver des agents de circulation
Réserver le personnel de premiers secours
Réserver le chronométrage
Réserver le lieu de départ
Organiser l’assurance du match
Publier le formulaire d'inscription
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Vérifier les données des participants
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer la confirmation aux participants
Concevoir les dossards
Imprimer les dossards
2 personnes
Imprimer le programme
Commander les prix et médailles
Réserver les barrières et les tentes
Réserver des tables et des chaises
Briefer les régulateurs de trafic
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Récupérer le matériel
3 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Préparer les panneaux d’itinéraire
3 personnes

Événement

Fixer les dossards
3 personnes
Balisage du départ et de l'arrivée
6 personnes
Monter les tentes
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer le système de chronométrage
3 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Balisage du parcours
8 personnes
Tenir les postes de circulation
12 personnes
Installer le matériel de premiers secours
2 personnes
Aménager le parking à vélos
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Inscrire les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Encadrer les coureurs vers le sas de départ
3 personnes
Faire le briefing de départ
2 personnes
Lancer la compétition
3 personnes
Encadrer les coureurs et la circulation
12 personnes
Enregistrer les temps intermédiaires
3 personnes
Effectuer l’enregistrement à l’arrivée
4 personnes
Distribuer de l’eau à l’arrivée
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Publier les classements intermédiaires
2 personnes
Distribuer le formulaire de protestation
Vérifier les résultats
3 personnes
Préparer la remise des prix
3 personnes
Assurer la remise des prix
4 personnes
Prendre les photos de fin
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes

Suivi

Retirer les panneaux du parcours
8 personnes
Retirer les barrières de circulation
6 personnes
Rassembler le matériel
6 personnes
Démonter les tentes
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Publier les résultats en ligne
Remercier les participants
Partager les photos
Retourner les matériels
3 personnes
Archiver les dossards
Archiver l’administration du concours

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 30
Tables de bièreqté 8
Tentes de réceptionqté 4
Tables hautesqté 4
Barrières de sécuritéqté 40
Râteliers à vélosqté 12

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Enceintes mobilesqté 2
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Talkies-walkiesqté 14
Batteries externesqté 6
Chronomètresqté 6
Mégaphonesqté 4
Glacièresqté 6
Marqueursqté 12
Calculatricesqté 2

Matériel de sport

Ceintures de dossardqté 120
Porte-dossardsqté 120
Pompes à vélo de rechangeqté 4
Chambres à air de rechangeqté 20
Flèches de directionqté 80
Ruban d’arrivéeqté 10
Cônes de signalisationqté 30
Drapeauxqté 20
Tissu d’arrivée
Blocs de podiumqté 3
Médaillesqté 12
Gobeletsqté 12
Cloche de départ
Presse-papiersqté 15
Gilets de sécuritéqté 20
Capes de pluieqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Gobelets à caféqté 150
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6

Catering

Distributeurs d'eauqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pains de glaceqté 24
Casiers de boissonsqté 8
Poubellesqté 12
Table des prix

Premiers secours

Trousses de premiers secoursqté 3
Bandages pour le cou et le poignetqté 6
Couvertures de survieqté 10
Gants jetablesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6
Piles de rechangeqté 24

Décoration

Bannière départ-arrivée
Fond de scène
Guirlandes de fanionsqté 8
Panneaux indicateursqté 20

Fournitures de bureau

Papier d’impressionqté 2
Stylosqté 30
Blocs-notesqté 10
Enveloppesqté 50
Ruban adhésifqté 12
Attaches-câblesqté 300
Ciseauxqté 6

Nettoyage

Pinces à déchetsqté 6
Seauxqté 4
Épongesqté 12
Brosses à vaisselleqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs d'essuie-toutqté 4

Courses

Courses

Conseils

Valide le parcours et les autorisations avant d’ouvrir les inscriptions. Le plan de circulation doit être suffisamment précis pour positionner les agents, les barrières, les cônes et les flèches de direction.
Réserve les secours, le chronométrage et les agents de circulation plusieurs semaines à l’avance. Ces prestations sont difficiles à remplacer lorsque la date approche.
Prépare les données des participants avant d’imprimer les dossards. Vérifie les catégories, les noms et les besoins alimentaires, puis envoie une confirmation claire à chaque inscrit.
Prévois un briefing distinct pour les bénévoles et les régulateurs de trafic. Remets-leur les horaires, les postes, les talkies-walkies ou mégaphones et la procédure à suivre en cas d’incident.
Teste la chaîne d’arrivée avant le départ : ordinateur, imprimante, chronomètres, alimentation électrique et batteries externes. Installe aussi les barrières, le ruban d’arrivée et les supports de podium avant l’arrivée des coureurs.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser un course cycliste ?: Commence au moins 3 à 6 mois avant la date prévue. Les autorisations, l’assurance, le parcours, les secours et la circulation doivent être réglés avant de publier les inscriptions.
Quand ouvrir les inscriptions pour un course cycliste ?: Ouvre-les seulement après validation du parcours, des catégories et des principales autorisations. Prévois généralement 4 à 8 semaines d’inscription pour vérifier les données et préparer les dossards.
Combien de bénévoles faut-il pour un course cycliste ?: Le nombre dépend du parcours et du nombre de carrefours à sécuriser, mais chaque poste doit avoir un responsable identifié. Finalise la répartition au moins 7 jours avant la course et prévois une personne de réserve par zone sensible.
Que faut-il vérifier la veille d’un course cycliste ?: Contrôle le matériel de chronométrage, les dossards, les barrières, les tentes, les talkies-walkies, les batteries et les pièces de rechange pour les vélos. Fais aussi un dernier point avec les secours, les agents de circulation et les bénévoles la veille.

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