Zo organiseer je een wielerwedstrijd

Begin niet met de inschrijvingen, maar met het wedstrijdconcept, de categorieën en een haalbaar parcours. Controleer daarna de route op veiligheid en regel vergunningen, het verkeersplan en de wedstrijdverzekering. Pas als startlocatie, tijdwaarneming, EHBO en verkeersregelaars vaststaan, kun je deelnemers werven. Werk vervolgens naar de wedstrijddag toe met duidelijke deelnemersgegevens, startnummers, vrijwilligersinstructies en een logistieke opbouw van start en finish.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdconcept vastleggen
2 personen
2
Wedstrijdcategorieën bepalen
2 personen
3
Parcours uitzetten
3 personen
4
Parcours op veiligheid controleren
3 personen
5
Vergunningen aanvragen
6
Verkeersplan indienen
7
Verkeersregelaars reserveren
8
EHBO-bezetting reserveren
9
Tijdwaarneming reserveren
10
Startlocatie reserveren
11
Wedstrijdverzekering regelen
12
Inschrijfformulier publiceren
2 personen
13
Uitnodigingen versturen
2 personen
14
Inschrijvingen verwerken
2 personen
15
Deelnemersgegevens controleren
2 personen
16
Dieetwensen verzamelen
17
Deelnemersbevestiging versturen
18
Startnummers ontwerpen
19
Startnummers afdrukken
2 personen
20
Programma afdrukken
21
Prijzen en medailles bestellen
22
Hekken en tenten reserveren
23
Tafels en stoelen reserveren
24
Verkeersregelaars instrueren
2 personen
25
Vrijwilligers indelen
2 personen
26
Weersverwachting controleren
27
Boodschappen doen
3 personen
28
Materialen ophalen
3 personen
29
Startnummers sorteren
2 personen
30
Routeborden klaarmaken
3 personen

Event

31
Rugnummers bevestigen
3 personen
32
Start- en finishgebied afzetten
6 personen
33
Tenten opbouwen
6 personen
34
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
35
Inschrijftafel inrichten
2 personen
36
Tijdwaarneming installeren
3 personen
37
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
38
Parcours bewegwijzeren
8 personen
39
Verkeersposten bemannen
12 personen
40
EHBO-materiaal plaatsen
2 personen
41
Fietsenstalling inrichten
2 personen
42
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
43
Dranken koelen
2 personen
44
Hapjes klaarzetten
3 personen
45
Deelnemers aanmelden
4 personen
46
Startnummers uitdelen
3 personen
47
Renners naar startvak begeleiden
3 personen
48
Startbriefing geven
2 personen
49
Wedstrijd starten
3 personen
50
Renners en verkeer begeleiden
12 personen
51
Tussentijden registreren
3 personen
52
Finishregistratie uitvoeren
4 personen
53
Water bij de finish uitdelen
3 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Hapjes bijvullen
2 personen
56
Tussenstanden publiceren
2 personen
57
Protestformulier uitgeven
58
Uitslag controleren
3 personen
59
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
60
Prijsuitreiking verzorgen
4 personen
61
Finishfoto's maken
62
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

63
Parcoursborden verwijderen
8 personen
64
Verkeersafzettingen verwijderen
6 personen
65
Materialen verzamelen
6 personen
66
Tenten afbreken
6 personen
67
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
68
Servies afwassen
3 personen
69
Afval verzamelen
4 personen
70
Locatie schoonmaken
4 personen
71
Uitslag online plaatsen
72
Deelnemers bedanken
73
Foto's delen
74
Materialen retourneren
3 personen
75
Startnummers archiveren
76
Wedstrijdadministratie archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 30
Biertafelsaantal 8
Partytentenaantal 4
Statafelsaantal 4
Afzethekkenaantal 40
Fietsenrekkenaantal 12

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Mobiele speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Portofoonsaantal 14
Powerbanksaantal 6
Stopwatchesaantal 6
Megafonenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Markeerstiftenaantal 12
Rekenmachinesaantal 2

Sportmateriaal

Startnummerriemenaantal 120
Startnummerhoudersaantal 120
Reservefietspompenaantal 4
Reserve binnenbandenaantal 20
Routepijlenaantal 80
Koerslintaantal 10
Verkeerskegelsaantal 30
Vlaggenaantal 20
Finishdoek
Podiumblokkenaantal 3
Medaillesaantal 12
Bekersaantal 12
Startbel
Klembordenaantal 15
Veiligheidshesjesaantal 20
Regencapesaantal 20

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiebekersaantal 150
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Catering

Waterdispensersaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koelelementenaantal 24
Drankkrattenaantal 8
Afvalbakkenaantal 12
Prijzentafel

Eerste hulp

EHBO-koffersaantal 3
Nek- en polsbandagesaantal 6
Reddingsdekensaantal 10
Wegwerphandschoenenaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Decoratie

Startfinishbanier
Podiumachterwand
Vlaggenlijnenaantal 8
Pijlbordenaantal 20

Kantoorartikelen

Printpapieraantal 2
Pennenaantal 30
Notitieblokkenaantal 10
Enveloppenaantal 50
Tapeaantal 12
Tie-wrapsaantal 300
Schaaraantal 6

Schoonmaak

Afvalgrijpersaantal 6
Emmersaantal 4
Sponzenaantal 12
Afwasborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4
Papierhanddoekdispensersaantal 4

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Plan het parcours eerst op papier en controleer het daarna op kruisingen, smalle passages en gevaarlijke bochten. Reserveer verkeersregelaars en leg hun posities, werktijden en communicatie vooraf vast; portofoons zijn vooral nuttig bij een lang parcours.
Dien vergunningen en het verkeersplan vroeg in. Houd minimaal 8 tot 12 weken aan voor aanvragen, omdat wijzigingen in route, afzethekken of verkeersregelaars anders direct je planning kunnen vertragen.
Leg de inschrijving vast met categorie, afstand, contactgegevens en dieetwensen. Controleer de deelnemersgegevens uiterlijk één week voor de wedstrijd en verstuur daarna de deelnemersbevestiging met starttijd, startlocatie en praktische instructies.
Regel tijdwaarneming, EHBO en de startlocatie als één samenhangend geheel. Test laptop, printer, stopwatches, microfoon, mobiele speakers en verlengkabels uiterlijk de dag ervoor; ontbrekende stroom of een lege powerbank merk je op de wedstrijddag te laat.
Maak voor de opbouw een indeling per zone: start, finish, deelnemersregistratie, publiek en podium. Zet afzethekken, fietsenrekken, tenten, routepijlen en koerslint eerst klaar en controleer daarna met een vrijwilliger of de route vanaf elke kruising duidelijk blijft.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een wielerwedstrijd organiseren?: Begin minimaal 12 weken vooraf met het wedstrijdconcept, parcours en vergunningen. Reserveer in de eerste 4 weken ook verkeersregelaars, EHBO, tijdwaarneming en de startlocatie.
Wanneer moet je een vergunning voor een wielerwedstrijd aanvragen?: Vraag de vergunning en dien het verkeersplan bij voorkeur 8 tot 12 weken voor de wedstrijddag in. Controleer bij de gemeente welke termijn geldt, zeker als je openbare wegen afsluit.
Hoeveel verkeersregelaars heb je nodig voor een wielerwedstrijd?: Je hebt minimaal één verkeersregelaar nodig op elke kruising of oversteek waar deelnemers en verkeer elkaar kunnen kruisen. Maak na de parcourscontrole een postlijst en plan daarnaast enkele reserves voor uitval.
Wat moet je de deelnemers een week voor de wielerwedstrijd sturen?: Stuur uiterlijk 7 dagen vooraf de bevestiging met starttijd, categorie, startlocatie, route-informatie, bereikbaarheid en praktische regels. Controleer tegelijk namen, categorieën en eventuele dieetwensen voordat je startnummers afdrukt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.