Wielershow organiseren: checklist en planning

Een wielershow vraagt meer voorbereiding dan alleen fietsen en stands klaarzetten. Je regelt tegelijk exposanten, demonstraties, proefritten, techniek, ontvangst en veiligheid. Begin met datum, locatie en programma, en werk daarna toe naar aanmeldingen, indeling en materiaal. Vooral fietsen, helmen, fietssloten, stroomvoorziening en duidelijke bewegwijzering worden vaak pas op het laatste moment gecontroleerd. Met deze checklist houd je de 67 taken en 82 benodigdheden in de juiste volgorde bij.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Exposanten benaderen
2 personen
Demonstraties vastleggen
2 personen
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Reserveringen maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Promotie plaatsen
2 personen
Exposantenlijst bijhouden
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Draaiboek afdrukken
Plattegrond maken
2 personen
Bewegwijzering ontwerpen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Prijslijsten afdrukken
Fietsenlijst controleren
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Fietsen ophalen
2 personen
Dranken koelen
2 personen

Event

Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Fietsstands plaatsen
3 personen
Fietsen uitstallen
4 personen
Demofietsen beveiligen
2 personen
Exposanten ontvangen
2 personen
Exposanten naar stands begeleiden
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Verlichting testen
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Registratietafel bemannen
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Opening presenteren
Fietspresentatie begeleiden
2 personen
Techniekdemo begeleiden
2 personen
Vraaggesprek begeleiden
2 personen
Proefritten registreren
2 personen
Proefritten begeleiden
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Prijsuitreiking begeleiden
2 personen
Afsluiting presenteren
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Fietsen veilig verzamelen
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Catering opruimen
3 personen
Tafels en stoelen afruimen
4 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Afval sorteren
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Fietsen terugbrengen
3 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Borg- en sleutelzaken afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 6
Partytentenaantal 4
Statafelsaantal 8
Kleedtafelsaantal 4

Sportmateriaal

Fietsstandsaantal 30
Fietsendragersaantal 4
Proefrithelmenaantal 20
Fietsslotenaantal 20
Pionnenaantal 20
Afzethekkenaantal 12
Pedaal- en trapfrequentiemetersaantal 4
Fietspompenaantal 4
Bandenlichtersaantal 8
Inbussleutelsetsaantal 4
Fietsmultitoolsaantal 4
Reservebinnenbandenaantal 12
Kettingolieaantal 4
Werkstandaardsaantal 2
Waarschuwingsbordenaantal 8
Reflecterende hesjesaantal 12
Reparatiematjesaantal 4
Reservefietssleutelsaantal 20
Bandenmetersaantal 4

Apparatuur

Speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadbare accu'saantal 12
Laptop
Beeldscherm
Koelboxenaantal 6
Kassa
Pinapparaat
Powerbanksaantal 4
Portofoonsaantal 6
Oplaadstationsaantal 2

Verlichting

Ledbouwlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Logo- en sponsorpostersaantal 20
Tafelkleedjesaantal 12
Plantenaantal 8
Naamkaartjesaantal 100
Polsbandjesaantal 200
Programmafoldersaantal 250
A4 bewegwijzeringsbordenaantal 20
Pijlbordenaantal 12
Stiftenaantal 12
Plakbandaantal 10
Tie-wrapsaantal 200
Touwaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Koffiekannenaantal 4
Waterkannenaantal 8
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 10
Thermosbekersaantal 40

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Serveerlepelsaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koksmesjesaantal 4
Koelelementenaantal 24
Flessenopenersaantal 4
Dienbladenaantal 8
Vuilnisbakkenaantal 8
Koelcontainersaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Keukenweegschalenaantal 2

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Handvegersaantal 4

Tips

Leg uiterlijk 8 weken voor de wielershow datum, locatie en programma vast. Benader daarna exposanten en bevestig per demonstratie de benodigde ruimte, stroom en opbouwtijd.
Maak 2 weken vooraf een exposantenlijst met contactpersoon, standmaat en aankomsttijd. Zo kun je klaptafels, kleedtafels, fietsstands en partytenten verdelen zonder op de dag zelf te schuiven.
Plan proefritten als apart onderdeel van het programma en controleer 1 dag vooraf de proefrithelmen, fietssloten, pionnen en afzethekken. Leg ook fietspompen, reservebinnenbanden en multitools bij de werkstandaards klaar.
Test 2 uur voor opening speakers, mengpaneel, draadloze microfoons, laptop, beeldscherm en verlengkabels. Neem oplaadbare accu’s mee, zodat een lege aansluiting of kabel geen onderbreking veroorzaakt.
Zet de ontvangsttafel minstens 60 minuten voor opening klaar met naambadges, aanmeldgegevens, programma, plattegrond en prijslijsten. Koel de dranken vooraf en laat één vrijwilliger alleen de ontvangst en vragen afhandelen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een wielershow organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In die periode regel je locatie, vergunningen, verzekering, exposanten, demonstraties en promotie; de laatste 2 weken gebruik je voor aanmeldingen en materiaalcontrole.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een wielershow?: Reken minimaal op 1 vrijwilliger bij de ontvangst, 1 bij demonstraties of proefritten, 1 voor techniek en 1 voor algemene begeleiding. Bij een groter programma plan je daarnaast per extra activiteit minstens 1 begeleider.
Wanneer moet ik het draaiboek en de plattegrond klaar hebben?: Maak de eerste versie 2 weken voor de wielershow en druk de definitieve versie uiterlijk 1 dag vooraf af. Neem daarin de standindeling, demonstratietijden, vrijwilligers, telefoonnummers en noodprocedures op.
Wat moet ik vlak voor een wielershow controleren?: Controleer 1 dag vooraf de fietsenlijst, materialen, helmen, sloten, gereedschap, stroom en bewegwijzering. Kom op de dag zelf minstens 2 uur eerder voor opbouw en doe 60 minuten voor opening een laatste ronde langs ontvangst, stands en techniek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.